Senior adviseur bedrijfsvoering (566499)

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

OV-abonnement

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Senior adviseur bedrijfsvoering die de directie Communicatie ondersteunt bij het realiseren van de langetermijndoelstellingen en zorgt dat de ondersteuning vlekkeloos draait.

Je bewaakt het budget, draagt bij aan planning & control, informatiemanagement en compliance, levert tijdig rapportages aan de directeur en helpt processen te verbeteren in samenwerking met F&C, P&O en CIO.

Qualifications

• HBO/WO afgestudeerd richting bedrijfskunde, bestuurskunde of organisatiekunde.
• Minimaal 5 jaar ervaring in het bedrijfsvoerings- en bestuurlijk vakgebied binnen de (rijks) overheid.
• Aantoonbare ervaring met planning & control processen, P-processen en informatiemanagement en -beheer.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie bij het realiseren van doelstellingen.
• Zorgen voor vlekkeloze ondersteuning van de directie en vertalen van lange-termijndoelstellingen naar concrete beleids- en actielijsten.
• Bewaken van het budget en bijdragen aan ontwikkelingen op P-gebied en informatiemanagement.
• Leiden van kernprocessen en zorgen voor compliance- en risicomanagement.
• Leidinggeven en samenwerken met team bedrijfsvoering en externe stakeholders.

Skills

Leidinggeven

Analytisch

Planmatig werken

Teamspeler

Netwerken

Organisatiegericht

Education

HBO/WO bedrijfskunde

Job description

Senior adviseur bedrijfsvoering (566499)

Vacature kenmerken

Standplaats Den Haag

Contractduur 2 jaar

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €5.863,00 - €7.575,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 12 - Burgerschaal IBBAD 12

Vakgebied Financieel / economisch

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

De directie Communicatie zoekt een senior adviseur bedrijfsvoering die ondersteunt bij het mede realiseren van de doelstellingen van de directie.

Als senior adviseur bedrijfsvoering ben jij het aanspreekpunt van de directeur voor de gehele bedrijfsvoering bij de directie Communicatie. Je zorgt ervoor dat de ondersteuning van de directie vlekkeloos draait. Dit doe je o.a. door het vertalen van de lange‑termijndoelstellingen naar concrete beleids‑ en actieplannen op het gebied van de relevante bedrijfsvoeringsaspecten.

Je bewaakt het budget, draagt bij aan de ontwikkelingen op P-gebied en draagt zorg voor een gedegen P-beheer. Je helpt de kernprocessen te optimaliseren inclusief het Informatiemanagement van de directie. Daarnaast zorg je voor het compliance‑en risico‑management en levert tijdig relevante informatie/rapportages aan de directeur.

Denk hier o.a. bij aan:

• Financiën & Control: zorgdragen voor structurele aansluiting van de communicatiediscipline bij de BPB-cyclus van Defensie incl. het tijdig leveren van de benodigde bijdragen. Het bijdragen aan de planning & control cyclus van de Bestuursstaf door o.a. het opstellen van het jaarplan en begroting en de bijbehorende (management) rapportages en toezien op de begrotingsrealisatie.
• Personeel & HR: zorgdragen voor het P-beheer, bijdragen aan de ontwikkeling en uitrol van het strategisch personeelsplan, zorgdragen voor passende huisvesting, e.e.a in nauw overleg met betrokken collega's en P&O van de Bestuursstaf;
• Informatie & ICT: het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding incl. de inrichting en het beheer van de bijbehorende samenwerkingstools (o.a. teams, sharepoint, Defdoc, intranet) en functie specifieke tools zoals Communicatie Cockpit. Ook het begeleiden van de medewerkers bij mogelijke veranderingen hoort hierbij.
• Procesbeheer: bijdragen aan en toezicht houden op de procesinrichting en beschrijving van de relevante bedrijfsprocessen zowel directie breed als specifiek t.a.v. de bedrijfsvoering.
• Administratie & Governance: toezien op de uitvoering van diverse administraties, het inrichten en toezien op de compliance en risicomanagement t.a.v. de bedrijfsvoeringsaspecten dit is incl. de (be)veiligingsaspecten, de IT‑security, privacy‑wetgeving (AVG/GDPR);.
• Verwerving en Inkoop: toezien op de verwervingsprocessen binnen en buiten de directie door o.a. het ondersteunen van de medewerkers van de directie bij (complexe) inkoopprocedures door contact te onderhouden met betrokken assortments- en inkoopmanagers en contractbeheerders.

Ook draag je vanuit je functie bij aan het toekomstbestendig maken van de directie door de samenwerking tussen de directie en andere in- en externe partners (o.a. F&C, P&O, CIO en Mediacentrum) mede te helpen vormgeven en gemaakte afspraken vast te leggen in procedures.

Genoemde taken doe je niet alleen maar samen met het team bedrijfsvoering en onze externe stakeholders zoals F&C, P&O van de Bestuursstaf.

Daarbij geldt voor deze functie:

• dat je de directie vertegenwoordigt in diverse relevante overleggen;
• het vervangen van de directie secretaris bij diverse interne beraden.

Als senior adviseur bedrijfsvoering maak je (vooralsnog) deel uit van het team van de Newsroom waar o.a. de taken op het gebied van de bedrijfsvoering van DCo zijn belegd. De directie doorloopt op dit moment een reorganisatie.

Je werkt nauw samen met de senior medewerker bedrijfsvoering en de overige medewerkers van de bedrijfsvoering.

Je wordt geplaatst op basis van een generieke functiebeschrijving. Het betreft de functie van directie secretaris.

Kwalificaties;

• Je bent HBO/WO afgestudeerd richting bedrijfskunde, bestuurskunde of organisatiekunde. Of je hebt je na je HBO/WO diploma hierin gespecialiseerd.
• minimaal 5 jaar ervaring in het bedrijfsvoerings- e/o bestuurlijk vakgebied binnen de (rijks) overheid;
• aantoonbare ervaring met bovengenoemde taken op het gebied van o.a. planning & control processen, P-processen en informatiemanagement en -beheer;

Wensen:

• kunnen samenwerken in samenwerkingsverbanden ook buiten het vakgebied;
• uitstekende beheersing van de NL-taal;
• Inzicht in de bedrijfsvoeringsprocessen van Defensie zowel bij de Bestuursstaf als Defensiebreed is een pre, dat geldt ook voor affiniteit met het vakgebied communicatie.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Organisatiegericht;
• Leidingevende ervaring;
• Pro-actief;
• Flexibel;
• Teamspeler
• Omgevingsgericht;
• Analytisch;
• Netwerker;
• Planmatig werken.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 12-Burgerschaal IBBAD 12

Salarisomschrijving Gebaseerd op een 38-urige werkweek

Maandsalaris €5.863,00-€7.575,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 2 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bij Defensie willen we open zijn over wat we doen, en open staan voor de buitenwereld. Dat is de kerntaak van de directie Communicatie. De directie Communicatie heeft een betrokken team van woordvoerders, communicatieadviseurs, social mediaspecialisten, media-analisten, speechschrijvers en WOO-functionarissen. Dat team werkt hard om het verhaal van Defensie zo goed mogelijk over het voetlicht te brengen. En om het draagvlak voor Defensie maximaal te houden.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: