Administratör/Chefsstöd IOK FST

Forsvarsmakten; Stockholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Försvarsmakten söker en administratör och chefsstöd vid Interoperabilitetskontoret i Stockholm. Rollen kombinerar nära stöd till kontorets chef med brett administrativt stöd till verksamheten.

Du kommer att bidra till struktur, framförhållning och kontinuitet. Tjänsten kräver hög servicenivå, god organisationsförmåga och förmåga att hantera sekretess inom försvarssektorn.

Qualifications

• Fullständig gymnasieutbildning med godkända betyg.
• Erfarenhet av serviceinriktat administrativt arbete från komplex verksamhet, gärna försvarssektorn.
• Datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office.
• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.

Responsibilities

• Ge nära och kvalificerat administrativt stöd till kontorets chef.
• Stödja kontorets medarbetare i gemensamma administrativa frågor.
• Stödja kontoret med ekonomiadministration.
• Stödja planering och samordning av kontorets verksamhet.
• Bidra till att utveckla administrativa rutiner och arbetssätt.

Skills

Administrativt stöd

Education

Gymnasieutbildning

Tools

Microsoft Office

Job description

Högkvarteret söker administratör och chefsstöd till Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben Stockholm

Vill du arbeta i en verksamhet som bidrar till utvecklingen av Försvarsmaktens förmåga att verka tillsammans med andra? Är du strukturerad, serviceinriktad och trivs i en roll där du får ta eget ansvar och arbeta nära både chef och medarbetare?

Interoperabilitetskontoret vid Försvarsstaben söker nu en administratör och chefsstöd som vill bidra till att skapa struktur, framförhållning och goda förutsättningar för kontorets arbete. I rollen kombinerar du ett nära och förtroendefullt stöd till kontorets chef med ett bredare administrativt stöd till verksamheten.

Interoperabilitetskontoret är under uppbyggnad och ska inrikta och samordna Försvarsmaktens interoperabilitetsarbete.

Interoperabilitetskontoret har en viktig roll i Försvarsmaktens transformationsarbete och uppdraget innebär att säkerställa att svenska system, kommunikationsprotokoll, ledningssystem och doktriner kan samverka effektivt och sömlöst med allierade inom NATO, partners och civila myndigheter och aktörer, med bibehållen nationell kontroll. Kontoret ingår i Försvarsstaben.

Som administratör och chefsstöd vid Interoperabilitetskontoret har du en central roll i kontorets dagliga verksamhet. En viktig del av uppdraget är att vara ett nära administrativt stöd till kontorets chef genom att skapa struktur, framförhållning och kontinuitet i chefens vardag. Parallellt stödjer du kontorets medarbetare och bidrar till att verksamheten kan bedrivas strukturerat och effektivt.

I arbetsuppgifterna ingår bland annat att:

• ge ett nära och kvalificerat administrativt stöd till kontorets chef
• stödja kontorets medarbetare i gemensamma administrativa frågor
• stödja kontoret med ekonomiadministration
• stödja planering och samordning av kontorets verksamhet
• bidra till att utveckla administrativa rutiner och arbetssätt

Arbetsuppgifterna varierar och rollen innebär många kontaktytor. Du kommer att arbeta både självständigt och tillsammans med andra, och behöver kunna prioritera mellan planerade arbetsuppgifter och frågor som uppstår med kort framförhållning.

KRAV

Kvalifikationer

• Fullständig gymnasieutbildning med godkända betyg
• Aktuell och relevant erfarenhet av serviceinriktat administrativt arbete från komplex verksamhet, gärna försvarssektorn
• Datorvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office
• God förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Personliga egenskaper

För att trivas och passa i rollen behöver du vara strukturerad, lojal, ansvarstagande och serviceinriktad. Du planerar och prioriterar ditt arbete väl och tar ansvar för att uppgifter slutförs med god kvalitet.

Du samarbetar bra med andra, men är också trygg i att arbeta självständigt och ta egna initiativ. Du är trygg i dig själv och har förmåga att stå stadigt även i situationer som kräver tydlighet, gott omdöme och integritet. Rollen kräver också förmåga att hantera information med sekretess.

Du är flexibel och lösningsorienterad och har lätt för att anpassa dig när förutsättningarna förändras. Du behåller struktur, lugn och fokus även när tempot är högt eller oväntade situationer uppstår.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

• Genomförd grundutbildning med värnplikt eller annan militär grundutbildning inom Försvarsmakten
• Erfarenhet av Försvarsmaktens administrativa stödsystem, exempelvis, PRIO, VIDAR, Emilia och SharePoint
• Tidigare erfarenhet av arbete inom Försvarsmakten, gärna Högkvarteret.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom annan statlig myndighet
• Erfarenhet av stabsarbete
• B-körkort

Övrigt

Anställningsform: Civil tillsvidareanställning. Försvarsmakten tillämpar sex månaders provanställning för dig som inte redan är anställd i myndigheten.

Sysselsättningsgrad: Heltid

Tillträde: Enligt överenskommelse

Tjänsteresor förekommer i befattningen.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass.
Säkerhetsprövning med registerkontroll genomförs före anställning.

Kontakt och ansökan

För upplysningar om befattningen kontakta:

Rekryterande chef Johan Axelsson.

För upplysningar om rekryteringsprocessen kontakta:

Fackliga företrädare

OFRO: Ericsson, Roger och Hassgård, Ulf
OFRS: Amcoff, Rikard och Tetzlaff, Kjell
SEKO: Karlsson, Åsa och Larsson, Lise-Lotte
SACO: Suur-Nuuja, Rebecca och Markow, Anders

Samtliga ovan nås via växeln på tel: [phone]

Information om det rekryterande förbandet

I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn.

En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning.

Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas.

Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.