Procurement Assistant

Für unseren Kunden F. Hoffmann - La Roche AG suchen wir ein dynamisches Teammitglied für eine spannende Position:

Sachbearbeiter im Einkauf

F. Hoffmann - La Roche Ltd. / Basel

Hintergrund:

Die Abteilung von Global Procurement (GP) ist an den Einkaufsprozessen von Bau-Investitionsprojekten beteiligt. Aufgrund des steigenden Investitionsvolumens und des steigenden Beschaffungsaufwands suchen wir zusätzliche Unterstützung. Diese Position würde Projektlaufzeiten verbessern, engere Lieferantenbeziehungen fördern und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien sicherstellen. Letztendlich würde sie dazu beitragen, die Wertschöpfung und Effizienz im Investitionsmanagement zu steigern.

Der oder die perfekte Kandidat:in: bringt eine abgeschlossene 3‑jährige kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Erfahrung im Beschaffungswesen mit. Zudem suchen wir einen Kandidaten mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten und ausgezeichnetem Deutsch. Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Allgemeine Informationen:

• Spätestmögliches Startdatum: 01.02.26

• Geplante Dauer der Anstellung: 24 Monate

• Verlängerung (bei Befristung): geplant

• Arbeitsplatz: Basel

• Arbeitszeiten: Standard

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:

• Entlastung des Projekteinkaufs durch die Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben (zum Beispiel Raumbuchungen, Versand von Meeting-Einladungen).
• Aktive Systempflege der Einkaufsplattform und der Stammdaten (zum Beispiel Neuanlage von Lieferanten, Vorbereitung von Ausschreibungen, Erstellung von Bestellungen).
• Gewährleistung der Aktualität und Struktur aller einkaufsrelevanten Daten und Dokumente, einschliesslich der systematischen Pflege des Einkaufsplans und der digitalen Ablage.
• Selbstständige Abwicklung des gesamten Ausschreibungsversands u.a. Termingerechte Veröffentlichung und Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen an die Bieter über die Einkaufsplattform.
• Überwachung aller Angebots-, Frage- und Rückmeldefristen inklusive proaktiver Durchführung notwendiger Erinnerungen und Nachfassaktionen.
• Zentrale Koordination und Bündelung von Bieterfragen während des Ausschreibungszeitraums.
• Begleitung und Dokumentation des gesamten Ausschreibungsprozesses in enger Abstimmung mit dem Projekteinkäufer.
• Kontinuierliches Monitoring und Nachverfolgung aller offenen Vorgänge zur Sicherstellung der Termintreue.
• Professionelle, telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Lieferanten zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Einkauf.
• Eigenständige und stilsichere Erledigung der gesamten schriftlichen Korrespondenz (u.a. E-Mail, formelle Briefe).
• Bearbeitung und Verwaltung von Garantien, Abnahmeprotokollen und Versicherungsunterlagen.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Beschaffungswesen (*****).
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares. (*****).
• Bewusstsein für Compliance-Richtlinien und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Daten.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Verständnis dafür, wie Anforderungen in Unternehmen umgesetzt werden können (*****).
• Gute Kenntnisse von Systemen und Prozessen im Bereich der Beschaffung, Vorlagen und Bearbeitungswerkzeuge, e‑contracting (*****).
• Ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift (Mind. C1)
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise und hohe Eigeninitiative.
• Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.