Projektadministratör

Centio; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 560,000; Full time

Job summary

Centio söker en projektadministratör till ett konsultuppdrag hos en statlig myndighet i Stockholm. Tjänsten är en heltidstjänst med placering i Stockholm.

Du kommer att stödja programledare och projektledare genom planering av möten, dokumentation och informationshantering samt sammanställa statusrapporter och underlag, uppdatera listor och kalendrar och bidra till smidiga arbetsprocesser.

Qualifications

• Konsulten ska vara på kompetensnivå 2 inom området: utbildad inom området, 1–3 års erfarenhet.
• Konsulten ska kunna uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
• Minst 1 års dokumenterad erfarenhet av arbete som projektadministratör eller likvärdig roll de senaste åren.
• God datorvana och vana av Office-paketet, särskilt Outlook, Word och Excel.

Responsibilities

• Planera och samordna möten med expertgrupper och dagordningar.
• Dokumentera möten, beslut och aktiviteter samt följa upp tidsfrister.
• Samla in och uppdatera projektinformation i interna system med tydlig struktur.
• Publicera interna nyheter och mötessammanfattningar efter godkännande.
• Underhålla aktivitetslistor, möteskalendrar och kontaktuppgifter.
• Stödja introduktion av nya deltagare och förberedelser inför workshoppar.

Skills

Samarbetsförmåga

Struktur

Kommunikation

Organisationsförmåga

Noggrannhet

Initiativkraft

Svenska flytande

Education

Kompetensnivå 2 inom området

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Vi söker en projektadministratör till ett konsultuppdrag hos en statlig myndighet i Stockholm.

Detta är ett konsultuppdrag. Stationeringsort är Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Uppdraget omfattar administrativt stöd till programledare och närmast berörda projektledare hos en statlig myndighet.

Projektadministratören ska bidra till att skapa struktur, hålla information aktuell och följa upp administrativa aktiviteter. Syftet är att avlasta program- och projektledningen så att mer tid kan ägnas åt ledning, verksamhetsfrågor och tekniskt genomförande.

Arbetet omfattar samordning av expertgrupper, mötesplanering, dokumentation, informationshantering och intern kommunikation. Rollen innebär även att sammanställa statusunderlag, presentationer och rapporter samt hålla aktivitetslistor och möteskalendrar uppdaterade.

Uppdraget utförs i en verksamhet med höga krav på sekretess och informationssäkerhet. Introduktion och löpande vägledning ges av program- och projektledningen.

Arbetsuppgifter

Planera och samordna möten med expertgrupper, inklusive kallelser, deltagare, dagordningar och mötesunderlag.

Dokumentera möten, beslut och aktiviteter samt följa upp ansvariga och tidsfrister.

Samla in, sammanställa och uppdatera projektinformation i interna system med tydlig struktur, versionshantering och spårbarhet.

Ta fram och publicera interna nyheter, lägesuppdateringar och mötessammanfattningar efter ansvarigs godkännande.

Sammanställa statusunderlag, presentationer och rapporter utifrån information från program- och projektledningen.

Underhålla aktivitetslistor, möteskalendrar, kontaktuppgifter och administrativa planer.

Stödja introduktion av nya deltagare och samordna praktiska förberedelser inför workshoppar och gemensamma aktiviteter.

Krav (OBS, obligatoriska)

Konsulten ska vara på kompetensnivå 2 inom aktuellt område: utbildad inom aktuellt område, 1–3 års erfarenhet, deltagit i ett flertal liknande uppdrag, kräver arbetsledning och kan självständigt utföra avgränsade arbetsuppgifter.

Konsulten ska ha god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska.

Konsulten ska ha minst 1 års dokumenterad erfarenhet av arbete som projektadministratör, projektkoordinator eller likvärdig roll de senaste 3 åren.

Konsulten ska ha praktisk erfarenhet av god dator- och systemvana samt Office-paketet, framför allt Outlook, Word och Excel.

Meriterande

Konsulten bör ha erfarenhet av att ha arbetat inom säkerhetsklassad verksamhet.

Konsulten bör ha erfarenhet av arbete inom rättsväsendet.

Konsulten bör ha erfarenhet av arbete inom den offentliga sektorn.

Personliga egenskaper

Strukturerad, driven och serviceinriktad.

God organisationsförmåga, initiativkraft och noggrannhet.

Trivs med många kontaktytor och följer upp uppgifter till avslut.

Tydlig kommunikation och förmåga att sammanfatta information korrekt.

Vilja att lära och utvecklas.

Gott omdöme och förmåga att hantera information enligt verksamhetens krav på sekretess och informationssäkerhet.

Övriga krav

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.