Senior Management Ondersteuning

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Goede salaris (IBBAD schaal 6)

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een senior managementondersteuner die het commandant DBBO en het managementteam administratief en representatief ondersteunt. Je beheert agenda’s, coördineert korte projecten en bent hét aanspreekpunt voor diverse interne en externe partijen.

De rol vereist een MBO4-secretariële opleiding, ervaring in een dynamische omgeving en uitstekende Nederlandse communicatie. Een aantrekkelijk pakket en doorgroeimogelijkheden worden geboden.

Qualifications

• MBO4 diploma secretariële richting (MEAO) vereist.
• Ervaring als secretaresse of managementondersteuner in dynamische omgevingen.
• Kennis van administratieve processen en goede organisatorische vaardigheden.
• Duidelijke mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands.
• Klantgericht, proactief en flexibele werkhouding.

Responsibilities

• Ondersteunen van commandant DBBO en het managementteam met secretariële en administratieve werkzaamheden.
• Beheren en controleren van agenda’s en afspraken van MT-leden.
• Onderhouden van contacten met interne en externe partijen en fungeren als eerste aanspreekpunt.
• Registreren en distribueren van binnengekomen post en relevante informatie toevoegen.
• Coördineren van kortdurende projecten en evenementen, inclusief uitgiften, uitnodigingen en facilitaire coördinatie.

Skills

Secretariaat

Organisatie

Communicatie

Klantgerichtheid

Flexibele werkhouding

Education

MBO4 diploma secretariële richting (MEAO)

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij een ervaren managementondersteuner die moeiteloos schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten? Vind je het leuk om een cruciale rol te spelen in het ondersteunen van de commandant en het managementteam van de Defensie Beveiligings- en Bewakingsorganisatie, in een dynamische omgeving die bijdraagt aan de veiligheid van Nederland? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor jou!

Defensie is aan het versnellen en op alle niveaus worden er noodzakelijke stappen gezet om eigentijds en effectief invulling te geven aan onze primaire taak ‘ beschermen wat ons dierbaar is’. Kazernes, vliegvelden, havens, opslagfaciliteiten, materieel, medewerkers, al deze Te Beschermen Belangen (TBB) van Defensie moeten natuurlijk ook bewaakt en beveiligd worden, dat is het werk van de Defensie Beveiligings- en Bewakingsorganisatie (DBBO). De DBBO bestaat uit een commandant, een centrale staf, drie beveiligingsregio’s en een operatiecentrum.

Wat ga je doen?

• Als senior managementondersteuning ben je werkzaam als burgermedewerker binnen Defensie. Je speelt een cruciale rol in de ondersteuning van de commandant DBBO en het managementteam. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Dit doe jij door zowel secretariële als administratieve en representatieve ondersteuning te bieden aan de commandant.
• Je werkzaamheden bestaan onder andere uit het beheren en bijhouden van de agenda’s van de commandant DBBO en MT-leden en het controleren op het nakomen van afspraken;
• Het onderhouden van contacten met interne en externe partijen en het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de commandant DBBO;
• Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het registreren en distribueren van de post en het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie;
• Het coördineren van kortdurende projecten, bijvoorbeeld cursussen en bijeenkomsten, hetgeen onder meer inhoudt: het versturen van uitnodigingen en het verzenden van stukken, het organiseren van de facilitaire ondersteuning en het coördineren van administratieve werkzaamheden rond inschrijving en betaling.

Herken jij jezelf in de volgende punten?

• Je hebt een MBO 4 diploma in secretariële richting (MEAO);
• Je hebt ervaring als secretaresse of als medewerker managementondersteuning en je voelt je comfortabel in een dynamische omgeving;
• Je hebt kennis van administratieve processen, bent goed georganiseerd en kunt meerdere taken tegelijkertijd beheren;
• Je hebt goede communicatievaardigheden en kunt zowel mondeling als schriftelijk helder en effectief communiceren in het Nederlands;
• Je bent klantgericht, proactief en hebt een flexibele werkhouding.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende en dynamische werkplek in een maatschappelijk relevante organisatie;
• De kans om samen te werken met een professioneel team en een belangrijke bijdrage te leveren aan de beveiliging van Nederland;
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, inclusief een goed salaris (IBBAD schaal 6) en pensioenregeling.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst. Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht! Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid. Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel! De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze. De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie. Het organisatieonderdeel Defensie Bewakings- en Beveiligingsorganisatie (DBBO) levert ondersteuning aan de gevechtskracht van de Defensieorganisatie. Zij verzorgt daartoe dag en nacht de fysieke beveiliging van de te beschermen belangen van de Defensieonderdelen binnen het Koninkrijk der Nederlanden. De DBBO kent in totaal 25 patrouillegebieden. In elk patrouillegebied heeft de commandant patrouillegebied (CPG) de leiding. Medewerkers van DBBO zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de bewaking- en beveiliging van de te beschermen belangen van Defensie.

Dhr. JHT Moerbeek MEd, Chef Staf DBBO/Plv C-DBBO
[e-mail]
0623823089

Mevr. N. van der Stap, P&O Adviseur
[e-mail]
0623731541