Administrative Support Specialist

Yara International ASA; Oslo; On-site; NOK 550,000 - 700,000; Full time

Job summary

En global leder innen bærekraft er på jakt etter en Facility Management Consultant i Oslo. Rollen innebærer et variert ansvar for administrasjon, koordinering av ressurser og oppgraderingsprosjekter. Søker en strukturert og serviceinnstilt kandidat med kommunikasjonsevner på både norsk og engelsk. Vi ønsker å skape et mangfoldig arbeidsmiljø og tilbyr en inkluderende kultur. Stillingen ligger i en dynamisk avdeling med vekstmuligheter.

Qualifications

• Allsidig og strukturert kandidat med gode kommunikasjonsferdigheter.
• Generell forståelse for service, drift og god arbeidskultur.
• Bidrar positivt til miljøet og fungerer godt med ulike typer mennesker.

Responsibilities

• Bistå i administrative prosesser som onboarding/offboarding i samarbeid med HR, IT & HMS.
• Planlegging og gjennomføring av bygningsmessig vedlikehold.
• Koordinering av interne FM-ressurser oppimot resepsjon, sikkerhet, HR.
• Oppdatere brannverninstrukser.
• Koordinering av interne arrangementer.

Skills

Gode kommunikasjonsferdigheter på norsk

Gode kommunikasjonsferdigheter på engelsk

Samarbeidsorientert

Serviceinnstilt

Education

Utdanningsbakgrunn innen merkantile eller tekniske fag

Job description

Vi i Yara er en del av et globalt nettverk som samarbeider for å løse noen av verdens viktigste utfordringer – ressursknapphet, matsikkerhet og miljøendringer – på en lønnsom og ansvarlig måte.

Yara International ASA hovedkontor er lokalisert i Drammensveien 131 i Oslo. Det er ett enbrukerbygg med 450 ansatte. Stillingen er i Facility management (FM) avdelingen som ivaretar driften av Yaras hovedkontor. Avdelingen består i dag av 4 årsverk, hvorav funksjonen som Facility management consultant er en av disse. Facility management consultant jobber sammen med 2 resepsjonsansatte og rapporterer til Head of Facility management.

Dette er en svært variert stilling med mange forskjellige administrative og praktiske arbeidsoppgaver. Rollen går også ut på å koordinere både interne FM ressurser sammen med eksterne leverandører og støtte andre avdelinger på hovedkontoret.

Responsibilities

• Bistå i administrative prosesser som onboarding/offboarding i samarbeid med HR, IT & HMS avdeling
• Planlegging og gjennomføring av bygningsmessig vedlikehold og koordinering mot gårdeier.
• Koordinering av interne FM-ressurser oppimot resepsjon, sikkerhet, HR og kommunikasjonsavdeling
• Oppdatere brannverninstrukser og førstehjelpslister
• Koordinering av interne arrangementer (workshops, eventer, kulturelle og sosiale samlinger)

Rehabiliteringsprosjekter

• Delta i og koordinere oppgraderings- og rehabiliteringsprosjekter for bygget, inkludert AV-utstyr, vedlikehold og sikkerhet.
• Planlegge og gjennomføre interiørmessige oppgraderinger av gulv, kantine, minikjøkken og sosiale soner

Qualifications

• Allsidig og strukturert kandidat med gode kommunikasjonsferdigheter på både norsk og engelsk.
• Utdanningsbakgrunn innen merkantile eller tekniske fag, med generell forståelse for service, drift og god arbeidskultur.
• Samarbeidsorientert og serviceinnstilt person som bidrar positivt til miljøet og fungerer godt med ulike typer mennesker.

Yara er forpliktet til å skape et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø og er stolte av å være en arbeidsgiver som gir like muligheter. Vi mener at et mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø ikke bare er det riktige, men også det smarteste å gjøre. For å levere på dette har Yara forankret mangfold, likestilling og inkludering (DE&I) i vår forretningsstrategi, og mer enn 400 ansatte verden over er engasjert i våre D&I-ambassadørnettverk.

Som en del av vår rekrutteringsprosess kan vi, der det er tillatt etter lokal lovgivning, gjennomføre referanse- og bakgrunnssjekker. Disse sjekkene vil kun bli utført dersom det anses nødvendig for stillingens karakter. Kandidater vil bli informert av HR før eventuelle bakgrunnssjekker igangsettes.