Vacature Managementassistent (24 uur)

Werkenbijikazia; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen bij PFZW

Bedrijfsfitness

Opleidingsmogelijkheden via Ikademie

Parkeergelegenheid tegen gereduceerd/t

8,33% vakantiegeld en eindejaarsuitk.

Job summary

Het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam-Zuid zoekt een zelfstandige managementassistent die twee zorgkernmanagers ondersteunt. Je werkt in een klein, zelfstandig team en bent verantwoordelijk voor overzicht, planning en communicatie met interne en externe contacten.

Je taken omvatten agenda-management, voorbereiden van vergaderingen en verslaglegging, en signaleren van knelpunten met het oog op efficiëntere werkprocessen.

Qualifications

• Minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op management- of directieniveau
• Afrondende opleiding tot managementassistent of secretaresse
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda's en prioriteiten, anticiperen op afspraken en deadlines
• Voorbereiden en zorgvuldig organiseren van vergaderingen en besluitvorming
• Coördineren van overleggen, bewaken van afspraken en verslaglegging
• Uitvoeren van klantcontacten en interne/externen vragen zelfstandig afhandelen
• Signaleren van knelpunten en initiatief nemen voor verbeteringen in werkprocessen

Skills

Organisatie

Communicatie

Proactief

Prioriteren

Education

Opleiding managementassistent of secretaresse

Tools

Microsoft Teams

Microsoft 365

Job description

Krijg jij energie van organiseren, schakelen en het ontzorgen van anderen? Als managementassistent van twee zorgkern managers, krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en actief mee te denken over verbeteringen. Een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is! Al enthousiast? Lees dan snel verder!

Jouw afdeling

Als managementassistent ondersteun je twee zorgkernmanagers. Samen met een collega-managementassistent vorm je een klein en zelfstandig team. Jullie hebben ieder een eigen takenpakket en verantwoordelijkheden, maar kunnen op elkaar rekenen en nemen elkaars werkzaamheden over bij afwezigheid.

Daarnaast heb je regelmatig contact met het bestuurssecretariaat en werk je samen met verschillende collega's en afdelingen binnen het ziekenhuis.

Jouw dag

Als managementassistent ben jij degene die overzicht creëert, structuur aanbrengt en ervoor zorgt dat de zorgkernmanagers zich kunnen richten op hun verantwoordelijkheden. Je denkt niet alleen mee, maar vooral vooruit. Je signaleert wat er nodig is, onderneemt zelfstandig actie en weet prioriteiten te stellen, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd om aandacht vragen.

Je bent een stevige gesprekspartner die gemakkelijk schakelt tussen verschillende collega's en afdelingen. Daarbij ben je servicegericht, maar durf je ook duidelijk te zijn en grenzen aan te geven wanneer de situatie daarom vraagt.

• Je beheert complexe agenda's, stelt prioriteiten en anticipeert op afspraken, deadlines en werkzaamheden die eraan komen;
• Je bereidt vergaderingen en besluitvorming zorgvuldig voor, verzamelt relevante informatie en zorgt ervoor dat alle betrokkenen tijdig beschikken over de juiste stukken;
• Je organiseert en coördineert overleggen, bewaakt afspraken en actiepunten en verzorgt waar nodig de verslaglegging;
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en weet verzoeken en vragen zelfstandig en zorgvuldig af te handelen;
• Je signaleert knelpunten, denkt actief mee over verbeteringen en neemt initiatief om werkprocessen efficiënter te organiseren.

Jij bent

Jij bent een zelfstandige en proactieve managementassistent die stevig in de schoenen staat. Je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf wat nodig is en handelt daarnaar. Je denkt meerdere stappen vooruit, houdt overzicht en weet hoofd- en bijzaken moeiteloos van elkaar te onderscheiden.

Met jouw organisatiesensitiviteit voel je goed aan wat er speelt en hoe je met verschillende belangen omgaat. Je bent toegankelijk, communicatief sterk en weet op een prettige maar duidelijke manier je grenzen aan te geven. Ook onder druk blijf je rustig, daadkrachtig en oplossingsgericht. Je haalt er voldoening uit om anderen écht te ontzorgen en bent niet bang om initiatief te nemen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde opleiding tot managementassistent of secretaresse;
• Minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur op management- of directieniveau;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft Teams en Microsoft 365;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Beschikbaarheid voor 24 uur per week, waarbij je werkt op maandag, dinsdag en woensdag óf maandag, dinsdag en donderdag.

Ons ziekenhuis is een middelgroot Protestants – Christelijk ziekenhuis in het hart van Rotterdam-Zuid. Waar wij interesse hebben in wie jij bent als mens en als collega. Naast een functie waarin jij het verschil kunt maken, bieden wij onder andere conform de cao Ziekenhuizen :

• Een salaris in FWG 45: van € 3.228,00 tot maximaal € 4.346,00 bruto per maand bij een 36-urige werkweek. De exacte inschaling hangt af van je opleiding en ervaring;
  Bij ons groeit je salaris met je mee;
• Naast een goed salaris ontvang je bij ons 8,33% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33% bij een 36-urige werkweek;
• Een dienstverband voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;
• Bij een 36-urige werkweek ontvang je 144 uur verlofuren en een Persoonlijk Levensfase Budget (PLB) van 57 uren, waarbij jij met belastingvoordeel via FiscFree bijvoorbeeld een fiets, telefoon of tablet kan aanschaffen. Ook bestaat de mogelijk om van de PLB-uren extra verlof op te nemen;
• Pensioen bij PFZW;
• Naast ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden hebben wij ook warme aandacht voor duurzaamheid en vitaliteit (log in op onze Lifecheck en kom tot bloei!);
• De mogelijkheid om gebruik te maken van bedrijfsfitness in het Ikazia;
• Onbeperkt toegang tot online trainingen via Ikademie;
• Ons ziekenhuis is goed bereikbaar zowel per fiets, auto als per OV. Je loopt van metro en busstation Zuidplein zo naar het ziekenhuis;
• Daarnaast kun je tegen een gereduceerd tarief gebruikmaken van parkeergelegenheid (Q-Park) bij Zuidplein, dat dicht bij het ziekenhuis ligt.
  

Functiegroep:
Administratief en secretarieel

Uren per week:
24 uur

Kies met je hart en met je hoofd, kies voor Ikazia!

In het Ikazia Ziekenhuis in Rotterdam hebben we warme aandacht voor onze patiënten en voor elkaar. Het protestants-christelijke karakter van ons ziekenhuis is mede bepalend voor onze opvatting over patiëntenzorg: werken met hart en handen. Persoonlijke aandacht staat centraal. In de patiëntenzorg, maar ook in andere diensten. Met elkaar werken we aan kwalitatief hoogwaardige zorg. Wij zijn een middelgroot ziekenhuis met vrijwel alle medisch specialismen in huis. Ook is Ikazia een opleidingsziekenhuis voor de specialismen Inwendige Geneeskunde, Maag-, Darm- en Leverziekten, Algemene Heelkunde, Gynaecologie, Anesthesiologie en Klinische Psychologie.

Deze vacature is zowel in- als extern geplaatst. Conform het werving- en selectiebeleid van het Ikazia Ziekenhuis, hebben interne kandidaten, bij gelijke geschiktheid, voorrang.

Verwerking van jouw persoonsgegevens vindt plaats conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie: lees de privacyverklaring voor sollicitanten.

In het kader van de wettelijke vergewisplicht maken een Verklaring Omtrent het Gedrag en het checken van referenties onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure. Tevens wordt, indien van toepassing, navraag gedaan bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd en het BIG-register geraadpleegd.

Je kunt tot en met 31 oktober reageren op deze vacature. Daarna maken we een selectie en plannen we de sollicitatiegesprekken in.