Executive Assistant & PMO Coordinator till Coca-Cola Europacific Partners

Coca-Cola Europacific Partners; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Coca-Cola Europacific Partners i Jordbro, söder om Stockholm, söker en engagerad administrativ projektstödjare till Commercial Development. Rollen innebär stöd till Director Commercial Development samt till två affärsområdeschefer, med fokus på kalenderhantering, möteskoordinering och reseplanering.

Du kommer att bidra till struktur och samordning i ett högt tempo och stödja tvärfunktionella projekt genom planering, kommunikation och uppföljning.

Qualifications

• Erfarenhet av koordinerande, administrativt eller serviceinriktat arbete.
• Förmåga att planera, koordinera och följa upp aktiviteter med flera intressenter.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365: Outlook, PowerPoint, Teams och Excel.
• Mycket god kommunikation på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

Responsibilities

• Ge administrativt stöd till Director Commercial Development och två affärsområdeschefer, inklusive kalenderhantering och reseplanering.
• Planera, koordinera och följa upp lednings- och beslutsforum med agendor och dokumentation.
• Koordinera större möten, konferenser och workshops inom Commercial Development.
• Stödja tvärfunktionella projekt genom planering, kommunikation och uppföljning av aktiviteter.
• Fungera som central kontaktpunkt mellan olika funktioner och intressenter.

Skills

Koordineringsförmåga

Administrativt stöd

Kommunikation (Svenska/Engelska)

Tools

Microsoft 365

Outlook

PowerPoint

Teams

Excel

Job description

Om rollen

Vi söker en engagerad, proaktiv och strukturerad person till vår marknadsorganisation (Commercial Development).

Rollen består av två huvudsakliga delar. Dels ansvarar du för exekutivt stöd till Director Commercial Development samt administrativt och kalenderrelaterat stöd till två affärsområdeschefer inom vår KAM-organisation. Dels ansvarar du för koordinering och uppföljning av några av Commercial Developments viktigaste forum, processer och initiativ.

Du kommer att ha en central roll i teamet och bidra till att skapa struktur, samordning och god framförhållning i en verksamhet med högt tempo och många parallella aktiviteter. Genom planering, koordinering och uppföljning hjälper du teamet att hålla fokus, skapa tydlighet och säkerställa att initiativ och aktiviteter genomförs effektivt.

Rollen erbjuder en varierad vardag med många kontaktytor och ett nära samarbete med både ledare och kollegor inom Commercial Development och andra funktioner.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Ge administrativt stöd till Director Commercial Development och två affärsområdeschefer, bland annat genom kalenderhantering, möteskoordinering, och reseplanering.
• Planera, koordinera och följa upp lednings- och beslutsforum genom att säkerställa agendor, mötesmaterial, dokumentation samt uppföljning av beslut och aktiviteter.
• Koordinera större möten, konferenser, workshops och andra återkommande aktiviteter inom Commercial Development.
• Stödja tvärfunktionella projekt och initiativ genom planering, struktur, kommunikation och uppföljning av aktiviteter och deadlines.
• Fungera som en central kontaktpunkt mellan olika funktioner och intressenter samt bidra till effektiv informationsdelning och samordning.
• Bidra till att utveckla arbetssätt, processer och forum som skapar ökad struktur, effektivitet och framdrift i verksamheten.

Du rapporterar till Director Commercial Development. Tjänsten är placerad på vårt kontor i Jordbro, söder om Stockholm.

Vi söker dig som har

• Erfarenhet från en koordinerande, administrativ, projektstödjande eller serviceinriktad roll.
• Erfarenhet av att planera, koordinera och följa upp aktiviteter i samarbete med flera olika intressenter.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365, särskilt Outlook, PowerPoint, Teams och Excel.
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska och engelska, både muntligt och skriftligt.

För att trivas i rollen tror vi att du är en strukturerad och initiativrik person som tycker om att skapa ordning och få saker att hända. Du har lätt för att samarbeta och bygga goda relationer samtidigt som du trivs med att stötta andra och skapa förutsättningar för att människor ska lyckas. Du har ett gott omdöme, hög integritet och känner dig bekväm i en dynamisk miljö där många aktiviteter pågår parallellt. Samtidigt har du förmågan att växla mellan detaljer och helhet för att skapa tydlighet, fokus och framdrift.