Senior Payroll Specialist (NL) – Compliance & Process Excellence

VMI Holland B.V.; Netherlands; Hybrid; EUR 42,000 - 65,000; Part time

Benefits offered by this job

40 verlofdagen (fulltime-equivalent)

Thuiswerken mogelijk

Flexibel werkschema

Winstdelingsregeling

Overwerk-compensatie

Reiskostenvergoeding

VMI Academy/opleidingen

Job summary

VMI Holland B.V. zoekt een Payroll Excellence & Compliance Lead om de Nederlandse payroll voor ruim 900 collega’s te leiden en te borgstellen. Je combineert kennis van wet- en regelgeving met proceskracht, standaardisatie en automatisering.

Je werkt nauw samen met HR en Finance en fungeert als sparringpartner. Je beheert systemen (Saphir/Atimo) en draait mee in internationale payroll-omgevingen met aandacht voor data en controles. Parttime 24–32 uur per week.

Qualifications

• Ruime ervaring met Nederlandse salarisadministratie en payroll governance.
• Kennis van relevante regelingen zoals 30%-regeling en vakantiegeld.
• Ervaring met Cobra (SD Worx) is een pré.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor maandelijkse salarisverwerking voor >900 medewerkers (richting >1000).
• Beheer van payroll governance en compliance en documentatie/ audittrail.
• Opzetten van controles, analyses en het signaleren van oorzaken.
• Optimalisatie van mutatiestromen, rapportages en automatisering in payrollketen.
• Stakeholdermanagement met HR, Finance en management bij complexe cases.

Skills

Payroll-expertise

Data-analyses

Stakeholder management

Excel-vaardigheden

Cobra kennis

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

PDL-certificering (pré)

Tools

Saphir/Atimo

Excel

Job description

In het kort

Payroll is voor jou niet alleen mutatieverwerking, maar een kritische bedrijfsfunctie. Betrouwbaar, controleerbaar en compliant, met heldere processen waar de organisatie op kan bouwen.

Bij VMI zoeken we een senior payroll professional die eigenaarschap neemt over de Nederlandse payroll voor ruim 900 collega’s (groei naar >1000), de kwaliteit en continuïteit borgt en verder verbetert op het gebied van procesinrichting, data/rapportages en systeemoptimalisatie.

Je werkt nauw samen met twee payrollcollega’s en schakelt met HR en stakeholders. Jij bent de inhoudelijke spil en sparringpartner. Je signaleert risico’s voordat ze impact hebben. Je stroomlijnt processen, versterkt controles en optimaliseert systemen, zodat payroll betrouwbaar, efficiënt en ‘in control’ blijft bij verdere groei.

Jouw werk

Als Payroll Excellence & Compliance Lead zorg je dat payroll “in control” is en blijft. Je combineert inhoudelijke diepgang (wet- en regelgeving, regelingen, uitzonderingen) met proceskracht (standaardiseren, automatiseren, borgen). Concreet:

Eindverantwoordelijkheid (NL) voor een tijdige en correcte maandelijkse salarisverwerking voor >900 medewerkers (richting >1000).

Payroll governance & compliance: bewaken en toepassen van wet- en bedrijfsregelingen (o.a. 30%-regeling, reis-/onkosten, vakantiegeld, winstdeling), inclusief documentatie en audittrail.

Quality control & analyses: opzetten/uitvoeren van controles, steekproeven en trendanalyses; signaleren van afwijkingen en structureel oplossen van oorzaken (niet alleen symptomen).

Proces- en systeemverbetering: optimaliseren van mutatiestromen, controls, rapportages en automatisering in de payrollketen (van input tot betaling en afdrachten).

Stakeholdermanagement: sparringpartner voor HR, Finance en management bij complexe cases, beleidsvragen en interpretatie van regelingen.

Systeemverantwoordelijkheid in de praktijk: aanspreekpunt voor payroll (Nederland) en het urenregistratiesysteem Saphir (Atimo) voor locaties in Nederland, Duitsland, India en Polen—met focus op ketenwerking, datakwaliteit en duidelijke afspraken.

Uitbetalingen & afdrachten: coördinatie/voorbereiding van loonuitbetalingen, loonheffingen, afdrachten en pensioen gerelateerde administratie.

Werkomgeving

Je komt terecht in een compact payrollteam (2 collega’s) binnen Finance (11 medewerkers + manager). De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel, en je krijgt ruimte om verbeteringen daadwerkelijk door te voeren. Je werkt dagelijks samen met HR en schakelt waar nodig met internationale stakeholders.

Ruime ervaring in Nederlandse payroll/salarisadministratie, met aantoonbaar eigenaarschap over kwaliteit en continuïteit.

Je bent inhoudelijk stevig in wet- en regelgeving en kunt complexe casuïstiek helder uitleggen aan niet-specialisten.

Je werkt gestructureerd en bent sterk in control, analyse en risicodenken: je maakt payroll voorspelbaar en beheersbaar.

Je hebt aantoonbare Excel-ervaring en voelt je thuis in data, controles en rapportages.

MBO-4 werk- en denkniveau; PDL is een pré.

Pré: kennis van Metalektro CAO en/of ervaring met Cobra (SD Worx).

Beschikbaar voor 24–32 uur per week.

VMI is wereldwijd een toonaangevende, zeer sterke en betrouwbare speler in de markt. We ontwikkelen en produceren hightech, innovatieve producten. Binnen het bedrijf heerst een informele en prettige werksfeer. Er wordt gewerkt in een omgeving van vertrouwen en je hebt veel vrijheid bij de uitvoering van jouw werk. Door de grootte van het bedrijf zijn er voldoende uitdagingen en goede ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden. Verder is van belang om te vermelden:

Naast een prima salaris bieden we een goede balans tussen werk en privé onder andere door een ruime verlofregeling van 40 verlofdagen (bij fulltime dienstverband), mogelijkheden voor thuiswerken en een flexibel werkrooster.

We hebben een royale overwerk compensatie en vergoedingen bij reizen naar het buitenland.

Er is een uitstekende winstdelingsregeling.

Een informele, prettige werksfeer waarin we nauw met elkaar samenwerken.

Mogelijkheden tot opleidingen, toegang tot de VMI Academy (een online leeromgeving) en interne ontwikkeltrajecten.

Internationale mogelijkheden door onze vestigingen en klanten wereldwijd.

VMI heeft een vitaliteitsprogramma waarbinnen diverse activiteiten worden georganiseerd.

Ben je sportief? Bij VMI kun je je energie kwijt bij verschillende sportevenementen, vaak gekoppeld aan de sponsoring van een goed doel.

Geïnteresseerd?

Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Voor meer informatie kun je contact opnemen met Carolina Berkhout van de afdeling HR via telefoonnummer 0578-679122. Een screeningsonderzoek maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Onze sollicitatieprocedure

“Beoordeling van je sollicitatie”

Zodra we jouw sollicitatie ontvangen, gaan we deze zorgvuldig beoordelen. Indien nodig nemen we telefonisch contact met je op voor verdere informatie.

Je wordt uitgenodigd voor een gesprek op locatie waarin we graag nader kennis met je maken. (afhankelijk van de situatie kan dit ook via Teams worden georganiseerd) Na een succesvol eerste gesprek volgt vaak een tweede gesprek, waarbij je een collega van de afdeling ontmoet. Indien gewenst, is een derde gesprek of een dagdeel meekijken op de afdeling ook mogelijk.

Afhankelijk van de functie kan het zijn dat je wordt uitgenodigd voor een assessment.

Wanneer onze ambities overeenkomen en we een wederzijdse match zien, ontvang je van ons een arbeidsvoorwaardelijk voorstel. Bij akkoord van dit voorstel wordt afhankelijk van de functie een screening opgestart. (meer informatie hierover ontvang je van de Recruiter)

“Welkom bij VMI”

Gefeliciteerd, je hebt het aanbod geaccepteerd en wordt onderdeel van VMI! Op je eerste dag start je met een introductie en afhankelijk van je functie een onboarding programma.