GD-sekreterare

Inspektionen för strategiska produkter; Solna kommun; Sur place; SEK 550 000 - 650 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexibel arbetstid

Friskvårdstimme

Friskvårdsbidrag

Semester 28–35 dagar

Löneväxling

Trygg anställning

Résumé du poste

ISP söker en GD-sekreterare som blir en central del av stödet till generaldirektören. Rollen innebär kvalificerat administrativt ledningsstöd, koordinering och praktiskt genomförande av resor, kalender- och mötesplanering samt prioritering av ledningens åtaganden.

Du samordnar ärenden mellan myndigheten och externa aktörer, utvecklar administrativa processer och uppträder som en prestigelös lagspelare med hög integritet.

Qualifications

• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt ledningsstöd till hög chef eller ledningsgrupp.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift.
• Goda kunskaper i Microsoft 365/Office och flera digitala verktyg.
• Erfarenhet av att hantera konfidentiell information.

Responsabilités

• Kvalificerat administrativt ledningsstöd, kalender- och mötesplanering samt planering av resor och arrangemang.
• Koordinering av ärenden och beredningar som involverar flera delar av myndigheten.
• Utveckla effektiva administrativa processer och arbetssätt.

Connaissances

Ledningsstöd

Kalenderplanering

Mötesplanering

Samordning

Sekretärsarbete

Formation

Gymnasieexamen

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 30 okt. (om 11 dagar)

Är du en professionell sekreterare med gott omdöme? Är du van att arbeta nära högsta ledningen? Tycker du om att utveckla och effektivisera ditt arbete? Då kanske det här är rollen för dig!

Som GD-sekreterare är du en central del av stödet till ISP:s ledning. Rollen innebeär ett nära och förtroendefullt samarbete med generaldirektören, myndighetens ledningsfunktioner men även många kontaktytor inom och utanför myndigheten. Arbetet bedrivs i en verksamhet där frågor kan vara komplexa, tidspressade och känsliga. Du ansvarar för att skapa struktur, framförhållning och goda förutsättningar för ledningens arbete, primärt för generaldirektören. I rollen ingår kvalificerat administrativt ledningsstöd, koordinering och praktiskt genomförande t. ex. kalender- och mötesplanering, samordning och förslag till prioritering av ledningens åtaganden samt planering av resor, besök och arrangemang.

I rollen ingår också att samordna ärenden och beredningar som involverar flera delar av myndigheten samt att vara en viktig kontaktpunkt mellan generaldirektören och interna såväl som externa aktörer. Du förväntas även bidra aktivt till att utveckla effektiva administrativa processer och arbetssätt.

Kvalifikationer

• Gymnasieexamen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer


• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt ledningsstöd till hög chef eller ledningsgrupp med t. ex. kalender- och mötesplanering, samordning och hantering av ledningsärenden.


• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift


• Goda kunskaper i Microsoft 365/Office-paketet och vana av flera digitala arbetsverktyg


• Erfarenhet av att hantera konfidentiell eller annan känslig information

Meriterande

• Erfarenhet av att arbeta nära en myndighetsledning eller annan högsta ledning


• Erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet


• Erfarenhet av arbete i Regeringskansliet eller andra centrala offentliga aktörer.


• Erfarenhet från säkerhetskänslig verksamhet, försvarsområdet eller annan verksamhet där höga krav ställs på säkerhet och sekretess


• Erfarenhet av kvalificerad ärendehantering, beredningsprocesser och protokollföring.


• Erfarenhet av att planera och genomföra större arrangemang som t ex möten och internationella besök med många involverade aktörer.


• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som har god förmåga att planera och strukturera ditt arbete för att skapa ordning för dig själv och primärt generaldirektören. Du är en prestigelös lagspelare som är självgående och ser vad som behöver göras med god framförhållning men är även flexibel om förutsättningarna ändras. Du har ett professionellt förhållningssätt med en hög integritet och gör välavägda bedömningar om information, kontakter och prioriteringar med bibehållen kvalité.

Rollen som GD-sekreterare är nyinrättad och du placeras direkt hos Generaldirektören, där finns även biträdande generaldirektör och Chefsjurist.

Om anställning på ISP

Anställningen är tillsvidare och inleds med sex månaders provanställning. Tillträde sker enligt överenskommelse. Med anställningen följer en skyldighet att krigsplaceras.

För att arbeta hos oss krävs svenskt medborgarskap. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Då en stor del av arbetsuppgifterna omfattar sekretessbelagd information är möjligheten till distansarbete begränsat.

ISP är en statlig myndighet med säkerhets- och utrikespolitisk inriktning. Våra kärnuppdrag är exportkontroll av strategiska produkter samt granskning av utländska investeringar. Vi är också nationell myndighet för kemvapenkonventionen och hanterar internationella sanktioner. Läs mer om oss på isp.se.

ISP är en växande myndighet belägen i Solna. Hos oss arbetar statsvetare, jurister, ingenjörer och många andra experter. Vi är över 100 medarbetare som tillsammans skapar en varm och välkomnande atmosfär. Arbetet kräver ett flexibelt tänkande och att ha förmågan att kunna ta in olika perspektiv. Hos oss får du arbeta i rymliga och nyrenoverade lokaler som ger arbetsro för komplexa frågeställningar.

Utöver goda utvecklingsmöjligheter erbjuder vi flexibel arbetstid, friskvårdstimme och friskvårdsbidrag på 5 000 kr per år. Semestern är 28 - 35 dagar per år (beroende på din ålder) och du har möjlighet till löneväxling. De statliga kollektivavtalen ger dig trygg anställning och bra tjänstepension. Läs mer om våra förmåner på isp.se.

Vi arbetar utifrån den statliga värdegrunden och vårt fokus ligger på effektivitet och objektivitet samt god service. Det är viktigt för oss att du delar dessa värderingar.

Övrig information

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Sista ansökningsdag: 30 okt. (om 11 dagar)