Koordinator till Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen

Göteborgs Stad; Göteborgs kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Göteborgs Stad söker en koordinator till Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen. Rollen innebär att hålla ihop parkernas administration, bokningar och informationsflöden samt vara en central kontakt för besökare och arrangörer.

Du arbetar nära enhetschef, arbetsledare och planeringsledare för evenemang. Tjänsten är ett vikariat och kräver stark struktur, servicekänsla och förmåga att möta olika målgrupper.

Qualifications

• Relevant högskoleutbildning inom kulturvård, trädgård, landskapsarkitektur eller liknande med koppling till parkmiljöer och kulturhistoriska värden.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete där du självständigt har strukturerat, prioriterat och följt upp uppgifter.
• Erfarenhet av samordnande arbete med många kontaktytor och parallella ärenden.
• Erfarenhet från offentlig förvaltning och god förståelse för dess uppdrag och grundläggande principer (saklighet, likabehandling, rättssäkerhet).
• Erfarenhet av professionellt bemötande och kommunikation med olika målgrupper, även i situationer med motstridiga önskemål.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och kommunicera på engelska.

Responsibilities

• Hålla ihop parkernas administration, bokningar och informationsflöden.
• Vara en central kontakt för göteborgare, besökare, företagare och arrangörer.
• Planera och samordna guidade visningar och själv guida vid behov.
• Samordna bokningar, aktiviteter och andra frågor för att förebygga krockar och säkerställa info till berörda.
• Hålla ihop informationsflöden och administrativa processer.
• Säkerställa korrekt kommunikation tillsammans med förvaltningens kommunikatörer.

Skills

Administrativt arbete

Samordning

Offentlig förvaltning

Kommunikation

Svenska & Engelska

Education

Kulturvård / Trädgård / Landskapsarkitektur

Job description

Koordinator till Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen

På stadsmiljöförvaltningen arbetar cirka 1000 personer med ett helhetsansvar för Göteborgs offentliga rum och samlade framkomlighet. Förvaltningen ansvarar för platser som göteborgarna använder och besöker varje dag. Som en av stadens fyra stadsutvecklande förvaltningar som, gemensamt, arbetar med stadens hållbarhet. Håll dig uppdaterad genom att följa stadsmiljöförvaltningen på LinkedIn och Snapchat .

Nu söker vi en koordinator för Jubileumsparken och Trädgårdsföreningen! Två av Göteborgs Stads tre bemannade stadsparker som tillsammans med Slottsskogen utgör stadens stora gröna besöksmål med ca 6 miljoner besökare varje år. Hos oss får du ett omväxlande arbete där service, samordning och administration möter människor, aktiviteter och gröna miljöer.

Trädgårdsföreningen rymmer höga kulturhistoriska värden, unika växtsamlingar, Palmhuset och Göteborgs Rosarium men också olika evenemang och aktiviteter. Jubileumsparken är en ny park under utveckling, med Hamnbadet och växtlighet inspirerad av hav och kust. Aktiveringen i Jubileumsparken drivs genom ett idéburet offentligt partnerskap mellan Göteborgs stad och föreningen Passalen. Här bidrar du som koordinator till platser för upplevelser, rekreation och möten mellan människor.

Som koordinator har du en central roll i att hålla ihop parkernas administration, bokningar och informationsflöden. Du är en viktig länk mellan verksamheten och besökare, företagare och arrangörer. Med din förmåga att skapa struktur och samordna många delar bidrar du till att vardagen fungerar för både kollegor och dem vi är till för.

I uppdraget ingår bland annat att:

• Hantera markupplåtelser från den första förfrågan och genom den administrativa processen samt hålla kontakt med berörda parter;
• Administrera uthyrning av lokaler från förfrågan och bokning till uppföljning och fakturering;
• Vara en central kontakt för göteborgare, besökare, företagare, arrangörer och andra aktörer, bland annat genom att hantera de synpunkter och frågor som kommer in via telefon, e-post och ärendehanteringssystem;
• Planera och samordna guidade visningar och själv guida vid behov;
• Samordna bokningar, aktiviteter och andra verksamhetsfrågor för att förebygga krockar och säkerställa att rätt information når berörda;
• Hantera löpande administration, exempelvis fakturor, beställningar, diarieföring, dokumentation och uppföljning av ärenden;
• Hålla ihop informationsflöden och administrativa processer.
• Säkerställa att parkens kommunikation är korrekt, aktuellt och tillgänglig, tillsammans med förvaltningens kommunikatörer;
• Planera, samordna och följa upp parkvärdarnas arbete. Rollen innebär inget formellt personalansvar.

Du arbetar nära enhetschef, arbetsledare, förvaltare och planeringsledare för evenemang samt andra funktioner inom förvaltningen.

En viktig del av arbetet är att förena god service med omsorgen om parkerna och det offentliga uppdraget. Du hjälper besökare och arrangörer att förstå vad som är möjligt och lämpligt utifrån parkernas verksamhet, kulturhistoriska värden och övriga förutsättningar. Det innebär att hitta lösningar och vid behov hjälpa till att anpassa önskemål.

Du blir också en del av arbetsgruppen som planerar Palmhusets 150-årsjubileum 2028 och bidrar med samordning och administration inför denna särskilda händelse i parkens historia.

Arbetet kan vid behov innebära tjänstgöring på kvällar och helger i samband med evenemang och arrangemang.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Relevant högskoleutbildning inom exempelvis kulturvård, trädgård, landskapsarkitektur eller annat relevant område med koppling till parkmiljöer och kulturhistoriska värden.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete där du självständigt har strukturerat, prioriterat, följt upp och slutfört uppgifter.
• Erfarenhet av samordnande arbete med många kontaktytor och parallella ärenden.
• Erfarenhet från offentlig förvaltning och god förståelse för dess uppdrag och grundläggande principer, såsom saklighet, likabehandling och rättssäkerhet.
• Erfarenhet av professionellt bemötande och kommunikation med olika målgrupper, även i situationer med motstridiga önskemål.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och kommunicera på engelska, i både tal och skrift.

Meriterande:

• Erfarenhet av ärendehantering, avtal, bokningar, markupplåtelser eller uthyrning.
• Erfarenhet av administrativt arbete i verksamheter med många besökare, externa kontakter eller arrangörer.
• Erfarenhet av planering och samordning av större evenemang, konferenser eller liknande verksamhet.
• Erfarenhet från verksamheter med koppling till parker, trädgårdar, natur, kulturmiljö eller kulturhistoriskt värdefulla miljöer.
• Erfarenhet av administrativa system för exempelvis fakturahantering, beställningar, diarieföring och dokumenthantering.
• Kunskaper i ytterligare språk utöver svenska och engelska.

Som person behöver du:

Som person är du strukturerad och planerar, prioriterar och följer upp ditt arbete. Du samarbetar väl med kollegor, lyssnar och bidrar till det gemensamma uppdraget. Du är trygg i ditt bemötande och behåller lugnet även när tempot är högt eller önskemålen går isär. Med gott omdöme är du tydlig med vad som gäller, sätter gränser och säger nej när det behövs.

Du är serviceinriktad och söker lösningar med förståelse för både besökarnas och verksamhetens behov.

Tjänsten är ett vikariat på ett år med eventuell möjlighet till förlängning.

Vår arbetsplats fokuserar på utveckling, samarbete och mångfald och erbjuder bland annat flexibel arbetstid och andra förmåner för att främja balansen mellan arbete och

I enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) ber vi dig att utelämna känsliga personuppgifter i din ansökan och vi tar endast emot ansökningar via annonsen.

Om du blir slutkandidat kommer du att behöva:

• Uppvisa pass eller nationellt ID-kort.
• Styrka dina meriter genom t.ex., betyg eller intyg.

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning

Anställningens omfattning

Antal lediga befattningar

Sysselsättningsgrad

Referensnummer

Facklig företrädare

• SACO Saco-rådet, [e-mail]