Document Controller

Mercury; Kristiansand; On-site; NOK 520,000 - 720,000; Full time

Job summary

Mercury in Kristiansand, Norway seeks a Document Controller to manage digital document platforms and ensure timely distribution of drawings and project paperwork. You will maintain controlled document registers, support time administration, and liaise with schedulers, safety managers, and clients.

Ideal candidates have 2+ years of admin experience, strong English, and proficiency in Word/Excel/Outlook, with attention to detail and the ability to multitask in a fast-paced construction environment.

Qualifications

• Must have experience with online digital platforms such as BIM 360
• Minimum 2 years of relevant experience
• Strong administrative experience
• Fluent in English
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and organizational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Responsibilities

• Working on Digital platforms such as BIM 360, ACC and Asite etc
• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation
• Developing and maintaining filing systems (digital) (digital & where applicable physical)
• General Administration including typing, printing
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries
• Liaising with Scheduler, Safety Manager and Client
• Maintain up to date Org Charts
• Cover for the Time Administration of the Project when required
• All other duties associated with this role

Skills

BIM 360

Administration

English fluent

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Site paperwork management

Attention to detail

Multitasking

Interpersonal skills

Communication skills

Tools

BIM 360

SAP

Job description

Document Controller, Kristiansand, Norway

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

• Working on Digital platforms such BIM 360, ACC and Asite etc
• Ensuring the timely distribution of documents & drawings to project personnel
• Working in accordance with company procedures & guidelines
• Distribution of drawing transmittals and submittals to client
• Maintenance of controlled document registers and associated documentation
• Developing and maintaining filing systems (digital) (digital & where applicable physical)
• General Administration including typing, printing
• Data entry on SAP, Running SAP reports and queries
• Liaising with Scheduler, Safety Manager and Client
• Maintain up to date Org Charts
• Cover for the Time Administration of the Project when required
• All other duties associated with this role

Essential Criteria For The Role

• Must have experience with online digital platforms such as BIM 360
• Min 2 years relevant experience
• Strong Administration experience
• Fluent in English language
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and Organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Desirable Skills

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given

Mercury is an equal opportunities employer

Dokumentkontrollør

Mercury er den europeiske lederen innen byggeløsninger.

Vi bygger og leder komplekse ingeniør- og byggeprosjekter for verdens ledende selskaper. Løsningene våre bidrar til å levere teknologier og livsforandrende fremskritt som forbinder mennesker, lokalsamfunn og bedrifter, og gir dem muligheten til å oppnå utrolige ting. Våre folk har mot til å være innovative. Deres besluttsomhet og skarpe fokus gjør oss i stand til å levere med sikkerhet, gang på gang.

Vi leverer kundenes visjoner gjennom banebrytende byggeløsninger på tvers av flere sektorer, inkludert: bedriftsdatasentre, avansert teknologi og biovitenskap, hyperskala datasentre og brannvern.

Hos Mercury er det vår plikt å oppmuntre og støtte våre ansatte til å realisere sin visjon av seg selv. Vi setter dem i sentrum for det vi gjør, og gir dem utfordrende muligheter til å utvikle seg i et flott team i et støttende miljø som lar dem nå sitt fulle potensial.

Viktige Ansvarsområder i Rollen

• Arbeid på digitale plattformer som BIM 360, ACC og Asite etc
• Sikre rettidig distribusjon av dokumenter og tegninger til prosjektpersonell
• Arbeider i samsvar med selskapets prosedyrer og retningslinjer
• Distribusjon av tegningsoverføringer og innsendinger til klient
• Vedlikehold av kontrollerte dokumentregistre og tilhørende dokumentasjon
• Utvikling og vedlikehold arkiveringssystemer (digital) (digital og der det er aktuelt fysisk)
• Generell administrasjon, inkludert maskinskriving og trykking
• Dataregistrering i SAP, kjøring av SAP-rapporter og spørringer
• Samarbeid med planlegger, sikkerhetsansvarlig og klient
• Hold organisasjonskartene oppdaterte
• Dekke over tidsadministrasjonen for prosjektet ved behov
• Alle andre oppgaver knyttet til denne rollen

Viktige Kriterier For Rollen

• Må ha erfaring med digitale plattformer som BIM 360
• Minst 2 års relevant erfaring
• Sterk administrativ erfaring
• Flytende i engelsk
• PC-kyndig med kompetanse i Microsoft Word, Excel og Outlook
• Evne til å samarbeide og administrere alt papirarbeid på stedet
• Utmerket telefonoppførsel
• Oppmerksomhet på detaljer
• Evne til å multitaske og jobbe under press
• Sterke mellommenneskelige og organisatoriske ferdigheter
• Stolthet over kvaliteten og presentasjonen av arbeidet
• Utmerkede kommunikasjonsevner

Ønskelig Ferdigheter

• Erfaring fra bygg- eller ingeniørbransjen er en fordel, men ikke et krav
• Erfaring med SAP er en fordel, men ikke et krav, da full opplæring vil bli gitt

Mercury er en arbeidsgiver med like muligheter