Senior Management Assistent

Openbaar Ministerie; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Ov-reiskosten woon-werkverkeer

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Job summary

Openbaar Ministerie zoekt een managementassistent die secretariaire ondersteuning biedt aan het IVOM-management. Je werkt in een gezellig team en voert jouw werkzaamheden zelfstandig uit binnen jouw directie.

Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor en maakt notulen. Ook organisatie van lunches en borrels maakt deel uit van het werk. Een jaarcontract met uitzicht op onbepaalde tijd en een 36-urige werkweek worden geboden.

Qualifications

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt ervaring in een ondersteunende/coördinerende functie.
• Je bent een ervaren managementassistent die vooruit denkt, structuur aanbrengt en leidinggevenden optimaal ondersteunt.

Responsibilities

• Beheren van diverse agenda’s en afspraken, inclusief de directeur en afdelingsmanagers.
• Organiseren van vergaderingen, notuleren en tijdsplanning optimaliseren.
• Samen met het team organiseren van lunch meetings en borrels.
• Ondersteunen bij recruitment en personele aangelegenheden waar nodig.

Skills

Plannen en organiseren

Proactief handelen

Organisatiesensitiviteit

Samenwerken

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Registratiesysteem

Job description

In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met vooralsnog vier management assistenten. Je hebt jouw eigen werkzaamheden binnen je eigen werkveld (directie) die je zelfstandig uitvoert. Het is een leuk en divers team waarbij naast de focus op het werk ook zeker ruimte is voor humor en gezelligheid.

De werkzaamheden die je gaat doen bestaan o.a. uit het beheren van diverse agenda’s en het maken van afspraken. Je bent verantwoordelijk voor de agenda’s van een kwartiermaker (directeur) en de afdelingsmanagers binnen één directie. Hierbij weet je te prioriteren en daarnaast lever je een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je vergaderingen en overleggen (binnen jouw directie), stel je agenda’s op, zorg je voor tijdige aanlevering van stukken en verzorg je de notulen. Daarnaast verzorg jij samen met de rest van het team de organisatie van lunch meetings en borrels.

Verder:

• Ben je samen met jouw collega’s het aanspreekpunt binnen de organisatie;
• Organiseer je teamuitjes;
• Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
• Schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Volg je de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeer je leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
• Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
• Draag je bij aan het soepel verlopen van het recruitmentproces.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je beschikt over hbo werk- en denkniveau en hebt ervaring in een ondersteunende, coördinerende of vergelijkbare functie waarin je meerdere belangen tegelijkertijd hebt georganiseerd. Je bent een ervaren managementassistent die verder kijkt dan alleen het uitvoeren van taken: je denkt vooruit, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat leidinggevenden optimaal worden ondersteund.

• Plannen en organiseren
  Je brengt structuur en overzicht in een dynamische omgeving waarin meerdere agenda’s, afspraken en belangen tegelijkertijd spelen. Je stelt zelfstandig prioriteiten, bewaakt de voortgang en zorgt ervoor dat leidinggevenden goed voorbereid en efficiënt kunnen werken.
• Proactiviteit en ontzorgen
  Je kijkt verder dan de vraag die gesteld wordt en denkt vooruit met leidinggevenden. Je signaleert wat nodig is, neemt initiatief en zorgt ervoor dat zaken soepel verlopen voordat problemen ontstaan.
• Organisatiesensitiviteit
  Je hebt oog voor verschillende belangen, verhoudingen en gevoeligheden binnen de organisatie. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Samenwerken en verbinden
  Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en werkt actief samen met collega’s binnen en buiten het team managementondersteuning. Je draagt bij aan een professionele samenwerking en weet verschillende mensen en belangen met elkaar te verbinden.
• Communicatieve vaardigheden
  Je communiceert helder, professioneel en passend bij de situatie en doelgroep. Je weet verwachtingen goed te managen, durft aandachtspunten bespreekbaar te maken en bouwt vertrouwen op met collega’s en leidinggevenden.

Hier kom je te werken

Meer over Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM)

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM-onderdeel IVOM opgericht. De IV-uitdagingen voor het OM zijn omvangrijk en complex. Om de komende jaren concrete, zichtbare stappen te zetten met verbeteringen in de informatievoorziening zal er in de transitieaanpak scherpe keuzes gemaakt worden. Hiervoor zijn de volgende 5 meerjarige ambities bepaald: betrouwbare IV-dienstverlening, digitale weerbaarheid (cyber security), modern en flexibel IT-landschap, toegankelijke en betekenisvolle informatie en een volwassen IV-organisatie. Dit doen we met meer dan 300 professionals, die zorgen dat onze ruim 6.500 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw. Sinds juni 2025 is er gestart met het verder professionaliseren van de IVOM organisatie, onderdeel van fase 1 van dit plan is de invoer van een nieuw besturingsmodel. Concreet betekent dit dat IVOM is ingedeeld in vier directies: Beheer, Vernieuwing, Strategie & Beleid en Bedrijfsvoering.

Over Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Bijzonderheden

• Salarisschaal 8 conform CAO Rijk;
• Het betreft een functie voor 36 uur;
• Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd;
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk;
• Hybride werken is mogelijk, waarbij minimaal 2 dagen kantoor het uitgangspunt is.
• De gesprekken vinden plaats op dinsdag 8 september a.s. in Utrecht. Er zal een 2e gespreksronde worden gepland op donderdag 17 september.
• Tijdens een sollicitatiegesprek zal de selectiecommissie met name inzoomen op de competenties en elke kandidaat dezelfde vragen stellen volgens de STARR-methodiek. Als je uitgenodigd wordt voor een sollicitatiegesprek, kan je je hierop voorbereiden door voor elke competentie relevante persoonlijke voorbeelden te bedenken.
• Tot slot verzoekt het OM sollicitanten een CV zonder foto te uploaden.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.