Administratör

Bjuvs Kommun; Bjuvs kommun; On-site; SEK 357,000 - 502,000; Full time

Job summary

Bjuvs kommun söker en administratör som får ett varierat uppdrag inom administration, ekonomi, projektstöd, inköp och samordning, nära chefer och medarbetare inom Vägledningscentrum och Bjuvs Lärcentrum.

Du erbjuds ett omväxlande arbete där du använder din struktur, servicekänsla och administrativa kompetens. Tjänsten är heltid tillsvidare med omgående tillträde.

Qualifications

• Gymnasieutbildning, gärna med administrativ eller ekonomisk inriktning.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• God vana av ekonomiadministration och fakturahantering.
• Erfarenhet av digitala verksamhetssystem och Microsoft 365.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Responsibilities

• Administration och verksamhetsstöd.
• Ge administrativt stöd till verksamheterna, specifikt på IM.
• Ansvara för schemaläggning och löpande uppdateringar.
• Diarieföra och arkivera handlingar enligt gällande rutiner.
• Delta i administrativa möten såsom krisgrupp och utveckla rutiner och arbetssätt.
• Samordna olika administrativa processer utifrån verksamhetens behov.
• Ekonomi och uppföljning.
• Granska och attestera fakturor.
• Hantera kundfakturor och vissa utbetalningar.
• Medverka i budgetarbete och ekonomiuppföljningar.
• Följa upp och sammanställa ekonomiskt underlag.
• Projektadministration.
• Administrera och följa upp ESF-finansierade projekt.
• Sammanställa underlag och rapporter till myndigheter.
• Rekvirera projektmedel och redovisa ersättningar.
• Följa upp personaltid och stötta medarbetare i rapporteringsprocesser.
• Delta i projektmöten och bidra till projektens administrativa kvalitet.
• Feriepraktik och arbetsmarknadsinsatser.
• Administrera feriepraktik och redovisa uppgifter till Arbetsförmedlingen.
• Rekvirera anställningsstöd.
• Samverka med ekonomifunktion och andra berörda verksamheter.
• Inköp och avtal.
• Fungera som inköpskoordinator för Bjuvs Lärcentrum.
• Stödja verksamheten i inköpsfrågor
• Planera och genomföra inköpsmöten
• Följa upp avtal och dokumentation.
• Hantera beställningar och direktinköp.
• Säkerhet och brandskydd.
• Samordna provlarm och säkerhetsinformation.
• Administrera larm, personlarm och serviceärenden.
• Vara brandskyddskontrollant och genomföra SBA-kontroller.
• Säkerställa att dokumentation hanteras och arkiveras korrekt.

Skills

Administrativ erfarenhet

Ekonomiadministration

Diarieföring

Schemaläggning

Microsoft 365

Svenska språkkunskaper

Education

Gymnasieutbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning

Tools

Microsoft 365

Job description

Du har säkert fått frågan "Vad jobbar du med?". I Bjuvs kommun ställer vi istället frågan "Vad jobbar du för?"

Vi arbetar för utveckling, hållbarhet, jämlikhet och framtiden för att tillsammans forma ett helt samhälle.

Vad jobbar du för?

Om tjänsten

Som administratör får du en varierad roll med ansvar för administration, ekonomi, projektstöd, inköp och samordning. Du arbetar nära chefer och medarbetare inom både Vägledningscentrum och Bjuvs Lärcentrum och är ett viktigt stöd i verksamhetens dagliga arbete.

Du erbjuds ett omväxlande arbete med många kontaktytor där du får möjlighet att använda din struktur, servicekänsla och administrativa kompetens.

Arbetsuppgifter

• Administration och verksamhetsstöd.
• Ge administrativt stöd till verksamheterna, specifikt på IM.
• Ansvara för schemaläggning och löpande uppdateringar.
• Diarieföra och arkivera handlingar enligt gällande rutiner.
• Delta i administrativa möten såsom krisgrupp och utveckla rutiner och arbetssätt.
• Samordna olika administrativa processer utifrån verksamhetens behov.
• Ekonomi och uppföljning.
• Granska och attestera fakturor.
• Hantera kundfakturor och vissa utbetalningar.
• Medverka i budgetarbete och ekonomiuppföljningar.
• Följa upp och sammanställa ekonomiskt underlag.
• Projektadministration.
• Administrera och följa upp ESF-finansierade projekt.
• Sammanställa underlag och rapporter till myndigheter.
• Rekvirera projektmedel och redovisa ersättningar.
• Följa upp personaltid och stötta medarbetare i rapporteringsprocesser.
• Delta i projektmöten och bidra till projektens administrativa kvalitet.
• Feriepraktik och arbetsmarknadsinsatser.
• Administrera feriepraktik och redovisa uppgifter till Arbetsförmedlingen.
• Rekvirera anställningsstöd.
• Samverka med ekonomifunktion och andra berörda verksamheter.
• Inköp och avtal.
• Fungera som inköpskoordinator för Bjuvs Lärcentrum.
• Stödja verksamheten i inköpsfrågor
• Planera och genomföra inköpsmöten
• Följa upp avtal och dokumentation.
• Hantera beställningar och direktinköp.
• Säkerhet och brandskydd.
• Samordna provlarm och säkerhetsinformation.
• Administrera larm, personlarm och serviceärenden.
• Vara brandskyddskontrollant och genomföra SBA-kontroller.
• Säkerställa att dokumentation hanteras och arkiveras korrekt.

Kvalifikationer

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Gymnasieutbildning, gärna med administrativ eller ekonomisk inriktning.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• God vana av ekonomiadministration och fakturahantering.
• Erfarenhet av digitala verksamhetssystem och Microsoft 365.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift.

Meriterande

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från kommunal eller annan offentlig verksamhet.
• Kunskap om diarieföring och dokumenthantering.
• Erfarenhet av projektadministration och bidragsredovisning.
• Erfarenhet av inköp, avtalshantering eller offentlig upphandling.
• Kunskap inom systematiskt brandskyddsarbete (SBA).

Personliga egenskaper

För att trivas och lyckas i rollen ser vi att du är:

• Strukturerad, noggrann och kvalitetsmedveten.
• Självgående och ansvarstagande.
• Serviceinriktad med ett professionellt bemötande.
• Flexibel och trivs med varierande arbetsuppgifter.
• Samarbetsorienterad och kommunikativ.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi erbjuder

Hos oss får du ett meningsfullt och utvecklande arbete där du bidrar till att skapa möjligheter för människor genom utbildning, vägledning och arbetsmarknadsinsatser. Du blir en del av en engagerad organisation där samarbete, utveckling och framtidstro står i centrum.

Övrigt

Tjänsten kan komma att omformas vid behov. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Anställningens omfattning

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid 100%

Tillträde: Omgående

Arbetstid/varaktighet: Heltid. Tillträde enligt överenskommelse.

Anställning

Antal annonserade arbetstillfällen: 1

Kontakt

Kontaktpersoner

Malin Ozmander

Enhetschef

042-4585778, 072-3942264

[e-mail]

Om du blir erbjuden tjänst inom förskola/skola ska du uppvisa giltigt utdrag från polisens belastningsregister. Se därför till att beställa utdrag ur belastningsregistret snarast efter att du blivit erbjuden anställning.

Vi tillämpar individuell lönesättning beroende på erfarenhet och kompetens. Lönestatistik för Bjuvs kommun/Omsorg i Bjuv hittar du på bjuv.se.

Bjuvs kommun är en del av Familjen Helsingborg. Familjen Helsingborg är människor som möts, platser som stimulerar och sammanhang som utvecklar. Här växer både människor och företag.

Känslan skapar Familjen Helsingborg.

Vi är: Bjuv, Båstad, Helsingborg, Höganäs, Klippan, Landskrona, Perstorp, Svalöv, Åstorp, Ängelholm och Örkelljunga.

familjenhelsingborg.se