Referent ds. administracyjnych w Biurze Komunikacji Społecznej

Pracawlublinie; Ruda Śląska; On-site; PLN 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

Instytucja edukacyjna w Ruda Śląska poszukuje pracownika na stanowisko administracyjne. Osoba ta będzie odpowiedzialna za prowadzenie sekretariatu oraz dokumentacji, organizowanie wydarzeń i koordynowanie komunikacji. Wymagane jest wykształcenie średnie lub wyższe oraz min. 2 lata doświadczenia w administracji. Dobre umiejętności organizacyjne oraz znajomość języka angielskiego są niezbędne.

Qualifications

• Min. 2 lata doświadczenia w administracji lub obsłudze sekretariatu.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1.
• Biegła znajomość pakietu MS Office.

Responsibilities

• Prowadzenie sekretariatu oraz dokumentacji biura.
• Organizacja korespondencji i nadzorowanie obiegu dokumentów.
• Wsparcie organizacyjne wydarzeń uczelnianych.

Skills

Komunikatywność

Organizacja pracy

Współpraca w zespole

Obsługa dokumentów

Znajomość MS Office

Education

Wykształcenie średnie lub wyższe

Tools

SharePoint

Teams

Job description

Główne zadania na stanowisku:

• Prowadzenie sekretariatu Biura Komunikacji Społecznej
• Prowadzenie dokumentacji, rejestrów, umów, delegacji i archiwum jednostki
• Przygotowywanie pism, notatek, protokołów, raportów i zestawień
• Organizowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej
• Monitorowanie terminów oraz weryfikacja zgodności formalnej dokumentów
• Przygotowywanie dokumentów do zamówień publicznych, zapytań ofertowych, umów i rozliczeń
• Prowadzenie rejestrów
• Koordynowanie ogólnouczelnianego kalendarza wydarzeń
• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji o wydarzeniach w UMLub
• Wsparcie organizacyjne konferencji, targów i wydarzeń uczelnianych
• Rezerwacja sal, sprzętu oraz zamawianie usług (druk, catering, transport)
• Kontakt z dostawcami i partnerami przy sprawach formalno-organizacyjnych
• Aktualizacja dokumentów i danych w systemach EZD, SharePoint i Teams
• Dbałość o przejrzystość i porządek procesów administracyjnych Biura

Wymagania:

• Wykształcenie: średnie z doświadczeniem administracyjnym lub wyższe; preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, prawo, komunikacja
• Doświadczenie zawodowe: min. 2 lata
• Staż pracy w obszarze: min. 2 lata w pracy administracyjno-biurowej, obsłudze sekretariatu lub wsparciu organizacyjnym w instytucjach publicznych, edukacyjnych lub administracyjnych
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1, umożliwiająca podstawową komunikację oraz obsługę dokumentów i korespondencji międzynarodowej
• Znajomość obsługi komputera i systemów informatycznych: biegła znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz narzędzi biurowych SharePoint, Teams
• Kompetencje miękkie: komunikatywność, bardzo dobra organizacja pracy i zarządzania czasem, umiejętność pracy zespołowej i współpracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły, wielozadaniowość, odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu, dyskrecja i odpowiedzialność

Mile widziane:

• Znajomość EZD
• Znajomość systemów finansowych (SAP, Simple) i narzędzi do planowania pracy