Senior Medewerker Beveiligingsdocumenten

Ministerie van Defensie; Utrecht; On-site; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werktijden

Thuiswerken mogelijk

Pensioenregeling

Trainingen en opleidingen

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Sr. Medewerker Beveiligingsdocumentatie voor de afdeling Inrichting Fysieke Beveiliging (IFB) binnen de DBBO in Utrecht.

Je zorgt voor verwerking en archivering van gerubriceerde informatie, ondersteunt teams en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe vragen. De functie vereist een proactieve, zelfstandige professional met ervaring in documentatie en managementondersteuning, plus HBO-niveau.

Qualifications

• Ervaring met documentatieverwerking, informatievoorziening, archivering en managementondersteuning op meerdere locaties.
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichtheid.
• Inzet, zelfstandigheid en professionele houding.

Responsibilities

• Administratieve verwerking van diverse (gerubriceerde) informatie
• Beheren van SharePoint-sites voor interne en externe communicatie
• Administratief bijhouden van databasewijzigingen m.b.t. specifieke applicaties
• Ondersteunen van teams op gebied van agendabeheer, jaarplanning, vergaderlocaties en materiaalbeheer
• Registratie en autorisaties beheren en managementrapportages verzorgen
• Eerste aanspreekpunt vanuit backoffice voor externe vragen
• Bewaken van voortgang van behoeften en communicatie richting teams
• Deelnemen aan diverse overleggen intern en extern

Skills

Communicatieve vaardigheden

Klantgericht

Initiatiefrijk

Creatief

Teamgericht

Education

HBO-propedeuse

Tools

MS-Office

SharePoint

Job description

Wil jij bijdragen aan de veiligheid van Nederland én tegelijkertijd werken aan de kwaliteit binnen het domein van de fysieke beveiliging op organisatorisch-, bouwkundig- en elektronisch gebied? Dan is dit jouw kans! Word Senior Medewerker beveiligingsdocumentatie bij Defensie en maak het verschil binnen een unieke en betekenisvolle werkomgeving.

Defensie is aan het versnellen en op alle niveaus worden er noodzakelijke stappen gezet om eigentijds en effectief invulling te geven aan onze primaire taak ‘beschermen wat ons dierbaar is’. Kazernes, vliegvelden, havens, opslagfaciliteiten, materieel, medewerkers, al deze Te Beschermen Belangen van Defensie moeten natuurlijk ook bewaakt en beveiligd worden, dat is het werk van de Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO).

Spreekt dit jou aan?

Waar ga je werken?
Je gaat als burgermedewerker aan de slag bij de afdeling Inrichting Fysieke Beveiliging (IFB) van DBBO. De standplaats voor deze functie is Utrecht.

Het totale IFB team bestaat uit 75 medewerkers, waarbij binnen jouw team momenteel met 9 collega’s werkzaam is. Bij IFB sta je er echter niet alleen voor! Samen met de collega’s binnen team IFB adviseer je over de te nemen OBE-mix.
Onze cultuur kan je het beste omschrijven als professioneel, collegiaal en gericht op ontwikkeling. We werken hard, maar zeker met ruimte voor humor, eigen initiatief en groei. Bewaking en beveiliging gaan 24/7 door – werken bij IFB is dan ook afwisselend, verantwoordelijk en nooit saai.

Wat ga je doen?
Als Sr. Medewerker Beveiligingsdocumentatie zorg jij samen met je collega’s binnen de backoffice (bureau ondersteuning) voor de juiste verwerking en archivering van (gerubriceerde) informatie, ondersteun je de teams bij organisatorische taken en ben je in veel gevallen het eerste aanspreekpunt van de afdeling zowel intern als extern. De werkzaamheden zijn onder andere:

• Administratieve verwerking van diverse soorten (gerubriceerde) informatie
• (mede) Beheren van de SharePoint sites voor zowel interne als externe communicatie
• Administratief bijhouden databasewijzingen m.b.t. specifieke applicaties
• Ondersteunen van een of meerdere teams binnen de afdeling op het gebied van agendabeheer, jaarplanning, vergaderlocaties, (bruikleen) materiaalbeheer, registratie en autorisaties
• Verzorgen van managementrapportages
• Eerste aanspreekpunt vanuit de backoffice (bureau ondersteuning) voor externe vragen en behoeften
• Bewaken voortgang behoeften en communicatie richting de verschillende teams
• Deelname aan diverse overleggen zowel intern als extern t.b.v. de teams

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur.

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie ben jij?
Jij bent een scherpe, betrokken en zelfstandige professional die gestructureerd werkt.
Maar om deze baan met succes en plezier te doen, ben je communicatief sterk, klantgericht en beschik je over een goed beoordelingsvermogen. Daarbij ben je initiatiefrijk en creatief en begrijpt je wat er nodig is om een afdeling te ondersteunen in hun werk en ontwikkeling, zowel inhoudelijk, professioneel en persoonlijk.

Je beschikt over: Dit is een baan waarin je van vele markten thuis moet zijn, maar waarin ook ruimte is om jezelf verder te professionaliseren. Ervaring met documentatieverwerking, informatievoorziening, archivering en managementondersteuning op meerdere locaties is meer dan wenselijk om deze baan met plezier en vertrouwen te doen. Verder denken wij aan:

• HBO-propedeuse;
• Goede bekendheid met MS-Office en Sharepoint;
• Een team gedreven instelling om over teams heen te werken;
• Theoretische (globale) kennis van fysieke beveiliging.;
• Rijbewijs B

Wat bieden wij jou?
Bij Defensie werk je in een organisatie met maatschappelijke impact. Jij krijgt de kans om écht bij te dragen aan de veiligheid van Nederland.
Wij bieden:

• Een boeiende functie op een stimulerende afdeling die creativiteit en initiatief aanmoedigt;
• Ruimte voor persoonlijke groei via trainingen en opleidingen.
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken.
• Een uitstekend salaris (schaal 08 IBBAD), goede pensioenregeling en andere arbeidsvoorwaarden.

Waarom deze baan?
Omdat je wilt werken in een betekenisvolle omgeving. Omdat je gelooft in kwaliteit en integriteit. En omdat je een rol wilt spelen in de ontwikkeling van een professionele beveiligingsorganisatie.

Klaar om impact te maken?

Hier kom je te werken

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.
De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven:
Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.
Het organisatieonderdeel Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO) levert ondersteuning aan de gevechtskracht van de Defensieorganisatie. Zij verzorgt daartoe dag en nacht de fysieke beveiliging van de te beschermen belangen van de Defensieonderdelen binnen het Koninkrijk der Nederlanden. De DBBO is een gewaarde bewapende beveiligingsorganisatie.
De DBBO kent in totaal 25 patrouillegebieden. In elk patrouillegebied heeft de