Teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris

Gemeente Utrecht; Utrecht; On-site; EUR 71,000 - 94,000; Full time

Benefits offered by this job

32–36 uur werkweek

IKB 17,05%

Hybride werken

100% OV-vergoeding

Thuiswerkvergoeding

GoodHabitz trainingen

Sabbatical/Verlofsparen

Feestdagen-ruil optie

ABP pensioen

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris die leiding geeft aan een team van acht collega’s en samen met college- en directiesecretarissen zorgt voor een soepel besluitvormingsproces.

Je bent lid van MT Strategie en Bestuur en rapporteert aan de manager Bestuursondersteuning. Je bewaakt de kwaliteit van collegevoorstellen en begeleidt onboarding en samenwerking tussen bestuur en organisatie.

Qualifications

• WO-denkniveau of hoger in relevante bestuursdiscipline.
• Ervaring met hiërarchische aansturing van professionals of vergelijkbare stappen naar teamleiding.
• Ruime en recente ervaring met strategische politiek-bestuurlijke advisering aan bestuur en topmanagement in een overheidsorganisatie.
• Aantoonbare ervaring met kwaliteitseisen van bestuurlijke besluitvorming en besluitvormingsstukken.
• Ervaring met college- en raadsbesluitvorming binnen een gemeente is een pré.

Responsibilities

• Leidinggeven aan het team Stafbureau en richting geven aan prioriteiten en ontwikkeling.
• Sturen op brede ontwikkeling van Strategie en Bestuur en afdelingsbrede thema's beheren.
• Met je team zorgen voor kwaliteit, samenhang en bestuurlijke rijpheid van collegevoorstellen.

Skills

Leidinggeven

Strategisch advies

Overheidsorganisatie-inzicht

Verandermanagement

Education

WO-niveau bestuurskunde/politicologie/bestuursrecht

Job description

Utrecht heeft jou nodig!
Als teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris werk je in het hart van de bestuurlijke besluitvorming. Je zorgt dat voorstellen zorgvuldig worden voorbereid en dat bestuur en organisatie op het juiste moment over heldere informatie beschikken. Je combineert leidinggeven met scherpe advisering aan de gemeentesecretaris, het college en de ambtelijke top. Zo draag je direct bij aan betrouwbare besluitvorming over de stad.

Dit is je werk

Team Stafbureau Gemeentesecretaris bestaat uit acht collega’s met uiteenlopenderollen, verantwoordelijkheden en ervaringsniveaus. Zij zorgen onder andere voor agendavorming, kwaliteitstoetsing, archivering, administratie, procesondersteuning en distributie van stukken.

Jij geeft hiërarchisch leiding aan dit team en zorgt samen met de college- en directiesecretarissen voor een soepel en zorgvuldig besluitvormingsproces voor concerndirectie en college: het team als een machinekamer.

Je bent lid van het MT Strategie en Bestuur en plaatsvervangend collegesecretaris. Ook draai je mee in het verplichte crisispiket als verslaglegger in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) bij crises die worden opgeschaald naar GRIP 3. Jouw team is ook verantwoordelijk voor de piketindeling.

Een belangrijk deel van het werk van je team is het bewaken van kwaliteit. Zij zijn de laatste controleur op college-en raadsvoorstellen voordat de gemeentesecretaris akkoord geeft op agendering. Samen met de secretarissen beoordelen jullie of stukken helder, compleet en klaar voor besluitvorming door directie en college zijn.

Je bent adviseur en strategisch gesprekspartner van de college- en directiesecretarissen, de gemeentesecretaris en de organisatie over de bestuurlijke besluitvorming en advisering. Je bent verantwoordelijk voor de breed uitgerolde opleiding Helder en Integraal adviseren. Samen met het hoofd Bestuursondersteuning geef je vorm aan deze ketensturing en leid je de vakgroep die stuurt op de standaarden voor kwaliteit van beleid en advisering.

Daarnaast zorgt je team dat de organisatie goed kan werken met het bestuurlijke besluitvormingsproces. Je maakt nieuwe medewerkers en leidinggevenden hiermee bekend tijdens de onboardingsdagen.

Concreet ga je:

• leidinggeven aan het team Stafbureau en richting geven aan prioriteiten, samenwerking en ontwikkeling;
• met het MT sturen op de brede ontwikkeling van Strategie en Bestuur, waarbij je verantwoordelijk bent voor een afdelingsbreed thema (verzuim, opleidingen, diversiteit etc.);
• met je team de kwaliteit, samenhang en bestuurlijke rijpheid van collegevoorstellen helpen bewaken;
• met de college- en directiesecretarissen en je team zorgen voor een zorgvuldig verloop van agendering, voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van besluitvorming en overige administratieve processen van college en directie;
• de gemeentesecretaris en ambtelijke organisatie adviseren over heldere en integrale besluitvorming.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Bestuursondersteuning binnen het organisatieonderdeel Strategie en Bestuur. Jouw thuisbasis is het stadskantoor van Utrecht, pal naast Utrecht CS.

Binnen Strategie en Bestuur werken ongeveer 45 collega’s aan de ondersteuning en advisering van het college van B&W en de directie. Je valt hiërarchisch onder de manager Bestuursondersteuning en werkt dagelijks midden in het bestuurlijke en ambtelijke hart van de gemeente. Er wordt hard gewerkt in een informele werksfeer, waarbij medewerkers elkaar makkelijk weten te vinden. Onze medewerkers hebben een hoge betrokkenheid bij de stad, het bestuur en bij elkaar.

Je werkt samen met de college- en directiesecretarissen, de gemeentesecretaris, burgemeester en wethouders, de concerndirectie, de griffie, bestuursadviseurs, directeuren, adviseurs bestuurlijke zaken, bestuursassistenten en andere collega’s. Je stemt voortdurend af over kwaliteit, timing en verantwoordelijkheden in het besluitvormingsproces.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Als teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris breng je het volgende mee:

• wo werk- en denkniveau en bij voorkeur een opleiding in bestuurskunde, politicologie of bestuursrecht;
• ervaring met functionele aansturing van professionals of aantoonbare ervaring waaruit blijkt dat je klaar bent voor een volgende stap naar teamleiding.
• ruime en recente ervaring met strategische politiek-bestuurlijke advisering aan bestuur en topmanagement in een overheidsorganisatie;
• aantoonbare ervaring met de kwaliteit, procedures en formele eisen van bestuurlijke besluitvorming en besluitvormingsstukken;
• ervaring met college- en raadsbesluitvorming binnen een gemeente is een pré.

Daarnaast laat je in je werk het volgende zien:

Omgevingsbewust: je overziet wat er speelt tussen bestuur, raad en organisatie. Je herkent wanneer kwaliteit, voortgang of bestuurlijke zorgvuldigheid onder druk staan en weet wanneer je moet doorvragen, begrenzen of met gezag moet handelen.

Team bouwen: je geeft richting aan het team, houdt oog voor een zorgvuldige samenstelling en stimuleert goede samenwerking. Je geeft medewerkers individueel ruimte, zonder het gezamenlijke resultaat en de verantwoordelijkheid van het team uit het oog te verliezen.

Coachen: je voert het goede gesprek over prestaties, ontwikkeling, gedrag en houding en stuurt bij waar dat nodig is. Je zorgt dat medewerkers zich veilig en gehoord voelen, voert verbeteringen door op individueel en teamniveau en geeft zelf het goede voorbeeld.

Wij zijn op zoek naar een teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris die ons belang voor culturele diversiteit en inclusie deelt en bevordert. Wij moedigen kandidaten van diverse achtergronden aan om te solliciteren en samen met ons te bouwen aan een meer inclusieve organisatie.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 378.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als teamleider Stafbureau Gemeentesecretaris doet er dus toe.

Tegelijk hoort daar een passend pakket aan arbeidsvoorwaarden bij:

• Een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris tussen € 5.958 en € 7.837 op basis van 36 uur (schaal 13). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris, voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld;
• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar, met de intentie deze om te zetten naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding;
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer;
• Ruimte voor jouw ontwikkeling, en meer dan 100 onlinetrainingen via GoodHabitz;
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie;
• De mogelijkheid om twee feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag die past bij jouw culturele achtergrond, nationaliteit of levensovertuiging;
• Een goed pensioen bij pensioenfonds ABP.

Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving op deze pagina.

Dit is handig om te weten

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

De gemeente Utrecht wil een organisatie zijn die de culturele diversiteit van de stad weerspiegelt. Bij vacatures op schaal 12 en hoger geven wij bij gelijke geschiktheid de voorkeur aan kandidaten die bijdragen aan deze diversiteit.

In het sollicitatieformulier kun je, als je dat wilt, aangeven of je een cultureel diverse achtergrond hebt. Dit is vrijwillig en heeft geen invloed op je sollicitatie voor de functie.