Administrativ koordinator

kontormedarbeider; Trondheim; On-site; NOK 700,000 - 900,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensjonsordning i Statens pensjonskass

Fleksibel arbeidshverdag

Job summary

NTNU i Trondheim søker en administrativ koordinator som bemanner instituttets resepsjon og håndterer HR-relaterte oppgaver som onboarding, rekruttering og personaladministrasjon.

Du vil arbeide i et internasjonalt miljø ved Kavli-institutt for nevrovitenskap, med ansvar for møtebooking, reiseregninger, bestilling av varer og tilrettelegging av arrangementer, samtidig som du støtter daglig kontorstøtte og utvikler effektive rutiner.

Qualifications

• Svært gode språkkunnskaper i engelsk og norsk, muntlig og skriftlig.
• Erfaring med HR-arbeid, herunder rekruttering og onboarding.
• Erfaring fra offentlig administrasjon.
• Arbeidserfaring fra et internasjonalt miljø.

Responsibilities

• Bemanne instituttets resepsjon, ta imot gjester og henvendelser.
• Bestilling av varer, tjenester og tilganger.
• Håndtering av reiseregninger og refusjoner.
• Møtebooking.
• Bistå med planlegging av både små og store arrangementer.
• Noe prosjektarbeid, for eksempel forbedring av rutiner.
• Være stedfortreder for HR-funksjonen og ivareta onboarding, rekruttering og personaladministrasjon.
• Bidra til den daglige driften av instituttets resepsjon og kontorstøtte etter behov.

Skills

Engelsk og norsk språk

HR-arbeid

Rekruttering og onboarding

Offentlig administrasjon erfaring

Internasjonalt miljø erfaring

Education

Bachelorgrad

Job description

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitetmed en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunktinnen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Video: https://youtu.be/Xt-yHCN5QS0

Om stillingen

Kavli-institutt for nevrovitenskap ved NTNU søker en administrativ koordinator som trives i sentrum av et internasjonalt og høyt profilert forskningsmiljø.

Rollen krever en person som holder hodet kaldt når tempoet øker, som bevarer oversikten i krevende perioder og håndterer mange henvendelser samtidig uten å miste roen. Du skaper trygghet og profesjonalitet i møte med alle - alltid med et smil, også når det skjer mye på én gang. Dette er stillingen for deg som kombinerer service, struktur og tilstedeværelse i en hverdag der ingen dager er like.

Din nærmeste leder er kontorsjef ved Kavli-institutt for nevrovitenskap og ditt arbeidsted er campus Øya i Trondheim.

Hva går jobben ut på?

• Bemanne instituttets resepsjon, herunder ta imot gjester og henvendelser.
• Bestilling av varer, tjenester og tilganger.
• Håndtering av reiseregninger og refusjoner.
• Møtebooking.
• Bistå med planlegging av både små og store arrangementer.
• Noe prosjektarbeid (eks. forbedring av rutiner).
• Være stedfortreder for HR-funksjonen og ivareta løpende HR-oppgaver som onboarding, rekruttering og personaladministrasjon.
• Bidra til den daglige driften av instituttets resepsjon, noe som innebærer forefallende oppgaver og kontorstøtte etter behov.

Hvilke kvalifikasjoner må du ha i jobben?

• Relevant utdanning på bachelornivå. Utdanningskravet kan fravikes ved lang og relevant praksis.
• Erfaring fra offentlig administrasjon.
• Arbeidserfaring fra et internasjonalt miljø.
• Svært gode språkkunnskaper. Engelsk og norsk, muntlig og skriftlig.
• Erfaring med HR-arbeid, herunder erfaring med rekruttering, onboarding, personaloppfølging.

Det en fordel om du har

• God system erfaring (DFØ, Unit4 og elements)
• Erfaring med å planlegge arrangementer

Personlige egenskaper

• Hyggelig og service-innstilt
• Fleksibel og effektiv
• Strukturert, systematisk og ryddig
• Høy arbeidskapasitet
• Svært gode kommunikasjons- og samarbeidsevner

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen.

Hvorfor skal du velje oss?

• Du blir en del av Norges største universitet med et viktig samfunnsoppdrag – kunnskap for en bedre verden.
• Fleksibel arbeidshverdag med ordninger for balanse mellom jobb og fritid.
• Attraktive velferdsordninger, blant annet pensjonsordning i Statens pensjonskasse.
• Mulighet til å bidra til utvikling av utdanning, forskning og innovasjon i et internasjonalt miljø.
• Stabilitet og trygghet som følger med en statlig stilling.

NTNU – inkludering og mangfold

Mangfold er en styrke, og ved NTNU har vi et mål om å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet og som tar i bruk potensialet i befolkningens samlede kompetanser. Vår visjon er Kunnskap for en bedre verden og våre verdier er kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull. Vi har tro på at en virksomhet som er likestilt, mangfoldig og kjønnsbalansert er avgjørende for at vi sammen når våre mål.

Vi ønsker medarbeidere med ulike kompetanser, fagkombinasjoner, livserfaringer og perspektiver for å bidra til enda bedre oppgaveløsning av vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning.

Lønn og vilkår

I stillingen som seniorkonsulent kode 1363 vil du lønnes etter avtale avhengig av kvalifikasjoner og ansiennitet.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven , og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Stillingsinnhold og organisatorisk tilknytning kan endre seg over tid.

For nødvendig samhandling faglig og sosialt, er det en forutsetning at du er til stede ved og tilgjengelig i arbeidsmiljøet på daglig basis.

Verdt å merke seg når du søker

Etter søknadsfristen vurderer vi din søknad basert på den informasjonen du har sendt inn i Jobbnorge. Sørg for at søknaden din tydelig viser hvordan dine kvalifikasjoner, ferdigheter og erfaringer oppfyller kravene og kriteriene som er beskrevet i utlysningen.

Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev hvor du tydelig beskriver hvorfor du søker stillingen, og hvordan dine kvalifikasjoner og erfaringer oppfyller imøtekomme utlysningen
• CV
• Vitnemål

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele dittutdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning.

Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon.Som del av rekrutteringsprosessen, kan det bli gjennomført bakgrunnssjekk av aktuelle kandidater.

Offentlig søkerliste mednavn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk . Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Solfrid Nordtug e-post [e-mail] du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med Nathalie Foti Bachke på [e-mail]

Vi gleder oss til å høre fra deg!

Søknadsfrist: 20.09.2026.