Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties

Werken voor Nederland; Huis ter Heide; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Senior Medewerker Hotel en Vergader Accommodaties in Huis ter Heide (Ut) voor een tijdelijke aanstelling van 24 maanden met uitzicht op vaste aanstelling. Uren per week 38.

Taken: behandelen en coördineren van HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering, inclusief administratieve afhandeling, kwaliteitsbewaking en communicatie met klanten en leveranciers. Vereiste: MBO-4, ervaring met SAP Ariba, Outlook en Excel; rijbewijs voor hybride werken.

Qualifications

• Ervaring in reserveringssystemen, Microsoft Outlook en Excel, SAP Ariba.
• Kennis van hotel- en vergaderaccommodaties en hospitality.
• Inzicht in defensieorganisatie en leveranciersprocessen.
• Vaardigheid in plannen, organiseren, coördineren en evalueren.

Responsibilities

• Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering.
• Bewaken voortgang, kwaliteit en doorlooptijden; afstemmen met klanten en leveranciers.
• Administratief juist registreren van aanvragen; gegevensbeheer en factuurcontrole.
• Draagt verbeteringen aan en werkt aan procesoptimalisatie.

Skills

Plannings- en organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken in teams

Education

MBO-4 diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau

Tools

SAP Ariba

Worldmeetings

Meetingselect

Microsoft Outlook

Excel

Job description

Senior Medewerker Hotel en Vergader Accomodaties

Vacature kenmerken

Standplaats Huis ter Heide (Ut)

Contractduur 24 maanden

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Facilitair / dienstverlening

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Behandelt en coördineert HVA-aanvragen van klantvraag tot uitvoering, door:
- het zelfstandig behandelen, voorbereiden en coördineren van aanvragen, inclusief samengestelde of complexe aanvragen waarbij meerdere leveranciers of locaties betrokken zijn.
- het bewaken van voortgang, kwaliteit en doorlooptijden, het signaleren van afwijkingen en het afstemmen met klanten, leveranciers en interne partijen.
- het administratief juist en volledig registreren van aanvragen, inclusief gegevensbeheer en factuurcontrole.
- het aandragen van alternatieven en oplossingen wanneer aanvragen niet uitvoerbaar zijn, en bijdragen aan een efficiënte en klantgerichte dienstverlening.

Ondersteunt en adviseert het Hoofd HVA bij de bedrijfsvoering en kwaliteitsverbetering, door:
- het signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen voor het volledige HVA proces van aanvraag tot betaling.
- het opstellen en verbeteren van werkinstructies en kwaliteitsborging binnen de afdeling.
- het opstellen van (deel)rapportages en het aanleveren van managementinformatie;
- het ondersteunen bij de behandeling van klachten en het aandragen van oplossingsrichtingen.
- deel te nemen in projectgroepen en werkgroepen ter verbetering van processen.

Coördineert de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling HVA, door:
- het verzorgen van de dagelijkse werkverdeling en stemt prioriteiten af met het Hoofd HVA.
- het bewaken van de voortgang van werkzaamheden en coördineert de inzet van medewerkers en middelen.
- het fungeren als vakinhoudelijke vraagbaak en eerste aanspreekpunt bij incidenten of complexe aanvragen.
- het sturen op vak-inhoud en uniformiteit in uitvoering van werkzaamheden binnen het team.

Contacten
Met behoeftestellers over wensen, aanvragen en voortgang.
Met interne en externe leveranciers over uitvoering, planning en evaluatie van dienstverlening.
Met andere SP-afdelingen en collega’s binnen overlegstructuren en werkgroepen.
Stakeholders binnen DOSCO.

De functionaris is verantwoording verschuldigd aan het hoofd HVA over de kwaliteit van afhandeling van complexe aanvragen, adviezen en procescoördinatie.
- Kaders zijn de voorschriften, richtlijnen en procedures van het SP en de afspraken met leveranciers en klanten.
- Binnen deze kaders neemt de functionaris zelfstandig beslissingen over de behandeling en prioritering van complexe aanvragen, de inhoud van adviezen en de wijze van afstemming met klanten en leveranciers.

Kennis van hotel- en vergaderaccommodaties, hospitality en evenementenbranche.
- Kennis van administratieve systemen en procedures (ervaring met SAP Ariba, Worldmeetings, Meetingselect is een pré).
Inzicht in de defensieorganisatie, de klantomgeving en processen van interne en externe leveranciers.
- Vaardigheid in plannen, organiseren, coördineren en evalueren.
- Communicatieve en adviesvaardigheden.
- Vaardigheid in samenwerken binnen werkgroepen en projectstructuren.

Vereist: MBO-4 diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau.
Ervaring in reserveringssystemen, Microsoft Outlook en Excel, SAP Ariba

- De sollicitant dient in het bezit te zijn van een rijbewijs, in verband met hybride werken. Dit houdt in dat er zowel op de standplaats als thuis en op andere locaties wordt gewerkt.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht! Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze. De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie. Het Service Punt (SP) maakt als organisatie-eenheid onderdeel uit van de DFLB. Het SP is verantwoordelijk voor het lokaal plannen, coördineren en uit laten voeren van opgedragen defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning. Het SP stuurt op het nakomen van afspraken met interne en externe leveranciers. Het SP heeft inzicht in de beschikbaarheid van capaciteiten, de voortgang van levering, neemt hindernissen weg voor levering, evalueert en implementeert verbeterinitiatieven. De commandant en de collega op locatie in zijn kracht zetten is hét oogmerk van ondersteuning van het SP door de behoeftestelling over te nemen en in gang te zetten en de regie op de uitvoering van de defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning te voeren.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Sam van Eijk, HR Adviseur
[e-mail]
0682084080