Assistante ou assistant de direction

Le département des institutions et du numérique réunit des politiques publiques fondamentales pour la collectivité genevoise, en garantissant notamment l'ordre public et la sécurité de la population, ainsi qu'une transition numérique inclusive et innovante.

Dans le cadre des activités du secrétariat général, le.la titulaire du poste aura pour mission d'assurer avec autonomie les tâches administratives et le secrétariat complet d'un ou de plusieurs secrétaires généraux adjoint.es en charge des politiques publiques composant le département. Plus spécifiquement, le.la titulaire se verra confier les activités suivantes:

• Rédiger des courriers et courriels en lien avec les dossiers traités;
• Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux;
• Gérer les flux d'information et de communication avec les différentes partenaires;
• Gérer les agendas et les échéanciers des courriers en suspens;
• Planifier et organiser des rendez-vous et des séances;
• Contribuer à l'élaboration et au suivi des dossiers;
• Assurer la réception téléphonique et l'accueil des visiteurs;
• Effectuer le classement et l'archivage électronique des documents.

Votre profil

Maturité professionnelle commerciale ou brevet fédéral d'assistante de direction ou formation jugée équivalente. Une expérience minimale de 3annéesdans un secrétariat de haut niveau est requise.

Compétences particulières :

• Excellente maîtrise du français et orthographe irréprochable;
• Aisance dans la rédaction de correspondance, de procès-verbaux et/ou de tout objet administratif;
• Grandes compétences organisationnelles et capacité à gérer simultanément plusieurs tâches;
• Très bonnes capacités d'anticipation et de gestion des priorités;
• Capacité d'analyse et de synthèse;
• Capacité à gérer une forte charge intense de travail.
• Capacité d’adaptation et d'évolution au sein d'un environnement exigeant;
• Sens du service public;
• Sensibilité à la vie politique genevoise et suisse;
• Courtoisie et entregent.

Compétences bureautiques :

• Maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
• Connaissances de Aigle/Nova un atout.

Vos avantages

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'équité, la discrétion et l'esprit de collaboration, l'impartialité et la disponibilité; où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficier de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

En cas d'engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.