HR-Administratör G1

Försvarsmakten; Upplands-Bro kommun; On-site; SEK 357,000 - 580,000; Full time

Job summary

Livgardet Upplands-Bro söker en HR-administratör till HR‑avdelningen (G1). I rollen blir du en viktig del av HR-verksamheten genom administrativt stöd, dokumenthantering och samordning.

Du arbetar självständigt i en föränderlig miljö, stödjer avdelningens chefer och kollegor inom HR samt hanterar ärendehanteringssystem och arkivering. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet och noggrannhet.

Qualifications

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, såväl muntligt som skriftligt

Responsibilities

• Agera sekreterare och administrativt stöd till avdelningens chefer
• Förberedelse och administration av möten, inklusive kallelser, lokalbokningar och protokoll
• Administration och hantering av personakter samt arkivering
• Administration av beställningar exempelvis avseende IT, behörigheter och förbrukningsmateriel
• Handläggning och administration i ärendehanteringssystem och rekryteringsverktyg
• Stöd vid handläggning och utlämnande av allmänna handlingar
• Medverkan i utveckling och effektivisering av administrativa rutiner och processer

Skills

Office-paketet

Svenska språkkunskaper

Education

Gymnasieutbildning med administrativ inriktning

Tools

Ärendehanteringssystem

Job description

HR-administratör till Livgardet Upplands-Bro

Trivs du med struktur, ordning och administration och har förståelse för vikten av noggrannhet? Då bör du läsa vidare!

Livgardet söker nu en engagerad HR-administratör till HR‑avdelningen (G1). I rollen blir du en viktig del av HR-verksamheten och bidrar genom administrativt stöd, dokumenthantering och samordning till att skapa struktur och goda förutsättningar för Livgardets personal- och kompetensförsörjning.

Om avdelningen

HR-avdelningen består av cirka 20 medarbetare med bred kompetens inom HR- och personalområdet. Avdelningen leds av en avdelningschef med övergripande verksamhetsansvar, en ställföreträdande avdelningschef och en HR-chef.

Avdelningens uppdrag är att leda, samordna och utveckla HR-arbetet vid Livgardet samt att ge ett kvalificerat stöd till chefer i såväl strategiska som operativa HR-frågor.

G1 tillhör regementsstaben, som har i uppdrag att stödja regementschefen i dennes ledning av verksamheter och funktioner.

Som HR-administratör på G1 har du en central roll i att skapa ordning, struktur och kvalitet i det dagliga arbetet. Du samarbetar nära avdelningens chefer, kollegor inom HR och övriga funktioner vid regementet. Genom ditt administrativa stöd bidrar du till en väl fungerande samordning, uppföljning och rapportering inom HR-verksamheten. Arbetet innebär bland annat:

• Agera sekreterare och administrativt stöd till avdelningens chefer
• Förberedelse och administration av möten, inklusive kallelser, lokalbokningar och protokoll.
• Administration och hantering av personakter samt arkivering
• Administration av beställningar exempelvis avseende IT, behörigheter och förbrukningsmateriel
• Handläggning och administration i ärendehanteringssystem och rekryteringsverktyg
• Stöd vid handläggning och utlämnande av allmänna handlingar
• Medverkan i utveckling och effektivisering av administrativa rutiner och processer

Arbetet bedrivs självständigt i en föränderlig miljö där arbetstempot stundtals är högt.

Kvalifikationer

• Gymnasieutbildning med administrativ inriktning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Mycket goda kunskaper i Office-paketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, såväl muntligt som skriftligt

Personliga egenskaper

Du trivs med administrativa arbetsuppgifter och har ett strukturerat och noggrant arbetssätt. Du uppskattar ordning och reda, är serviceinriktad och har förmåga att planera, prioritera och följa upp dina arbetsuppgifter. Rollen innebär många kontaktytor och kräver god samarbetsförmåga samt förmåga att kommunicera tydligt och professionellt. Du tar ansvar för dina uppgifter, arbetar självständigt och bidrar till att det administrativa arbetet inom HR-avdelningen drivs framåt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

• Erfarenhet av HR- eller personaladministration
• Dokumenterad arbetslivserfarenhet av administrativt arbete
• Aktuell och relevant erfarenhet av administrativt arbete inom Försvarsmakten eller annan statlig myndighet
• Erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem
• Erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering och arkivering

För att myndighetens uppdrag ska vara framgångsrikt förutsätts att alla medarbetare uppträder enligt den värdegrund som finns. Försvarsmaktens värdegrund slår vakt om alla människors lika värde, rättvisa och jämlikhet och främjar demokrati och mänskliga rättigheter (läs mer på www.forsvarsmakten.se ).

Övrigt

Anställningsform: Tillsvidare. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte är anställd i myndigheten.
Sysselsättningsgrad: Heltid
Arbetsort: Kungsängen
Tillträdesdatum: Snarast eller enligt överenskommelse
Civil befattning

Upplysningar om befattningen

Emelie Åkerström, nås via växeln: 08-584 540 00

Information om rekryteringsprocessen

Melinda Gunst, nås via växeln: 08-584 540 00

Fackliga företrädare

OFR/S: Örjan Jansson
OFR/O: Sven Lundgren
SACO: Per Textorius
SEKO: Lise-Lotte Larsson
Samtliga nås via växeln: 08-788 75 00

Information om Försvarsmakten och det rekryterande förbandet:
Livgardet är ett av Försvarsmaktens största förband med anor från 1521. Vi utbildar morgondagens soldater, liksom militärpoliser och personal som ska genomföra internationell insats. Vi bevakar de kungliga slotten, vi har säkerhets- och markstridsförband. Vi ansvarar också för att bevara och utveckla svensk militärmusiktradition. Vårt huvudsäte är i Kungsängen utanför Stockholm, men vi finns också i Sollentuna, i centrala Stockholm, Uppsala, Göteborg och Karlskrona.
Inom Försvarsmakten finns en stark värdegrund som bygger på öppenhet, resultat och ansvar. Professionell utveckling och personlig hälsa värdesätts och uppmuntras. Det finns goda förutsättningar för intern karriärrörlighet, friskvård samt bra balans mellan arbete och privatliv.
En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap.
Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.
Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.