Administrativ assistent, avdelningen för Funktionsnedsättning Visby

Forsakringskassan; Visby; On-site; SEK 301,000 - 368,000; Full time

Job summary

Försäkringskassan söker en administrativ assistent till avdelningen för Funktionsnedsättning i Visby. Du tillhandahåller administrativt stöd till områdeschefer, hanterar dokumentation och behörigheter samt stödjer inköp och uppföljning av fakturor och statistik.

Du kommer arbeta nära verksamheten, ta egna initiativ för förbättringar och bidra till en effektiv vardag. Säkerhetsmedvetenhet och sekretess är centrala i rollen.

Qualifications

• Har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter och kvalifikationer som kan prövas likvärdiga.
• Har ett systematiskt och noggrant arbetssätt.
• Samarbetar effektivt med andra för att nå gemensamma mål.
• Har god kommunikativ förmåga, i både tal och skrift.
• Agerar på eget initiativ och tar ansvar för att nå goda resultat.
• Är trygg och förtroendeingivande, även i belastade situationer.
• Identifierar snabbt problem och löser dessa på ett relevant sätt.

Responsibilities

• Ge administrativt stöd till områdeschef och områdesledning.
• Hantera mötesdokumentation, personaladministration, behörigheter och inköp.
• Koordinera och följa upp arbetsmiljö, verksamhetsplanering och konferenser.
• Arbeta med diarieföring samt attestering av fakturor och statistikuppföljning.
• Samarbeta med och vara kontaktperson åt andra verksamheter internt och externt.
• Upprätthålla hög säkerhetsmedvetenhet pga sekretessbelagda uppgifter.
• Ta eget initiativ och ansvara för förbättringar i vardagen.

Skills

Systematiskt arbetssätt

Noggrannhet

Samarbete

Kommunikativ förmåga

Initiativförmåga

Trygghet

Ansvarstagande

Education

Slutbetyg från gymnasiet eller likvärdiga kvalifikationer

Job description

Administrativ assistent, avdelningen för Funktionsnedsättning Visby

Varje år fattar Försäkringskassan 21 miljoner beslut som påverkar människors liv och hela samhället. Vi betalar ut cirka 260 miljarder kronor varje år. Det är allas skattepengar vi har hand om. Det är ett stort ansvar. Därför sätter vi oss in i varje ärende, följer lagar och regler, informerar och vägleder, bryr oss och visar omtanke. Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar. Välkommen till Försäkringskassan.

Som administrativ assistent inom avdelningen för Funktionsnedsättning ger du administrativt stöd till områdeschef och områdesledning, och bidrar till att chefernas vardag fungerar smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med verksamheten och i arbetet tar du egna initiativ till förbättring.

I arbetet hanterar du mötesdokumentation, personaladministration, behörigheter och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också arbete med diarieföring och du assisterar chefen med bland annat attestering av fakturor och statistikuppföljning. Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter både internt och externt. Som medarbetare på Försäkringskassan har du ett högt säkerhetsmedvetande eftersom myndigheten kommer i kontakt med sekretessbelagda uppgifter.

Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar.

Vi söker dig som

• har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter och kvalifikationer som kan prövas likvärdiga
• har ett systematiskt och noggrant arbetssätt
• samarbetar effektivt med andra för att nå gemensamma mål
• har god kommunikativ förmåga, i både tal och skrift
• agerar på eget initiativ och tar ansvar för att nå goda resultat
• är trygg och förtroendeingivande, även i belastade situationer
• identifierar snabbt problem och löser dessa på ett relevant sätt.

Det är meriterande om du

• har många års erfarenhet av administrativt arbete
• har erfarenhet av administrativt arbete på myndighet, gärna Försäkringskassan
• har kunskap om förvaltningslagen.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Övrigt

En tjänst tidsbegränsad ca ett år, heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Vissa anställningar hos oss innebär deltagande i säkerhetskänslig verksamhet. För att bli anställd i en sådan tjänst krävs godkänd säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585).

I enlighet med Försäkringskassans riktlinje för säkerhet genomförs bakgrundskontroller i denna rekrytering.Möjlighet till distansarbete finns om arbetet tillåter. I den här rekryteringen kan arbetspsykologiska test användas som en del i urvalsarbetet. Placeringsort: Eskilstuna, Trollhättan, Uddevalla, Västerås, Skövde, Örebro, Borlänge, Visby, Karlstad, Norrköping eller Uppsala.

Chef: Fredrica Urby, 010-114 19 62 (för frågor om tjänsten). HR-specialist: Mia Hjelmnér, [e-mail], 010-114 08 92 (för frågor om rekryteringsprocessen). ST:Elma Arifovic, 010-112 28 52, Saco-S: Mikael Ryberg, 010-119 77 69, Seko:Johanna Grundström, 010-115 30 44.

Vi ska i allt vi gör, agera med utgångspunkt i principen om alla människors lika värde, rättssäkerhet och med god service.