System- og innleiekoordinator

Hjemmetjenester, Skien kommune; Skien; On-site; NOK 520,000 - 700,000; Full time

Benefits offered by this job

Meget gode forsikringsordninger

Gode pensjonsordninger

Job summary

Skien kommune søker en system- og innleiekoordinator til Hjemmetjenesten for å styrke planlegging og koordinering av bemanning på tvers av enheter. Du vil sikre effektiv ressursutnyttelse, støtte ledere og bidra til konsekvent dokumentasjon i relevante systemer.

Stillingen krever fagbrev innen relevante områder, solid norsk skriftlig og muntlig kompetanse, samt evne til raskt å sette deg inn i nye systemer. Lønn etter avtaleverk, og tett samarbeid med ledelse.

Qualifications

• Krav om fagbrev innen administrasjon, kontor eller helse.
• Gode norskkunnskaper, muntlig og skriftlig.
• God digital kompetanse og rask innføring i nye systemer.

Responsibilities

• Innleie av vikarer ved korttids- og langtidsfravær i tett samarbeid med avdelingslederne.
• Bidra til god utnyttelse av ressurser på tvers av enheter.
• Følge opp og kvalitetssikre registreringer i GAT.
• Bistå ledere med pågående oppgaver knyttet til nyansettelser og opplæring.
• Planlegg og koordinering av opplæring og introduksjon for nyansatte og studenter.
• Arkivering og utsending av dokumenter i WebSak+.
• Innkallinger, saksbehandling og oppfølging av møter.
• Administrere enhetens biler og dekkskift/renhold.

Skills

Norskkunnskaper

Digital kompetanse

Rask systeminnføring

Strukturert arbeid

Education

Fagbrev innen administrasjon/contor/helse

Tools

GAT

WebSak+

Visma

Famac

Job description

Kvalifikasjoner

• fagbrev innen administrasjon, kontor eller evt helse.
• gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig
• god digital kompetanse og evne til raskt å sette deg inn i nye systemer

Relevant og omfattende erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.

For at vi skal kunne vurdere om du er kvalifisert for stillingen og lønnsplassere deg, må relevant dokumentasjon (vitnemål og attester) lastes opp og legges ved søknaden. Gyldig politiattest må fremlegges før tiltredelse for stillinger som krever dette.

Personlige egenskaper

• håndterer informasjon på en profesjonell og tillitsskapende måte

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

• tett samarbeid med engasjerte ledere, fagpersoner og støttefunksjoner
• Lønn etter gjeldende avtaleverk

Vi tror at mangfold beriker våre arbeidsplasser og gjør oss bedre. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, alder, kulturell bakgrunn eller funksjonsevne.

Er du strukturert, løsningsorientert og god til å holde oversikt – også når det skjer mye samtidig?

Vi har allerede én system- og innleiekoordinator og søker nå to nye, slik at vi får en i hver av de tre enhetene i området Hjemmetjeneste. Koordinatorene skal bidra til god ressursutnyttelse, effektive arbeidsprosesser og administrativ støtte til lederne i den enkelte enhet.

Hjemmetjenesten i Skien kommune er i kontinuerlig utvikling. For å sikre bærekraftige tjenester og god bruk av tilgjengelige ressurser trenger vi en medarbeider som kan se helheten, arbeide systematisk og bidra til at avdelingene samarbeider godt om bemanning og drift.

Som system- og innleiekoordinator vil du ha enhetsleder som nærmeste leder. Du vil samarbeide tett med enhetsledere, avdelingsledere og andre interne samarbeidspartnere. Stillingen innebærer både selvstendige oppgaver og løpende koordinering på tvers av avdelinger og enheter.

Arbeidsoppgaver

• Innleie av vikarer ved korttids- og langtidsfravær i tett samarbeid med avdelingslederne.
• Bidra til god utnyttelse og fordeling av tilgjengelige ressurser på tvers av avdelinger.
• Følge opp og kvalitetssikre diverse registreringer i GAT.
• Bistå lederne med enkle merkantile oppgaver tilknyttet blant annet nyansettelser, opplæring og tilganger.
• Bistå i planlegging og koordinering av opplæring og introduksjon for nyansatte, studenter og elever.
• Bistå med arkivering og utsending av dokumenter i WebSak+.
• Bistå med innkallinger, sakslister, referater og oppfølging av møter.
• Administrere og følge opp enhetens biler, herunder oppfølging av skademeldinger og koordinering av dekkskift og renhold.
• Bistå med diverse innkjøp.
  

Arbeidsoppgavene kan endres i takt med tjenestens behov og utvikling.

Kvalifikasjoner

Krav om:

• fagbrev innen administrasjon, kontor eller evt helse.
• gode norskkunnskaper, både muntlig og skriftlig
• god digital kompetanse og evne til raskt å sette deg inn i nye systemer

Ønske om:

• god forståelse for ressursstyring og effektiv drift
• erfaring med innleie eller bemanningskoordinering
• erfaring fra helse- og omsorgstjenester
• erfaring med GAT, WebSak+, Visma, Famac eller andre relevante fagsystemer
• erfaring med administrative oppgaver knyttet til rekruttering og oppfølging av nyansatte
  

Relevant og omfattende erfaring kan kompensere for manglende formell utdanning.

For at vi skal kunne vurdere om du er kvalifisert for stillingen og lønnsplassere deg, må relevant dokumentasjon (vitnemål og attester) lastes opp og legges ved søknaden. Gyldig politiattest må fremlegges før tiltredelse for stillinger som krever dette.

Personlige egenskaper

Vi søker deg som:

• er strukturert, effektiv og har god gjennomføringsevne
• har god oversikt og evner å prioritere når flere oppgaver må løses samtidig
• arbeider selvstendig og tar initiativ
• er fleksibel og løsningsorientert
• håndterer informasjon på en profesjonell og tillitsskapende måte
• ser forbedringsmuligheter og bidrar til å utvikle gode og effektive arbeidsprosesser

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Vi tilbyr

• en variert og sentral rolle i hjemmetjenesten
• mulighet til å bidra til utvikling av gode systemer, arbeidsprosesser og bærekraftig ressursbruk
• tett samarbeid med engasjerte ledere, fagpersoner og støttefunksjoner
• et arbeidsmiljø preget av samarbeid, utvikling og høy aktivitet
• selvstendige oppgaver og mulighet til å påvirke hvordan rollen videreutvikles
• nødvendig opplæring og faglig støtte
• Lønn etter gjeldende avtaleverk
• Meget gode forsikrings- og pensjonsordninger

Vi tror at mangfold beriker våre arbeidsplasser og gjør oss bedre. Vi oppfordrer derfor kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, alder, kulturell bakgrunn eller funksjonsevne.

Kontaktinformasjon

Irene Kaspersen,Enhetsleder,[phone], [e-mail]
Karlien De Schuyteneer,Enhetsleder,+47 [phone], [e-mail]

Arbeidssted

Haugsåsvegen 30
3712Skien

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Skien kommune
Referansenr.: 5195269624
Stillingsprosent: 100%
Fast
Startdato: 04.01.2027
Søknadsfrist: 01.11.2026

Er dette en stilling å flytte til ?

Bor du ikke i Skien/Grenlandsområdet og tenker dette er interessant for deg så kan du sjekke ut aktuell informasjon om byen/området via følgende linker: