Leiter/in Bereichssekretariat HR 80 %

Nur für registrierte Mitglieder

Luzern

CHF 70’000 - 100’000

Jobbeschreibung

Das Richtige tun. In der Schweiz und in rund 20 Ländern auf vier Kontinenten. Engagieren Sie sich mit uns für die Vision einer solidarischen Gesellschaft, als

Leiter/in Bereichssekretariat HR 80 %

Caritas Schweiz ist ein führendes Hilfswerk im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit und der Humanitären Hilfe. Der Bereich HR bietet rund 780 festangestellten Mitarbeitenden in der Schweiz und weltweit eine professionelle und umfassende Unterstützung im HR-Management.

Sind Sie ein echtes Multitasking-Talent, das sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt? Sie lieben es, administrative Prozesse effizient zu steuern, behalten auch bei komplexen Abläufen den Überblick und kommunizieren souverän mit unterschiedlichen Ansprechpersonen? Dann sind Sie genau die richtige Verstärkung für unser Team im Bereich HR!

Ihre Aufgaben

In dieser Schlüsselposition sorgen Sie für eine reibungslose Organisation und unterstützen sowohl die Bereichsleiterin HR als auch den HR-Bereich mit Ihrem administrativen Geschick. Ihre Hauptaufgaben umfassen:

Unterstützung der Bereichsleiterin HR

Aufbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung
Unterstützung bei der Rekrutierung (Stellenausschreibungen, Organisation, Dossiers, Räumlichkeiten)
Terminmanagement für die Bereichsleiterin sowie Planung und Organisation von Terminen und Events für das Team HR
Organisation und Protokollierung der Bereichsleitungssitzungen

HR-Administration und Teammanagement

Unterstützung der HR-Beraterin in personaladministrativen Belangen für die HR-Mitarbeitenden
Verantwortung für die Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung der neuen HR-Mitarbeitenden
Koordination und Weiterverrechnung von externen HR-Dienstleistungen
Pflege und Aktualisierung des HR-Intranets (News-Einträge, Informationsmanagement)
Planung und Organisation von Personalanlässen
Postbewirtschaftung und Telefondienst für den Bereich HR
Jahresabschlussarbeiten und Dokumentenlenkung
Verantwortung für die Räumlichkeiten des Bereich HR und Schnittstelle zu den technischen Diensten
Material- und Drucksachenbewirtschaftung
Archiv-Verantwortung

Unsere Anforderungen

Kaufmännische Grundausbildung
Zertifikat HR-Assistent/in, Fachausweis HR-Fachfrau/-mann von Vorteil
Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in der eigenständigen Führung eines Sekretariats – vorzugsweise im HR oder als Direktionsassistent/in
Führungserfahrung
Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen, hohe Teamorientierung
Flexibilität und die Fähigkeit, verschiedene Aufgabenbereiche schnell und effizient zu übernehmen, je nach den Bedürfnissen des HR-Teams
Hervorragende Selbstorganisation, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement
Diskrete und integre Persönlichkeit und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen
Kompetenz für die effiziente Gestaltung von Informationsflüssen (Intranet, Schnittstellenmanagement)
Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch sowie fliessende Kenntnisse in Französisch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
Exzellente Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 und weiteren relevanten IT-Tools
Organisationstalent, insbesondere bei der Planung von Personalanlässen
Kenntnisse im Umgang mit Kennzahlen und Statistiken von Vorteil

Arbeitsort ist Luzern, Homeoffice ist möglich.
Arbeitsbeginn: 1. Mai 2025 oder nach Vereinbarung.

Caritas bietet attraktive Anstellungsbedingungen und ein offenes Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld. Für die aktive Entwicklung und Umsetzung der digitalen Transformation zählen wir auf Mitarbeitende mit einem digitalen und agilen Mindset die gerne an Veränderungsprozessen partizipieren.

Auskünfte zu dieser Stelle erteilt Ihnen gerne Frau Chantal Cornaz, Leiterin Bereich HR, Telefon +41 41 419 22 58.

Wir danken Ihnen für das Interesse und freuen uns auf Ihre Bewerbung bis am
27. April 2025 über das Online-Portal.

Caritas Schweiz, Adligenswilerstrasse 15, 6002 Luzern
www.caritas.ch