starszy specjalista/starsza specjalistka

TOP 100 KANCELARII; Szczecin; On-site; PLN 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

Instytucja publiczna w Szczecinie poszukuje Starszego specjalisty do spraw obsługi Komisji. Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna zazarządzanie dokumentacją, ewidencjonowanie czasu pracy oraz koordynację delegacji. Wymagana jest znajomość języka angielskiego na poziomie B2 oraz minimum 2-letnie doświadczenie w administracji publicznej. Praca przy komputerze oraz przy użyciu urządzeń biurowych. Oferujemy stabilne zatrudnienie.

Qualifications

• Minimum 2 lata doświadczenia zawodowego.
• Doświadczenie w administracji publicznej.

Responsibilities

• Obsługa Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich.
• Ewidencjonowanie czasu pracy członków Komisji.
• Prowadzenie spraw związanych z delegacjami.
• Koordynowanie procesu tłumaczeń dokumentów.

Skills

Znajomość języka angielskiego na poziomie B2

Umiejętność organizacji pracy

Skuteczna komunikacja

Education

Wykształcenie wyższe

Job description

Ministerstwo Infrastruktury w Warszawie

00-928 Warszawa, Chałubińskiego 4/6

Starszy specjalista / starsza specjalistka do spraw obsługi Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich w Wydziale Organizacyjnym, Biuro Dyrektora Generalnego

Zakres Zadań Wykonywanych Na Stanowisku Pracy

• Obsługuje Państwową Komisję Badania Wypadków Morskich (PKBWM), w tym: przyjmuje i ewidencjonuje w elektronicznym systemie obiegu dokumentów korespondencję wpływającą do Komisji, wysyła dokumenty zakończonych zdarzeń morskich, prowadzi kalendarz spotkań Prezydenta, prowadzi kontakty teleadresowe osób i podmiotów współpracujących z Komisją, łączy rozmowy telefoniczne, obsługuje gości i interesantów, przygotowuje pisma;
• Prowadzi sprawy związane z ewidencjonowaniem czasu pracy członków Komisji, w szczególności: prowadzi ewidencję listy obecności członków PKBWM, prowadzi kopie ewidencji wniosków urlopowych członków PKBWM, prowadzi zbiorczy plan urlopów i monitoruje ich wykorzystanie przez pracowników, prowadzi wykazy dyżurów członków Komisji, prowadzi karty pracy samochodów służbowych;
• Prowadzi sprawy dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych, w tym: wypisuje i ewidencjonuje delegacje krajowe i zagraniczne, przekazuje opisane faktury oraz rozliczenia do właściwych komórek organizacyjnych, rozlicza rachunki kosztów przedkładane przez członków doraźnych i ekspertów Komisji PKBWM, przygotowuje i monitoruje wnioski/zlecenia na usługi hotelowe krajowe i zagraniczne, przygotowuje i monitoruje wnioski/zlecenia na bilety lotnicze krajowe i zagraniczne;
• Prowadzi sprawy w zakresie obsługi budżetowej i zamówień publicznych PKBWM;
• Koordynuje proces tłumaczeń dokumentów Komisji;
• Prowadzi administracyjno-gospodarczą obsługę PKBWM, w tym: zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze, nadzoruje składniki majątkowe będące na wyposażeniu Komisji;
• Kompletuje dokumenty dotyczące ekspertów Komisji, ewidencjonuje upoważnienia dla ekspertów;
• Prowadzi sprawy dotyczące odzieży ochronnej i roboczej, w tym: rozlicza pranie odzieży ochronnej.

Warunki pracy

• przy wejściu do budynku Urzędu Morskiego mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu
• ciągi komunikacyjne na 3 piętrze (p. 301) nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnością (na korytarzu są schodki)
• węzeł sanitarny nieprzystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością

Inne Warunki, Dotyczące Charakteru Stanowiska Pracy

• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Inne Informacje

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

Pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami.

Informacja o Metodach Naboru

• weryfikacja formalna nadesłanych ofert
• możliwość przeprowadzenia testu wiedzy merytorycznej
• rozmowa kwalifikacyjna (możliwość przeprowadzenia rozmowy przez MS Teams)

Nie rozpatrujemy ofert, które zostały dostarczone po terminie.

UWAGA Jeśli planujesz wysłać aplikację w formie papierowej, zadbaj o to, aby wpłynęła do nas w wyznaczonym terminie. Liczy się data wpływu do urzędu.

W przypadku aplikacji elektronicznej - załączniki znajdujące się w udostępnionej w internecie przestrzeni dyskowej (tzw. chmury) nie będą pobierane.

Ministerstwo zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z kandydatami, których oferty spełniają wymagania formalne.

Wzór wymaganych oświadczeń jest dostępny na stronie internetowej: https://www.gov.pl/web/infrastruktura/nabor-w-sluzbie-cywilnej-z-wylaczeniem-stanowisk-wyzszych

UWAGA Oświadczenia należy podpisać, podając datę aktualną na dzień złożenia dokumentów.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: wyższe
• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego
• w pracy w administracji publicznej

Pozostałe Wymagania Niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Ogólna wiedza na temat resortu infrastruktury i administracji publicznej
• Ogólna wiedza z zakresu funkcjonowania Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich
• Znajomość przepisów prawa pracy
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i Oświadczenia Niezbędne

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań niezbędnych w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań niezbędnych w zakresie doświadczenia zawodowego - np. kopie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, opisów stanowisk, zakresów czynności lub kopie innych zaświadczeń (należy potwierdzić zamknięty okres i obszar tematyczny doświadczenia zawodowego)
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych (nadmiarowych, nie związanych z wymaganiami i dokumentami określonymi w ogłoszeniu) przekazanych do celów naboru
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i Oświadczenia Dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań dodatkowego w zakresie wykształcenia

Dokumenty należy złożyć do: 2026-01-12

Decyduje data: wpływu oferty do urzędu

Miejsce Składania Dokumentów

Ministerstwo Infrastruktury

ul. Chałubińskiego 4/6; 00-928 Warszawa

Dokumenty, z dopiskiem na kopercie „Oferta pracy BDG-102/25