Tco / a Gestión Administrativa (Tercer Sector)

Realizará las actividades de asistencia a los procesos administrativos, manejo de documentos e información, trámites, atención a usuarios, clientes y proveedores, tanto internos como externos, con el fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dependiente de la dirección de la Fundación, compartirá el día a día con el equipo multidisciplinar de la Fundación, brindando soporte a todas las áreas y actividades relacionadas con la dinámica general para operativizar todos los procesos.

Condiciones

• Remuneración según tablas salariales del Convenio de Acción e Intervención Social.
• 16.000 € brutos anuales.
• Jornada: 30 horas semanales. Contrato de lunes a domingo, aunque la jornada habitual será de 9:00 a 15:00.
• Lugar de trabajo: Madrid
• Disponibilidad para viajar.

Conocimientos

• Experiencia en el tercer sector.
• Atención al cliente.
• Procesos administrativos y de gestión de subvenciones públicas y privadas.
• Manejo de herramientas de trabajo (paquete Office, CRM Salesforce, bases de datos, etc.).
• Manejo de técnicas secretariales y de ofimática.
• Inglés fluido, tanto oral como escrito.

Habilidades y competencias

• Actitud flexible, proactiva, trabajo en equipo, propositiva, sentido de responsabilidad y compromiso con las funciones y responsabilidades.

Funciones y responsabilidades

• Realizar procesos de digitación, aplicación, actualización y registro documental de carácter administrativo, operativo y financiero, observando instrumentos técnicos, términos legales, directrices, exactitud y procedimientos establecidos.
• Redactar y gestionar documentación base de la organización: manuales, planes, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos.
• Promover y velar por una buena comunicación con administraciones públicas y otras entidades, especialmente en ayudas, subvenciones y acuerdos de colaboración. Explorar potenciales ayudas, redactar y presentar proyectos y justificar económicamente en coordinación con el equipo técnico.
• Aplicar y seguir procesos de control interno, gestión de calidad, prevención de riesgos laborales, protección de datos y recursos humanos, colaborando en procesos de selección, contratación, nóminas, registros y vacaciones.
• Brindar soporte al departamento de gestión en contabilidad, control de gastos e ingresos, elaboración de presupuestos y planificación administrativa. Participar en la justificación del plan de actuación, preparar informes y documentación para auditorías, y realizar funciones contables.
• Gestionar solicitudes de modificación presupuestaria y otras funciones relacionadas.
• Manejar el CRM de la organización, mantener actualizada la base de datos, organizar archivos y colaborar en el control de proveedores, ventas, compras, clientes y donantes. Registrar nuevos socios, donantes y colaboradores.
• Desarrollar apoyo logístico y administrativo para actividades, eventos o reuniones, siguiendo el cronograma y directrices.
• Realizar diligencias internas y externas para alcanzar los objetivos institucionales, según procedimientos y directrices.
• Organizar y planificar gestiones operativas para el equipo, viajes o eventos corporativos.
• Brindar apoyo logístico en actividades especiales.
• Asistir a la dirección y órganos de representación: gestionar agenda, preparar documentación, coordinar viajes y reuniones, y apoyar en tareas diarias institucionales.
• Realizar estudios de proveedores, seguimiento y control de pagos, compras y seguros.
• Suministrar materiales y equipos, controlar inventarios y mantenimiento.
• Gestionar incidencias con clientes y empleados, y mantener informado al gerente de proyectos mediante informes y seguimiento de actividades y irregularidades.