Assistant Front Office Manager

• Supervisar la operativa diaria del departamento y la actuación del equipo a su cargo.
• Asegurarse de que se cumplen los estándares de la compañía, verificando personalmente con el resto del equipo y realizando correcciones si es necesario.
• Garantizar que los procedimientos establecidos para el departamento (SOP) se aplican correctamente, manteniendo los documentos actualizados y revisándolos cuando cambien las circunstancias.
• Formarse en nuevas iniciativas que afecten al departamento y capacitar al equipo en ellas.
• Servir como el primer punto de referencia para resolver dudas diarias.
• Gestionar quejas de clientes reportadas en Recepción, haciendo seguimiento y cerrándolas en Takhys tras su resolución.
• Ser responsable de funciones avanzadas en el departamento, como la asignación de VIPs, revisión de grupos, facturación y balance de disponibilidad del hotel.
• Recibir a clientes VIP y hacer seguimiento a su estancia.
• Atender proactivamente a los clientes, asegurando una estancia satisfactoria, acompañándolos a su habitación y realizando rooming si es necesario.

ASPECTOS FINANCIEROS & ADMINISTRATIVOS

• Asegurar la correcta facturación y cierres diarios.
• Revisar cuentas abiertas, corregir errores y detectar sus causas.
• Hacer seguimiento a depósitos y prepagos pendientes.
• Controlar cuentas maestras de grupos, eventos e internas.
• Realizar auditorías rutinarias en colaboración con Finanzas.
• Controlar el efectivo.

RECURSOS HUMANOS

• Preparar horarios del equipo y entregarlos al / de la Director / a de Alojamiento para revisión.
• Mantener actualizado el sistema WOFFU, gestionando cambios, vacaciones y FNR.
• Fomentar el espíritu de equipo y apoyar actividades para mantener un buen ambiente laboral.
• Gestionar incidencias y bajas del equipo.
• Revisar y asignar vacaciones y FNR, creando un calendario de balance operativa y descanso.
• Supervisar y promover el programa WOW de reconocimiento en front desk.
• Seguir y apoyar la formación de nuevos miembros, creando un plan de iniciación y evaluando el progreso con un miembro senior responsable.

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Front Office Manager • barcelona, España