Seniorrådgiver, direktørens stab

Camilla Brekke; Tromsø; On-site; NOK 750,000 - 900,000; Full time

Benefits offered by this job

Gode pensjons- og forsikringsordninger

Personalforening

Internasjonalt arbeidsmiljø

Job summary

Norsk Polarinstitutt er et direktorat under Klima- og miljødepartementet, og leder forskning og rådgivning i polarområdene. Vi søker en seniorrådgiver i direktørens stab som vil være direktørens nærmeste administrative støtte og sikre koordinering av ledergruppens arbeid og viktige aktiviteter.

Du vil planlegge prosesser, gjennomføre ledergruppemøter og håndtere kalender, reiser og korrespondanse med eksterne parter, samtidig som du bidrar til utviklingen av arbeidsområdet.

Qualifications

• Mastergrad i administrasjon, organisasjon og ledelse, samfunnsvitenskapelige fag eller tilsvarende. Bachelorgrad kombinert med solid realkompetanse kan i spesielle tilfeller kompensere for utdanningskravet.
• Minst 7 års relevant arbeidserfaring i tillegg til utdannelse.
• Kunnskap om offentlig forvaltning.
• Veldig god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk.
• Det er en fordel om du har erfaring fra saksbehandling fra det offentlige, arbeid som involverer støtte til lederer/ledergrupper/styrer eller lignende, lignende oppgaver i andre virksomheter.

Responsibilities

• Planlegge prosesser knyttet til virksomhetsstyring, herunder rapportering til departementet, intern virksomhetsplan og tilsvarende.
• Koordinering og gjennomføring av ledergruppemøter, referatføring og bidra til at ledergruppen kan arbeide effektivt og strukturert.
• Planlegging, korrespondanse med eksterne parter og praktisk tilrettelegging av møter, ledersamlinger, seminarer og arrangementer.
• Bistå direktøren med kalenderforvaltning, reisebestillinger, reiseregninger og annen administrativ støtte.
• Bidra til utvikling av eget arbeidsområde.
• Den som ansettes må kunne sikkerhetsklareres på nivå HEMMELIG.

Skills

Kommunikasjonsevner

Organisatoriske evner

Koordinering

Administrativ støtte

Engelsk flytende

Education

Mastergrad innen administrasjon/ledelse eller beslektede fag

Bachelorgrad + realkompetanse

Job description

Om stillingen

Vi har ledig fast stilling som seniorrådgiver i direktørens stab. Stillingen innebærer å være direktørens nærmeste administrative støtte, med ansvar for tett samarbeid med ledelsen, koordinering av sentrale aktiviteter og å bidra til en effektiv og sømløs arbeidshverdag for direktøren.

Norsk Polarinstitutt er et direktorat under Klima- og miljødepartementet. Instituttets virksomhet er konsentrert rundt miljøforvaltningsbehov i polarområdene. Vi fremskaffer vitenskapelig kunnskap, kartlegger og gir faglige og strategiske råd til norske myndigheter. Vi er til stede i Arktis og Antarktis, driver forskningsstasjoner, gjennomfører ekspedisjoner og er eier av forskningsfartøyet «Kronprins Haakon». Instituttet er miljømyndighet for Bouvetøya og for norsk aktivitet i Antarktis.

Arbeidsoppgaver

Seniorrådgiver i direktørens stab har en sentral rolle i å sikre god samordning, oppfølging og gjennomføring av aktiviteter knyttet til direktørens og ledergruppens arbeid.

Dine arbeidsoppgaver omfatter blant annet:

• å planlegge prosesser knyttet til virksomhetsstyring, herunder rapportering til departementet, intern virksomhetsplan og tilsvarende
• koordinering og gjennomføring av ledergruppemøter, referatføring og bidra til at ledergruppen kan arbeide effektivt og strukturert
• planlegging, korrespondanse med eksterne parter og praktisk tilrettelegging av møter, ledersamlinger, seminarer og arrangementer med interne og eksterne deltakere
• å bistå direktøren med kalenderforvaltning, reisebestillinger, reiseregninger og annen administrativ støtte
• å bidra til utvikling av eget arbeidsområde

Stillingen kan bli tillagt andre oppgaver og ansvarsområder ut fra virksomhetens behov, samt den ansattes kompetanse og interesse.

Kvalifikasjonskrav

Stillingen krever at du har relevant utdanning på masternivå, fortrinnsvis innen administrasjon, organisasjon og ledelse, samfunnsvitenskapelige fag eller tilsvarende. Bachelorgrad kombinert med solid realkompetanse kan i spesielle tilfeller kompensere for utdanningskravet.

I tillegg kreves det:

• minst 7 års relevant arbeidserfaring i tillegg til utdannelse.
• kunnskap om offentlig forvaltning
• svært god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk og engelsk

Det er en fordel om du har erfaring fra:

• saksbehandling fra det offentlige
• arbeid som involverer støtte til lederer/ledergrupper/styrer eller lignende
• lignende oppgaver i andre virksomheter

Det vil legles stor vekt på personlige egenskaper.

Vi søker deg som:

• er dedikert, erfaren, fleksibel og initiativrik, og som samtidig trives i en sentral rolle tett på ledelsen
• arbeider strukturert og selvstendig
• samarbeider og kommuniserer godt med andre og bidrar til å skape gode relasjoner på tvers av organisasjonen.
• har gode organisatoriske evner
• håndterer flere oppgaver parallelt og evner å prioritere effektivt i en variert og til tider hektisk arbeidshverdag.

Den som ansettes må kunne sikkerhetsklareres på nivå HEMMELIG. For mer informasjon Se sivilklareringsmyndighet

Vi tilbyr

• fast stilling med arbeidssted Tromsø
• interessante og spennende arbeidsoppgaver i et internasjonalt arbeidsmiljø
• gode pensjons- og forsikringsordninger gjennom Statens pensjonskasse (spk.no)
• medlemskap i vår personalforening, som blant annet tilrettelegger for ulike sosiale sammenkomster

Stillingen lønnes etter statens regulativ kode 1364 seniorrådgiver. Fra bruttolønn trekkes det 2% pliktig innskudd til statens pensjonskasse.

Vi mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaring og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning. Vi vil tilrettelegge for medarbeidere som har behov for det.

Vi oppfordrer deg til å krysse av i jobbportalen dersom du har funksjonsnedsettelse, hull i CV-en eller innvandrerbakgrunn. Vi innkaller minst én kvalifisert søker fra hver av disse gruppene til intervju. Du kan lese mer om dette på Statens arbeidsgiverportal .

Søknaden

Søknad med relevante kvalifikasjoner og erfaringer, CV, vitnemål og attester, samt navn på minst tre referanser registreres i Jobbnorge.

For å sikre en god rekrutteringsprosess samarbeider vi med Semac (www.semac.no) om elektronisk referansesjekk og bakgrunnssjekk. Det er med å sikre at vi rekrutterer rett kompetanse og bidrar til en rettferdig evaluering av søkerne. Bakgrunnssjekken består ofte av verifisering av oppgitte opplysninger i søknad, CV, vitnemål, mv.

Alle henvendelser behandles konfidensielt frem til søknadsfristens utløp. Deretter vil det utarbeides en offentlig søkerliste. Søkere som ønsker søknaden sin unntatt offentlighet må grunngi dette særskilt i søknaden. Opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har anmodet om ikke å bli oppført på søkerlisten, jf. Offentlighetsloven § 25, annet ledd.