Fachverantwortung Administration und Office Management

Die GFO Portfolio Management & Consulting AG ist eine unabhängige Schweizer Vermögensverwaltung mit Sitz in Zürich. Seit der Gründung im Jahr 1998 wird das Unternehmen von der Gründerin persönlich geführt. Als FINMA-lizenzierter Vermögensverwalter (seit Januar 2023) spezialisieren wir uns auf diskretionäre Mandate und entwickeln massgeschneiderte Anlagelösungen für unsere anspruchsvolle Kundschaft.

Unser kleines, engagiertes Team mit vier Mitarbeitenden ist in einem Umfeld mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation tätig – geprägt von hoher Professionalität und individueller Verantwortung.

Verfügen Sie über fundierte Kenntnisse im Bereich der Finanzintermediäre sowie im Umfeld von Very High Net Worth und Ultra High Net Worth Individuals? Sind Sie vielseitig, engagiert und bereit, Verantwortung in einem spezialisierten und anspruchsvollen Umfeld zu übernehmen?

Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir eine

Fachverantwortung Administration und Office Management

welche mit Begeisterung, Engagement und organisatorischem Flair die GFO Portfolio Management & Consulting AG und ihre Mitarbeitenden im Daily Business tatkräftig unterstützt.

• Pensum: 50 - 60%
• Arbeitsort: Stadt Zürich
• Eintritt nach Vereinbarung
• Sprache: Deutsch Muttersprache, Englisch fliessend und Französisch von Vorteil

Ihre Aufgaben:

Office Management:

• Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen etc.
• Überwachung und Verwaltung von Verträgen
• Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten
• Empfang von Kunden und anderen Besuch
• Administrative Aufgaben (Datenverwaltung, Archivierung, Digitalisierung usw.)
• Terminkoordination
• Organisation von Meetings und Konferenzen
• Koordination mit externen Dienstleistern (IT, Reinigung, Wartung etc.)
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Assistenz Portfolio Manager / Relationship Manager:

• Vorbereitung und Nachbearbeitung von Kundenterminen (inkl. Unterlagen, Protokolle)
• Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank (CRM-System)
• Unterstützung bei der Kontoeröffnung und -führung in Zusammenarbeit mit Depotbanken
• Unterstützung bei der Erstellung von monatlichen Reportings
• Diverse Anfragen von Kunden bearbeiten

Assistenz Risk & Compliance:

• Pflege von internen Richtlinien und Prozessen
• Dokumentenprüfung und Qualitätssicherung im Rahmen der Kundenidentifikation (KYC/AML)
• Durchführung einfacher Kontrollen gemäss internen Kontrollsystemen (IKS)
• Protokollführung bei internen Kontroll- oder Compliance-Sitzungen

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Erfahrung im Finanzsektor, idealerweise bei Banken oder anderen Finanzintermediären
• Verständnis für Anlageprozesse und Investmentthemen
• Fundiertes kaufmännisches Fachwissen und administrative Sicherheit
• Kenntnisse der regulatorischen Rahmenbedingungen in der Schweiz (z. B. FIDLEG, FINIG)
• Versierter Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Organisationstalent sowie strukturiertes und effizientes Zeitmanagement
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und unternehmerisches Denken
• Präzises, umsichtiges und sorgfältiges Arbeiten
• Von Vorteil: Erfahrung im Bereich Risk & Compliance bei einem Finanzintermediär

Darauf können Sie sich freuen:

Bei der GFO erwartet Sie ein vielseitiges Tätigkeitsfeld in einem spezialisierten und persönlichen Arbeitsumfeld. Sie arbeiten eng mit einem kleinen, erfahrenen Team zusammen und unterstützen unterschiedliche Bereiche der Vermögensverwaltung – von administrativen Abläufen über Portfolio- und Compliance-Themen bis hin zur internen Organisation. Unsere flachen Hierarchien ermöglichen direkte Kommunikation und kurze Entscheidungswege. Wir schätzen Eigeninitiative, eine strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Gespür für Prozesse im Hintergrund eines professionellen Kundenumfelds. Bei uns übernehmen Sie Verantwortung und tragen aktiv zum täglichen Erfolg des Unternehmens bei.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf sowie ein maximal einseitiges Dokument (A4), das anhand konkreter früherer Aufgaben aufzeigt, wie Sie zu unserem Anforderungsprofil passen. Auf ein separates Motivationsschreiben verzichten wir bewusst. Diskretion und Vertraulichkeit sind für uns selbstverständlich.