Senior administratief ondersteuner

Royal Netherlands Marechaussee; Huis ter Heide; On-site; EUR 26,784 - 33,480; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget

Volledige vergoeding OV-reiskosten

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

GOede studiefaciliteiten

Job summary

Een overheidsorganisatie in Utrecht zoekt een Senior Administratief Ondersteuner voor de afdeling Intelligence. De rol omvat het plannen en coördineren van activiteiten en ondersteunen van sollicitatieprocessen. De ideale kandidaat heeft een MBO 3-opleiding en minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol. Het biedt mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Zelfstandig en verantwoordelijk voor je taken.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van activiteiten zoals trainingen en vergaderingen.
• Ondersteunen bij lopende sollicitatieprocessen.
• Signaleren van knelpunten en proactief oplossingen aandragen.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Zelfstandigheid

Integriteit

Education

Afgeronde MBO 3-opleiding

Job description

Jij houdt het hoofd koel waar anderen het overzicht verliezen. Als Senior Administratief Ondersteuner bij de afdeling Intelligence van de Koninklijke Marechaussee ben jij de spil in het web van planning, organisatie en vertrouwelijke processen. Terwijl anderen zich richten op operaties met impact op nationale en internationale veiligheid, zorg jij dat alles achter de schermen perfect verloopt. Zo draag je – vaak onzichtbaar, maar altijd onmisbaar – bij aan vrede en veiligheid.

Jij bent de onmisbare schakel die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Als Senior Administratief Ondersteuner binnen de afdeling Intelligence bewaak jij het overzicht, plan je strakke agenda’s en zorg je dat deadlines zonder stress worden gehaald. Dankzij jouw scherpe oog voor detail en gevoel voor structuur kunnen jouw collega’s zich volledig richten op hun operationele taken.

• Plannen, organiseren en coördineren van trainingsdagen, vergaderingen, (dienst)reizen en andere activiteiten.
• Opstellen, verspreiden en bewaken van agenda’s, notulen en actielijsten, zodat iedereen altijd op de hoogte is.
• Ondersteunen bij lopende sollicitatieprocessen en zorgen voor een vlotte administratieve afhandeling.
• Signaleren van knelpunten in de planning of administratie en hier proactief oplossingen voor aandragen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, leidinggevenden en externe contacten binnen jouw werkgebied.
• Meedenken en bijdragen aan procesverbeteringen binnen de sectie.

Jouw rol is cruciaal voor het soepel functioneren van een team dat werkt in een bijzondere, vaak vertrouwelijke omgeving. Geen dag is hetzelfde, maar jouw structuur zorgt voor rust en continuïteit.

Wat vragen we van jou?

• Een afgeronde MBO 3-opleiding – een stevige basis om je administratieve en organisatorische taken professioneel uit te voeren.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol – zodat je snel je weg vindt in processen en systemen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk – essentieel om helder te overleggen, verslag te leggen en informatie te delen.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden – je weet als geen ander hoe je overzicht bewaart en prioriteiten stelt.
• Proactieve houding en initiatief – je wacht niet af, maar ziet zelf waar je kunt helpen of processen kunt verbeteren.
• Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid – je pakt je taken op zonder dat iemand je voortdurend hoeft aan te sturen.
• Integriteit en discretie – in deze vertrouwelijke werkomgeving is zorgvuldigheid vanzelfsprekend.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau: Burgerschaal IBBAD 06

Dienstverband: Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur: 12 maanden

Uren per week: 32-38

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.

Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• De sluitingsdatum voor deze vacature is 14 september 2025. De vacature wordt eerder gesloten indien er zich voldoende kandidaten hebben gemeld.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld, interne kandidaten hebben voorrang bij gebleken geschiktheid.
• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 58.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Koninklijke Marechaussee

Je gaat aan de slag binnen het Landelijk Tactisch Commando (LTC) van de Koninklijke Marechaussee. Het LTC opereert op tactisch niveau en zorgt voor de uitvoering van drie kerntaken: grenspolitietaak, bewaken & beveiligen, en internationale en militaire politietaken.

Specifiek kom je te werken bij de afdeling Intelligence. Hier draait alles om het verzamelen, analyseren en vertalen van inlichtingen naar bruikbare informatie. Deze informatie is onmisbaar voor het maken van strategische, tactische en operationele keuzes — keuzes die direct bijdragen aan vrede en veiligheid, zowel in Nederland als daarbuiten.

Je werkt in een omgeving waar vertrouwelijkheid en precisie voorop staan. De sectie kenmerkt zich door gedreven professionals met een sterke affiniteit voor heimelijk werken. De lijnen zijn kort, er is veel onderling vertrouwen en ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Werken bij de afdeling Intelligence betekent bijdragen aan een groter geheel: jouw werk achter de schermen maakt impact op het hoogste niveau van besluitvorming.