Secretaresse Raad van Bestuur

Sevagram; Heerlen; Hybrid; EUR 49,000 - 59,000; Part time

Benefits offered by this job

Gedeeltelijk thuiswerken mogelijk

Trainingen en opleidingen

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Vakantiegeld 8%

Eindejaarsuitkering 8.33%

Job summary

Sevagram zoekt een ervaren Secretaresse voor het bestuurssecretariaat. Je beheert mailboxen en agenda’s, bereidt vergaderingen voor en bewaakt acties en deadlines. Je werkt proactief, discreet en zorgt voor een soepele informatieflow tussen Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en interne/externe relaties.

De functie is structureel en biedt ruimte voor 32 uur per week, met mogelijk gedeeltelijk thuiswerken na de inwerkperiode. FWG 50-salaris max €4.822,50 bruto/maand op basis van 36 uur.

Qualifications

• Ervaren secretaresse op directie- of bestuursniveau.
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, senior managementassistent of vergelijkbaar.
• Ervaring met ondersteuning van een Raad van Bestuur of directie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Toegankelijke persoonlijkheid en proactieve, zelfstandige werkhouding.
• Tact, discretie en organisatiesensitiviteit.
• Nauwkeurigheid en systematische werkwijze.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Office 365).

Responsibilities

• Mail- en informatiestroom beheren, prioriteren en toewijzen.
• Complexe agenda’s beheren en structureren met rekening voor prioriteiten en reistijd.
• Volledige en tijdige voorbereiding van bestuurlijke overleggen.
• Actie-, deadline- en opvolgingsbewaking volgens afspraken.
• Knelpunten en afhankelijkheden vroegtijdig signaleren en oplossingen voorstellen.
• Professionele, discrete communicatie met Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en relaties.
• Zorg dragen voor vertrouwelijkheid en betrouwbare overdracht binnen het secretariaat.

Skills

Mailbeheer

Agenda beheer

Documentvoorbereiding

Microsoft Office 365

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Job description

Jij zorgt voor overzicht waar bestuurlijke dynamiek vraagt om rust, structuur en vooruitdenken.

Waar ga je aan de slag?

Met locaties in Heerlen, het Heuvelland en Maastricht en ruim 2.800 medewerkers is Sevagram een van de grootste ouderenzorgorganisaties van Zuid-Limburg. Vanuit 22 zorgcentra bieden wij wonen, welzijn en zorg aan bewoners. Daarnaast beschikken wij over twee hospices en kunnen cliënten bij Plataan terecht voor geriatrische revalidatie. Onze dienstverlening kenmerkt zich door oprechte aandacht voor de mens achter de zorgvraag.

Wij zijn trots op onze mensgerichte visie en werkwijze. Die inzet wordt bevestigd door het internationaal erkende Planetree Mensgerichte Zorg-certificaat. Bij Sevagram geloven we dat persoonlijke aandacht, eigenaarschap, samenwerking en gastvrijheid bijdragen aan een omgeving waarin bewoners, cliënten, naasten én medewerkers zich gezien en gewaardeerd voelen.

De Raad van Bestuur van Sevagram bestaat uit twee bestuurders en is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie. Het bestuurssecretariaat ondersteunt de Raad van Bestuur in de volle breedte en vormt een cruciale schakel in het bestuurlijk functioneren.

Momenteel zoeken wij een ervaren Secretaresse die het bestuurssecretariaat komt versterken. Het betreft een structurele positie.

Als Secretaresse werk je proactief, denkt vooruit en bent continu bezig om processen soepel te laten verlopen.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Mail- en informatiestroom Je beheert mailboxen actief, ordent en prioriteert informatie en beoordeelt e-mails op urgentie, relevantie en vervolgactie. Je handelt zelfstandig waar mogelijk en zorgt dat informatie bij de juiste persoon terechtkomt.
• Agenda- en prioriteitenbeheer Je beheert en optimaliseert complexe agenda’s, waarbij je rekening houdt met prioriteiten, voorbereidingstijd, reistijd, concentratiemomenten en een logische planning. Je vult agenda’s niet alleen, je brengt er structuur en overzicht in aan.
• Voorbereiding van overleggen en stukken Je zorgt voor een volledige en tijdige voorbereiding van bestuurlijke overleggen. Alle stukken zijn compleet, vindbaar en gekoppeld aan het juiste overleg. Ontbrekende of onduidelijke informatie signaleer je tijdig.
• Actie-, deadline- en opvolgingsbewaking Je bewaakt acties, toezeggingen en deadlines en zorgt voor een goede opvolging, zodat de Raad van Bestuur hier niet zelf achteraan hoeft.
• Proactief signaleren en oplossen Je ziet knelpunten, risico’s en afhankelijkheden vroegtijdig en komt zelfstandig met voorstellen en oplossingen.
• Professionele communicatie Je schakelt soepel met de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en interne en externe relaties. Je communiceert zakelijk, discreet en effectief, passend bij een bestuurlijke omgeving.
• Vertrouwelijkheid en samenwerking Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en zorgt voor een betrouwbare overdracht binnen het bestuurssecretariaat, zodat werkzaamheden altijd doorgang vinden.

Wat verwachten wij van jou?

Je bent een ervaren Secretaresse die gewend is te werken op directie- of bestuursniveau. Je houdt overzicht, werkt zelfstandig en bent sterk in het stellen van prioriteiten.

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse, senior managementassistent, executive assistent of vergelijkbaar.
• Ervaring met ondersteuning van een Raad van Bestuur of directie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Toegankelijke persoonlijkheid en een proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Tact, discretie en organisatiesensitiviteit.
• Nauwkeurigheid en systematische werkwijze.
• Uitstekende digitale vaardigheden (Microsoft Office 365).

Wat mag je van ons verwachten?

Bij Sevagram kies je niet alleen voor een functie, maar ook voor zingeving, invloed en vertrouwen. Je krijgt ruimte om eigenaarschap te nemen, jezelf te ontwikkelen en mee te bouwen aan toekomstbestendige zorg.

• We bieden je een veelzijdige structurele functie voor, bij voorkeur, 32 uur per week verdeeld over 4 of 5 dagen, woensdag is een van je werkdagen;
• Na het inwerktraject is gedeeltelijk vanuit thuis werken mogelijk;
• Salarisinschaling is conform cao VVT in FWG 50 (max. €4.822,50 bruto per maand op basis van 36 uur per week);
• Daarnaast kennen we 8% vakantiegeld, 8,33% eindejaarsuitkering, reiskostenvergoeding, een goed pensioen, een ruime regeling meerkeuze arbeidsvoorwaarden en de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen middels trainingen of opleidingen.