Kontorsjef

Rolf Vegar Olsen; Oslo; On-site; NOK 890,000 - 1,010,000; Full time

Benefits offered by this job

Fleksitid

Sommertid

Statens Pensjonskasse-medlemskap

Barnedel

Job summary

Universitetet i Oslo søker en kontorsjef ved Institutt for spesialpedagogikk (ISP) ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet. Kandidaten vil lede instituttets administrative og forvaltningsmessige virksomhet og være en del av instituttets ledergruppe.

Stillingen krever ledelseserfaring, god økonomiforståelse og evne til å koordinere et bredt spekter av oppgaver. Offentlig sektor-/universitetsforståelse er ønskelig, sammen med sterke kommunikasjonsevner på norsk og engelsk.

Qualifications

• Kreves relevant universitet/høgskoleutdanning, minimum bachelorgrad. Erfaring med ledelse og administrasjon er viktig.
• Erfaring med personalledelse, HR-oppgaver og endringsprosesser forventes.
• Gode norsktalende skriftlig og muntlig ferdigheter; engelsk er en fordel.

Responsibilities

• Lede og koordinere instituttets administrative og forvaltningsmessige virksomhet.
• Gi administrativ støtte til instituttledelsen og forberede saker til styre og utvalg.
• Bistå ledelsen i HR-, økonomi- og arealforvaltningsoppgaver.
• Lå til rette for utvikling av effektive støttesystemer og prosesser.

Skills

Ledelse

økonomiforståelse

koordinering

serviceinnstilling

samarbeid

gjennomføring

åpenhet

tillit

Education

Bachelorgrad i ledelse/administrative fag

Universitets-/høgskoleutdanning

Tools

Digitale verktøy for virksomhetsstyring

Job description

Om stillingen

Vi har nå en ledig fast stilling som kontorsjef ved Institutt for spesialpedagogikk (ISP) , Det utdanningsvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo.

Vi søker deg som har ledererfaring, god økonomiforståelse og evne til å gå helhjertet inn i, og koordinere instituttets svært mangfoldige virksomhet. Du er serviceinnstilt, har gode samarbeidsevner og gjennomføringskraft, samt god forståelse for hva ledelse og administrasjon av et institutt eller tilsvarende enhet innebærer. ISP er et institutt som preges av åpenhet, gjensidig tillit og gode samarbeidsrelasjoner. Vi trenger en kontorsjef som er opptatt av å ivareta og videreutvikle et godt arbeidsmiljø for alle ansatte.

Som kontorsjef inngår du i instituttets ledergruppe, og du har ansvaret for instituttets administrative og forvaltningsmessige virksomhet.

Kontorsjefen bistår instituttledelsen med administrative støttefunksjoner og forbereder i samråd med instituttleder saker for instituttstyret, samt andre råd og utvalg. Fleksibilitet er avgjørende for å håndtere bredden i oppgavene.

Kontorsjefen inngår i fakultetets og universitetets administrative ledernettverk.

Arbeidsoppgavene i denne stillingen vil være

• Ivaretakelse av daglig administrativ ledelse ved instituttet, herunder å lede, støtte og gi råd til forsknings- og studieadministrasjon
• Ansvar for nødvendig endring- og utviklingsarbeid for å sikre at instituttet fortsetter å ha gode og effektive administrative støttefunksjoner og prosesser, i tråd med de operative og strategiske behovene for kjernevirksomheten
• Bistå instituttleder i instituttets samarbeid med fakultetet på oppgaver knyttet til blant annet HR, økonomi og arealforvaltning
• Bidra til instituttets totale virksomhet og ansvar for å iverksette beslutninger sammen med øvrig instituttledelse
• Personalledelse og personalansvar for administrativt personale
• Påse samsvar mellom administrativ bemanning og pålagte oppgaver ved instituttet
• Rekruttering til teknisk-administrative stillinger
• Forberede saker til instituttledelse, instituttstyre og andre råd og utvalg, basert på god styringsinformasjon
• HMS-arbeid

Andre arbeidsoppgaver kan bli tillagt stillingen.

Hvilken kompetanse må du ha?

• Stillingen krever relevant utdanning fra universitetet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelorgrad innen relevante områder, fortrinnsvis innenfor ledelse og/eller administrative fag. Flere års relevant erfaring innen ledelse og administrasjon kan veie
  opp for manglende høyere utdanning
• Erfaring med og dokumenterte resultater innen administrasjon og ledelse, herunder personalledelse
• Erfaring med økonomi- og planarbeid
• Dokumentert erfaring med ledelse av endrings- og utviklingsprosesser
• Erfaring med bruk av digitale verktøy for virksomhetsstyring og saksbehandling
• God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk og engelsk

Vi ønsker også at du har følgende kompetanse/erfaring

• Erfaring fra universitets- og høgskolesektoren eller offentlig sektor
• Erfaring med offentlig forvaltning og regelverk

Personlige egenskaper

For å trives hos oss og i stillingen mener vi at enkelte egenskaper og evner er viktig, og vi vil vektlegge disse i vurdering av aktuelle kandidater. Vi søker deg som:

• Har evne til å lede og motivere medarbeidere
• Har evne til å lytte, samarbeide og bygge gode relasjoner på tvers av nivåer og fagområder
• Har evne til å se og utvikle andres potensial
• Har evne til å formidle tydelige budskap, gi konstruktive tilbakemeldinger og skape engasjement
• Har evne til å tenke helhetlig, planlegge, og jobbe strukturert
• Er resultat- og løsningsorientert

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid

UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no .

Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?

Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være digital, teknisk eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.

Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en , oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen .

Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her .

Vi håper at du søker på stillingen hos oss.

Hvorfor skal du velge oss?

I tillegg til å jobbe i en stor og viktig kunnskapsorganisasjon får du blant annet:

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt, internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Lønn som kontorsjef, stillingskode 1054, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et lønnsspenn fra kr 890 000 til kr 1 010 000, avhengig av din kompetanse og erfaring. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse
• Fleksitid og sommertid mellom mai og september
• Medlemskap i Statens Pensjonskasse - en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger
• Andre ansattgoder som eksempelvis barnehager, bedriftsidrettslag og kunstklubb
• Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden

Generell informasjon

Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.

Søkerlister kan bli offentliggjort ihht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten.

Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.