Asystentka Zarządu (k/m)

WB Electronics S.A.; Gdynia; On-site; PLN 50,000 - 84,000; Full time

Benefits offered by this job

Premia uznaniowa

Ubezpieczenie zdrowotne grupowe

Dofinansowanie do urlopu

Karty MultiSport

Darmowy parking

Job summary

Niezastąpiona w Gdyni poszukuje osoby na stanowisko administracyjne. Zakres obejmuje sporządzanie protokołów, redagowanie umów i korespondencji, prowadzenie rejestrów oraz obsługę portalu KSEF i kalendarza zarządu.

Praca w stabilnej organizacji z możliwością rozwoju, wsparciem zespołu oraz szkoleniami z ochrony danych osobowych. Oferujemy atrakcyjne warunki pracy w siedzibie firmy."

Qualifications

• Doświadczenie na podobnym stanowisku.
• Znajomość pakietu MS Office.
• Dokładność i punktualność.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne.

Responsibilities

• Sporządzanie protokołów, uchwał, zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez zarząd spółki.
• Współtworzenie procedur, regulaminów i innych dokumentów zatwierdzanych przez zarząd.
• Redagowanie umów i pism.
• Prowadzenie rejestrów i ewidencji (np. rejestru umów, pełnomocnictw).
• Kontrolowanie terminowości i kompletności dokumentów.
• Zarządzanie archiwum dokumentów zarządu i zapewnianie ich prawidłowego przechowywania.
• Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Obsługa portalu KSEF - pobieranie faktur kosztowych i ich przydzielanie osobom odpowiedzialnym.
• Koordynowanie kalendarza spotkań zarządu.
• Przygotowywanie dokumentów, zestawień, prezentacji i materiałów na potrzeby zarządu.
• Obsługa telefoniczna i e-mailowa interesariuszy.
• Wdrażanie nowych pracowników (onboarding).
• Przeprowadzanie szkoleń wstępnych z ochrony danych osobowych dla nowo zatrudnionych.
• Organizowanie szkoleń dla pracowników wspólnie z Działem Kadr oraz zapewnianie właściwego obiegu dokumentacji szkoleniowej.
• Koordynowanie pracy pracowników ds. utrzymania czystości.
• Pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych - punkt kontaktowy w sprawach RODO.

Skills

Doświadczenie

MS Office

Dokładność i punktualność

Umiejętności interpersonalne

Tools

MS Office

Job description

Zakres zadań:

• sporządzanie protokołów, uchwał, zarządzeń i innych dokumentów wydawanych przez zarząd spółki


• współtworzenie procedur, regulaminów i innych dokumentów zatwierdzanych przez zarząd


• redagowanie umów i pism


• prowadzenie rejestrów i ewidencji (np. rejestru umów, pełnomocnictw)


• kontrolowanie terminowości i kompletności dokumentów


• zarządzanie archiwum dokumentów zarządu i zapewnianie ich prawidłowego przechowywania


• prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej


• obsługa portalu KSEF - pobieranie faktur kosztowych i ich przydzielanie osobom odpowiedzialnym


• koordynowanie kalendarza spotkań zarządu


• przygotowywanie dokumentów, zestawień, prezentacji i materiałów na potrzeby zarządu


• obsługa telefoniczna i e-mailowa interesariuszy


• wdrażanie nowych pracowników (onboarding)


• przeprowadzanie szkoleń wstępnych z ochrony danych osobowych dla nowo zatrudnionych


• organizowanie szkoleń dla pracowników wspólnie z Działem Kadr oraz zapewnianie właściwego obiegu dokumentacji szkoleniowej


• koordynowanie pracy pracowników ds. utrzymania czystości


• pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony danych osobowych - punkt kontaktowy w sprawach RODO

Wymagania:

• doświadczenie na podobnym stanowisku


• znajomość pakietu MS Office


• dokładność, skrupulatność i punktualność


• wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne

Co oferujemy:

• umowę o pracę w Spółce Mechanika Radmor, która należy do Grupy WB – największego, prywatnego koncernu z branży zbrojeniowej


• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych


• przyjazne środowisko pracy oraz wsparcie ze strony zespołu


• premię uznaniową


• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego i opieki medycznej


• dofinansowanie do urlopu wypoczynkowego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych


• dofinansowanie do kart MultiSport


• pracę w siedzibie firmy w Gdyni, do której dotrzesz: SKM (250 metrów od wejścia na teren firmy), komunikacją miejską (przystanek kilka kroków od wejścia), autem (mieścimy się tuż przy zjeździe z Estakady i mamy dla Ciebie darmowy parking), rowerem (mamy parking rowerowy na terenie)