Assistentin CEO und anderes

In Kürze

Office Management A-Z

ADMINISTRATION:

1. Führung & Organisation des Back Office EMEA
2. Unterstützung der Außendienstmitarbeiter bei administrativen Arbeiten
3. Selbständige Führung des Sekretariats des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion (Group CEO, CFO & CIO sowie CEO Schweiz)
4. Koordinationsstelle innerhalb der Firmengruppe mit internen und externen Stellen/Partnern
5. Planung und Überwachung der Termine des Group CEO, CEO Schweiz, Group CFO & CIO
6. Rechnungskontrolle, Spesenabrechnungen, Adressdatenbanken
7. Unterstützung des Verwaltungs Präsidenten und der Direktion in allen administrativen und organisatorischen Belangen

ABLAGEMANAGEMENT

1. Führen eines Ablagesystems
2. Gesetzliche Fristen und Regeln kennen im Anlagesegment, Schweiz

EVENTMANAGEMENT

1. Eventmanagement EMEA In- und Ausland
2. Planung, Koordination und Organisation von Management Meetings, Geschäftsreisen und Events im In-und Ausland

TRAVELMANAGEMENT

1. Reisemanagement des gesamten EMEA Teams
2. Visa Management für Geschäftsreisende und Deputies

KOMMUNIKATION

1. Verwaltung des Empfangsbereichs zur Sicherstellung eines effizienten Telefon- und Postverkehrs sowohl intern als auch extern
2. Vertragsmanagement mit Partnern und Lieferanten
3. Mithilfe bei der Vorbereitung und Organisation von VR-Sitzungen, Aktionärs- und Generalversammlungen
4. Führung der Korrespondenz in DE/ENG/FR/ITA
5. Zusammenstellung und Schreiben eines Firmen Handbuches EMEA

PROJEKTARBEIT

1. Leitung und Aufbau des Records Management
2. Mitarbeit bei Projekten und Betreuung von Spezialaufgaben
3. Mithilfe bei Seminars/ Trainings und Workshops
4. Einführung und Mitarbeit bei Secure digital Signature System
5. Einführung und Leitung eines Mitarbeiters ins Records Management System

HUMAN RESOURCES

1. Vorbereitung, Prüfung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter
2. Übersicht und Vorsortierung der eingereichten Bewerbungen
3. Mitsprache bei der Bewerbungsprozess potentieller Kandidaten für ausgeschriebene Stellen

FACILITY MANAGEMENT

1. Verhandlungen über den Kauf von Büromaterial und -möbeln, Büroausstattung usw. für das gesamte Personal in Übereinstimmung mit den Einkaufsrichtlinien des Unternehmens und den Budgetvorgaben
2. Facility Management der Geschäftsräumlichkeiten in Basel, Switzerland
3. Mithilfe und Überwachung im Facility Management rund um diverse Aufgaben im Hauswarts Bereich und dem gesamten Gebäude

ANFORDERUNGEN

• hohe soziale Fähigkeiten
• Teamplayer
• international, positiv, ergebnisorientiert und zuverlässig
• verantwortungsbewusst, verständlich, tolerant
• Führungsqualitäten, Flexibilität, Interesse
• Motivation
• hoher Sinn für Diskretion
• strukturierte Arbeitsweise
• loyal

IT-Kenntnisse:

• Microsoft Office Word 2007 /2008 - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Internet / Email - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Lotus Notes - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SAP Kenntnisse
• Novell Group Wise - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Linux - gute Anwendungskenntnisse
• Open Office - gute Anwendungskenntnisse
• Outlook - sehr gute Anwendungskenntnisse
• Documentum (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• D2 (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse
• SharePoint - gute Anwendungskenntnisse
• Easy Contract & Archive (DMS System) - sehr gute Anwendungskenntnisse

Sprachen

• Deutsch (Muttersprache)
• Englisch (fließend schriftlich und mündlich, 2. Arbeitssprache)
• Französisch (fließend schriftlich und mündlich)
• Italienisch (fließend schriftlich und mündlich)