Enhetsadministratör till FOI:s forskningsverksamhet

FOI; Stockholms kommun; Vor Ort; SEK 420.000 - 540.000; Vollzeit

Zusammenfassung

FOI söker en enhetsadministratör till avdelningen Vapen, skydd och säkerhet med placering vid natursköna Grindsjön söder om Stockholm. Du blir en viktig del av kansliet och ger bredt administrativt stöd till enhetschefer, projektledare och forskare.

Arbetet kombinerar kontorsarbete med praktiska arbetsuppgifter i verksamheten, inklusive planering, uppföljning och koordinering av underlag, anordnande av introduktioner samt större besök. Vill du vara med och bidra i en dynamisk forskningsmiljö?

Qualifikationen

• Genomförd gymnasieutbildning
• minst fem års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete
• mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
• mycket goda kunskaper i Excel
• goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Meriterande: Administrativt arbete inom myndighet; administration inom en forskningsorganisation; stöd i offert- hantering, projektverksamhet och/eller rapportproduktion; stöd i seminarier/konferenser; arbete i säkerhetsskyddsklassad miljö; B-körkort

Aufgaben

• Planera och samordna mötesanteckningar och uppföljningar
• Samordna och sammanställa underlag
• Utföra beställningar samt förberedelser inför nyanställningar och introduktion av nya medarbetare
• Koordinering av kurser och externa besök
• Delta i större besökens planering och genomförande
• Arbeta i våra stödsystem som en naturlig del av arbetet

Kenntnisse

Microsoft Office

Excel

Svenska och Engelska

Kommunikation

Ausbildung

Gymnasieutbildning

Tools

MS Office

Excel

Jobbeschreibung

Arbetar du som administratör och vill bli en del av en forskningsorganisation i framkant inom försvar och säkerhet? Hos oss får du en varierad roll där du bidrar till att stödja en samhällsviktig verksamhet i utveckling. Vi erbjuder ett arbetsliv i balans, en utvecklande arbetsmiljö och ett samhällsviktigt arbete!

Om tjänsten

Vi söker nu en enhetsadministratör till avdelningen Vapen, skydd och säkerhet vid FOI, med placering vid natursköna Grindsjön söder om Stockholm.

I rollen som enhetsadministratör blir du en viktig del av ett engagerat team av administratörer som tillsammans ger ett brett och kvalificerat stöd till enhetschefer, medarbetare, projektledare och forskare. Du arbetar nära verksamheten och bidrar till att skapa struktur, effektivitet och god samordning i en dynamisk forskningsmiljö.

Tjänsten är varierad och kombinerar administrativt kontorsarbete med praktiska arbetsuppgifter ute i verksamheten. Du kommer att arbeta med bland annat mötesanteckningar, planering, uppföljning, samordning och sammanställning av underlag. I arbetet ingår även beställningar, förberedelser inför nyanställningar och introduktion av nya medarbetare samt koordinering av återkommande kurser och externa besök. Du kan också få ett samordnande administrativt ansvar vid planering och genomförande av större besök. Arbete i våra olika stödsystem är en naturlig del av dina arbetsuppgifter.

Vi söker dig som trivs i en roll där du får ta ansvar, samarbeta med många olika funktioner och bidra till att verksamheten fungerar smidigt och effektivt.

Om enheten

Du kommer att ingå i kansliet vid avdelningen Vapen, skydd och säkerhet. Kansliet stödjer avdelningens chefer, projektledare och medarbetare i den dagliga verksamheten. Kansliet består idag av en avdelningssekreterare, flera enhetsadministratörer, handläggare och avdelningsekonomer, totalt elva medarbetare.

Läs gärna mer om vad vi gör: Vapen, skydd och säkerhet.

Natursköna Grindsjön ligger på Södertörn, ca 4 mil söder om Stockholm. SL-bussförbindelser finns med Tumba, Västerhaninge och Ösmo/Nynäshamn.

Har du den kompetensprofil vi behöver?

Krav

Vi Söker Dig Som Har

• Genomförd gymnasieutbildning,
• minst fem års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete, inklusive aktuell erfarenhet av liknande arbetsuppgifter,
• mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet,
• mycket goda kunskaper i Excel,
• goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Vi söker dig som är självgående, strukturerad och ansvarstagande i ditt arbete. Du är flexibel och trivs med varierande arbetsuppgifter i en föränderlig arbetsmiljö. Du har god samarbetsförmåga och arbetar lika bra självständigt som tillsammans med andra. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och har ett professionellt bemötande. Vidare är du kvalitetsmedveten och noggrann i ditt arbete.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Meriterande

• Administrativt arbete inom myndighet,
• administration inom en forskningsorganisation,
• administrativt stöd i samband med offerthantering, projektverksamhet och/eller rapportproduktion,
• administrativt stöd i samband med seminarier, konferenser eller projektverksamhet,
• arbete i säkerhetsskyddsklassad miljö,
• b-körkort.

Vad erbjuder vi dig?

Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI) är en statlig myndighet som bedriver världsledande forskning inom försvar och säkerhet till stöd för Sveriges militära och civila försvar. Vi erbjuder en unik arbetsplats där du får möjlighet att arbeta med det som är viktigt för totalförsvaret och hela samhället. Forskningen tillämpas både inom försvarsmyndigheter och hos civila aktörer och spelar en avgörande roll i att bygga en relevant och effektiv försvarsförmåga.

Vi arbetar medvetet för en god arbetsmiljö med en bra balans mellan arbete och privatliv. Utöver detta erbjuder vi en rad förmåner. Läs mer om hur det är att jobba hos oss: https://www.foi.se/jobba-hos-oss.html

Tjänsten är en tillsvidareanställning som kan komma att inledas med sex månaders provanställning.

Vill du vara med och söka svaren för en säkrare värld?

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta kanslichef Åsa Hammarström. Fackliga företrädare är Isak Lindwall (Saco-S) och Kimmy Skånberg (OFR/S – ST vid FOI) Samtliga nås på 08-555 030 00.

Då anställningen är placerad i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Inför säkerhetsprövning efterfrågas vidimerade kopior på de utbildningar och tjänstgöringsintyg som är relevanta för tjänsten.

FOI är en myndighet varmed inlämnade ansökningshandlingar blir allmän handling som på begäran kan lämnas ut till utomstående enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Erbjudanden från rekryteringsföretag undanbedes.