SSAB - Office Assistant

Ssab Emea AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 320,000 - 420,000; Full time

Benefits offered by this job

Vinstdelning

Arbetstidsförkortning

Friskvårdsbidrag

Job summary

SSAB söker en serviceinriktad administrativ receptionsassistent som är centrum i kontorets vardag. Du arbetar nära Office Manager, koordinerar möten, bokar resor och ger stöd till chefer i en snabb och strukturerad miljö.

Du har erfarenhet av kontorsadministration, dokumenthantering och goda kunskaper i Office-paketet. Rollen är heltid i Stockholm och innebär breda kontaktytor, högt tempo och möjlighet att utvecklas inom administration och chefsstöd.

Qualifications

• Du är serviceinriktad och får andra att känna sig välkomna
• Erfarenhet av reception, konferensvärd eller liknande serviceinriktade roller
• Ansvarstagande, proaktiv och självständig arbetsstil
• Flexibel lagspelare som trivs i högt tempo och har god förmåga att prioritera
• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift
• Van vid olika IT-system och dokumenthantering

Responsibilities

• Ge administrativt stöd till team och chefer, inklusive kalender- och möteskoordinering
• Boka och koordinera resor samt hantera tillhörande administration
• Hanterar fakturor och enklare ekonomiadministration
• Säkerställa en strukturerad dokumenthantering och hantering av dokumentsignering
• Ansvara för kontorsdrift, säkerhet, leverantörskontakter och bidra vid event och interna aktiviteter
• Ansvara för receptionen tillsammans med en kollega och vara första kontakt för besökare och leverantörer
• Skapa ett professionellt och välkomnande helhetsintryck av kontoret
• Koordinera och ta emot interna och externa möten och säkerställa att allt kring möten flyter smidigt
• Planera och beställa luncher, fika och catering till möten och event

Skills

Reception

Möteskoordination

Administrativt stöd

Fakturahantering

Dokumenthantering

Office-paketet

Svenska och engelska

Tools

Office-paketet

Job description

Om tjänsten

En varierad och serviceinriktad roll som kombinerar administration och reception. Rollen är på heltid och utgår från kontoret i Stockholm, där du är en central del av den dagliga verksamheten. I denna roll blir du en central del av kontoret och en viktig resurs för hela organisationen där du skapar struktur, trivsel och ett professionellt helhetsintryck. Du kommer att arbeta nära både kollegor och ledning och ha en varierad vardag med många kontaktytor där du kombinerar reception, möteskoordinering och administrativt stöd till olika chefer. Rollen innebär stort eget ansvar och passar dig som trivs med att ha högt tempo och att vara den som får saker att fungera i bakgrunden. Du rapporterar till vår Office Manager och samarbetar tätt med övriga assistenter och interna funktioner och kan hoppa in där det behövs. Tjänsten är placerad i Stockholm och är en kontorsbaserad heltidsroll. Detta är en bra möjlighet för dig som vill utvecklas inom administration, service och chefsstöd.

• Ge administrativt stöd till team och chefer, inklusive kalender- och möteskoordinering
• Boka och koordinera resor samt hantera tillhörande administration
• Hanterar fakturor och enklare ekonomiadministration
• Säkerställa en strukturerad dokumenthantering, inklusive hantering och uppföljning av dokumentsignering
• Ansvara för kontorsdrift, säkerhet, leverantörskontakter och vid behov bidra vid event och interna aktiviteter
• Ansvara för receptionen tillsammans med en kollega och vid behov vara första kontakt för besökare, gäster och leverantörer
• Skapa ett professionellt och välkomnande helhetsintryck av kontoret
• Koordinera och ta emot interna och externa möten och säkerställa att allt kring möten flyter smidigt
• Planera och beställa luncher, fika och catering till möten och event

Om dig

• Du är serviceinriktad och har en naturlig förmåga att få andra att känna sig välkomna och omhändertagna
• Du har tidigare erfarenhet av liknande arbete i reception, som konferensvärd eller liknande serviceinriktade roller
• Du tar ansvar för ditt arbete, driver uppgifter självständigt framåt och är proaktiv och ser vad som behöver göras – ofta innan det efterfrågas
• Du är flexibel och prestigelös lagspelare och du trivs i ett högt tempo där du snabbt kan fatta beslut för att arbetet ska flyta på smidigt
• Du trivs i en roll med många kontaktytor och samarbetar smidigt med andra
• Du arbetar strukturerat och har en god förmåga att prioritera i en varierad vardag
• Du är van att arbeta i olika IT-system, har erfarenhet av dokumenthantering och goda kunskaper i Office-paketet
• Du kommunicerar professionellt och har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift, då vi är en internationell arbetsplats

Vårt erbjudande

• Vi erbjuder ett brett spektrum av uppskattade förmåner till våra medarbetare. Här är några exempel:
• Vinstdelning
• Arbetstidsförkortning
• Friskvårdsbidrag

Rekryteringsprocessen

1. Ansök
2. Intervjuer – vi träffar dig gärna hos oss på kontoret
3. Referenstagning
4. Bakgrundskontroll
5. Signering

På grund av semestertider kommer urval och intervjuer påbörjas i mitten av augusti. Vid frågor om tjänsten, vänligen kontakta ansvarig rekryterare Julia Källmar, j [e-mail]. Observera att svarstiden kan vara något längre under semesterperioden. Vi återkommer så snart vi har möjlighet.

SSAB är ett Norden- och USA-baserat stålföretag som bygger en starkare, lättare och mer hållbar värld genom förädlade stålprodukter och tjänster. Tillsammans med våra partners har SSAB utvecklat SSAB Fossil-freeTM steel och planerar att återuppfinna värdekedjan från gruvan till slutkunden, vilket i stort sett eliminerar koldioxidutsläpp från vår egen verksamhet. SSAB ZeroTM, ett till stor del koldioxidutsläppfritt stål baserat på återvunnet stål, stärker ytterligare SSABs ledande position och vårt heltäckande hållbara erbjudande oberoende av råvaran. SSAB har anställda i över 50 länder och produktionsanläggningar i Sverige, Finland och USA. SSAB är börsnoterat på Nasdaq Stockholm och sekundärnoterat på Nasdaq Helsingfors. Följ med oss på resan! www.ssab.com, Facebook, Instagram, LinkedIn, X och YouTube.