Secretaresse vakgroep IC

ETZ; Tilburg; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

ETZ-fit

Reiskostenvergoeding + fietsvergoeding

Vakantietoeslag en eindejaarsuitkering

Job summary

ETZ in Tilburg zoekt een secretaresse voor de vakgroep Intensive Care. Je ondersteunt de medisch manager, intensivisten en teamleiders met informatie en administratie zodat de IC haar werk goed kan organiseren.

Je bent het eerste aanspreekpunt aan de balie, beheert de complexe agenda’s en mailboxen, en verzorgt patiëntenadministratie en ontslagbrieven. Je werkt 20–24 uur per week op locatie.

Qualifications

• Bij voorkeur ervaring als medisch secretaresse of een relevante secretariële opleiding afgerond.
• Je houdt overzicht en bepaalt wat voorrang heeft bij meerdere agenda’s, telefoontjes en verzoeken.
• Je werkt discreet met patiëntinformatie en vertrouwelijke correspondentie.

Responsibilities

• Je bent het eerste aanspreekpunt aan de balie en ontvangt bezoekers.
• Beheer van de complexe agenda’s van IC-management en vakgroep intensivisten.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande e-mail vanuit meerdere mailboxen.
• Verantwoordelijk voor patiëntenadministratie en complete patiëntendossiers.
• Bijhouden van administratie van nieuwe en vertrekkende medewerkers.
• Plannen van afspraken, vergaderingen en reserveringen van ruimtes.
• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en signaleren van knelpunten.

Education

Secretariële opleiding

Job description

Wat ga je doen als secretaresse vakgroep Intensive Care?

Op de IC werken verschillende professionals samen om patiënten goede zorg te bieden. Als secretaresse van de vakgroep IC ondersteun jij de medisch manager, intensivisten, het organisatorisch hoofd en de teamleiders. Je houdt overzicht over informatie, afspraken en administratie, zodat de vakgroep haar werk goed kan organiseren. Zo draag je bij aan goede zorg voor IC-patiënten.

Jouw werkzaamheden op een rij:

• Je bent het eerste aanspreekpunt aan de balie. Je ontvangt bezoekers gastvrij, handelt telefoontjes af en verwijst mensen waar nodig.
• Je beheert de complexe agenda’s van het IC-management en de vakgroep intensivisten. Ook verzorg je de inkomende en uitgaande e-mail van verschillende mailboxen.
• Je bent verantwoordelijk voor de patiëntenadministratie. Je maakt patiëntendossiers compleet en werkt ontslagbrieven af.
• Je houdt de administratie bij van nieuwe en vertrekkende medewerkers.
• Je plant afspraken en bijeenkomsten, reserveert ruimtes en regelt waar nodig de catering.
• Je bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en bewaakt afspraken en procedures. Ook signaleer je knelpunten.
• Je doet diverse administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld voor de nazorgpoli en het infobulletin IC. Ook regel je bestellingen van drukwerk en kantoorartikelen.

Je arbeidsvoorwaarden

• Salaris & toeslagen
  Je krijgt een salaris tussen de € 2630,- en € 3724,- bruto per maand (bij 36 uur), passend bij je opleiding en ervaring. Deze inschaling is in FWG 35 volgens de cao Ziekenhuizen. Boven op je salaris ontvang je vakantietoeslag en een vaste eindejaarsuitkering van 8,33%. Daarnaast krijg je reiskostenvergoeding, inclusief een aanvulling als je met de fiets reist. Deze functie valt onder de generieke functie (medisch) secretaresse D.
• Arbeidsovereenkomst
  Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met uitzicht op vast dienstverband). Je gaat 20-24 uur per week werken.
• Vakantie & extra’s
  Je krijgt bij fulltime (36 uur) jaarlijks 144 vakantie-uren en 57 uur persoonlijk levensfasebudget, ook inzetbaar voor verlof. Kies zelf je extra’s uit o.a. fiscaal voordeel op een fiets, mobiele apparatuur en fitness.
• ETZ-fit
  Ons ETZ-fit programma is gericht op preventie en vitaliteit. Je krijgt een prachtig aanbod aan activiteiten om hiermee aan de slag te gaan. In de jaarlijkse ETZ-fitdialoog staat jouw behoefte en ontwikkeling centraal.

Zo buitengewoon ben jij

• Je hebt bij voorkeur ervaring als medisch secretaresse of een relevante secretariële opleiding afgerond. Heb je geen medische achtergrond? Dan ben je bereid de cursus medische terminologie te volgen.
• Je houdt overzicht en bepaalt wat voorrang heeft als er meerdere agenda’s, telefoontjes en verzoeken tegelijk aandacht vragen. Ook tijdens een hectische spoedopname blijf je rustig.
• Je werkt zorgvuldig en gaat discreet om met patiëntinformatie en vertrouwelijke correspondentie.
• Je communiceert duidelijk en stemt je uitleg af op je gesprekspartner, van bezoeker tot medisch specialist.

In het ETZ geloven we dat buitengewoon van binnen zit. In wie je bent, hoe je denkt, en wat je elke dag presteert. Voel jij die gedrevenheid ook van binnen? Dan passen we goed bij elkaar!

Hier ga je werken

Je gaat werken op de Intensive Care, de grootste IC van Zuid-Nederland. In april 2027 verhuist de afdeling naar de eerste verdieping van het nieuwe acuut centrum.

Bij het ETZ bouwen we aan toekomstbestendige zorg. De zorgvraag groeit en wordt complexer, terwijl het tekort aan zorgprofessionals vraagt om een andere manier van werken. Daarom brengen we de acute en klinische zorg samen op locatie ETZ Elisabeth. In het nieuwe acuut centrum werken collega’s en ketenpartners intensief samen, delen ze kennis en organiseren ze de zorg slimmer. Zo blijft het ETZ ook in de toekomst hét ziekenhuis voor acute zorg in Zuid-Nederland.

Je werkt nauw samen met collega’s van de CCU, SEH en operatiekamers. In deze omgeving, waar verschillende teams en specialismen samenkomen, ondersteun jij de vakgroep met overzicht en goede organisatie.

Bij het vinden van de juiste kandidaat kan deze vacature eerder worden gesloten.

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op vrijdag 27 november.

Collega's over werken bij ETZ

De drang om te blijven groeien zit van binnen.

“De IC was altijd een stip op mijn horizon. Toen ik een dagje meeliep, was ik meteen verkocht.”

Hilde Verharen , IC-verpleegkundige Lees het hele verhaal

“Ik ben opgeleid binnen het ETZ en heb acht verschillende afdelingen gezien. Sinds 2019 loop ik op de IC en de mogelijkheden die je hier hebt zijn heel aantrekkelijk.”

Nieuwsgierigheid zit van binnen.

“Ik ben opgeleid binnen het ETZ en heb acht verschillende afdelingen gezien. Sinds 2019 loop ik op de IC en de mogelijkheden die je hier hebt zijn heel aantrekkelijk.”

Chris de Kramer, IC-verpleegkundige

Teamspirit zit van binnen.

“Er hangt hier een hele fijne werksfeer! We kunnen direct zijn, en dat is in acute situaties ook nodig. Maar iedereen heeft veel respect voor elkaar.”

Chris, Daniëlle en Karin, IC-verpleegkundige Lees het hele verhaal

De drang om te blijven leren zit van binnen.

“Je hebt zoveel ervaren en vakinhoudelijke collega’s om je heen, dat iedereen je wel iets nieuws kan leren. Vanaf het eerste moment krijg je alle tijd en aandacht.”

Danielle Bolsius, IC-verpleegkundige

Voor elkaar klaarstaan zin van binnen.

“We staan er voor patiënten en families, maar ook voor elkaar. We zijn echt een team. Zowel binnen de IC’s als over de hele afdeling heen zie je saamhorigheid.”

Karin Stap, IC-verpleegkundige

Sollicitatieproces

Wat kun je verwachten als je bij het ETZ solliciteert? Na de volgende 5 stappen mogen we jou feliciteren met je nieuwe baan. Solliciteer je als medisch specialist? Dan is het proces anders en vind je de stappen in de vacature.

Heb je een vraag over werken bij het ETZ?

We geven je graag antwoord! Stel je vragen aan Nick Buijks en Arve Jansen.