Secretaresse Directeur

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN); Groningen; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met zi

Salaris cao GGZ FG40: €2.888–€3.917/ma

Eindejaarsuitkering 8,33%

Vakantiegeld 8,33%

Pensioenfonds Zorg en Welzijn

Fietsregeling

Bedrijfsfitness

Woon-werkverkeer vergoeding

Balansbudget €1000 bruto/jaar

Leren en ontwikkelen via GGZ Ecademy

Job summary

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) zoekt een secretaresse die het directieteam en het secretariaat ondersteunt met een sterke organisatorische en communicatieve aanpak.

Je maakt onderdeel uit van een centraal secretariaat van vijf secretaresses en speelt een sleutelrol in het digitaliseren en vernieuwen van werkprocessen. Een proactieve houding, nauwkeurigheid en teamgeest zijn cruciaal voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken.

Qualifications

• Kandidaten hebben minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare secretaressefunctie.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goede beheersing van MS Office en bij voorkeur digitale werkprocessen.

Responsibilities

• Ondersteunen directieteam en secretariaat, inclusief agendabeheer en notuleren.
• Je werkt samen met een team van vijf secretaresses en coördineert bijeenkomsten.
• Beheren van de mailbox en tijdig afhandelen van correspondentie.
• Dossiers en (digitaal) archief beheren en content op intranet bijhouden.

Skills

Agenda beheer

Communicatie vaardigheden

MS Office

Werkervaring secretaresse

Education

MBO+ niveau

Tools

MS Office

Job description

Wil jij een belangrijke rol spelen als secretaresse in een dynamische werkomgeving binnen een maatschappelijk betrokken organisatie met flexibele werktijden en een veelzijdig takenpakket? Heb jij een proactieve en oplossingsgerichte houding? Dan is deze vacature wellicht iets voor jou!

Voor één van onze divisiedirecteuren zoeken wij een secretaresse.

Als secretaresse ben je samen met je collega secretaresses een onmisbare schakel binnen onze organisatie en de drijvende kracht achter het zelfstandig beheren en organiseren van het secretariaat van ons directieteam (bestaande uit acht leden). Met je collega secretaresses ondersteun je het directieteam en speel je een actieve rol in het digitaliseren en vernieuwen van onze werkprocessen. Jouw flexibiliteit, teamgeest en gestructureerde werkwijze zijn essentieel voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken.

Wat ga je doen?

Jij bent als secretaresse de steunpilaar voor het directieteam en het secretariaat. Je wordt onderdeel van een secretariaat dat momenteel uit vijf secretaresses bestaat. Geen dag is hetzelfde in deze centrale rol. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken die essentieel zijn voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het directieteam. Je werkt nauw samen met de directeur, maar bent er ook voor anderen. Je draagt bij aan de efficiëntie van onze activiteiten.

Wat vragen wij?

• Je hebt een scherp oog voor prioriteiten en weet de informatiestromen efficiënt te managen.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het agendabeheer. Je organiseert in- en externe afspraken en overleggen met nauwkeurigheid. Je organiseert en coördineert bijeenkomsten, van uitnodiging tot uitvoering.
• Je bereidt vergaderingen voor, notuleert waar nodig en zorgt voor een correcte opvolging van afspraken en actiepunten. Je bewaakt deadlines die voortvloeien uit vergaderingen.
• Je bent (mede) verantwoordelijk voor de voorbereiding door de directeur. Je zorgt dat de directeur voldoende gedocumenteerd, geïnformeerd en voorbereid de vergaderingen en besprekingen kan bijwonen.
• Je verzorgt de (uitgaande) correspondentie. Je beoordeelt en behandelt de inkomende correspondentie. Stelt hierin de juiste prioriteiten, handelt wat kan zelfstandig en correct af en bespreekt relevante zaken met de directeur.
• Je beheert de mailbox van de directeur en handelt wat kan zelfstandig en correct af.
• Je verleent administratieve ondersteuning, met name door het registreren van gewerkte en vrije uren van de managers in het roosterprogramma en je maakt de bereikbaarheidsroosters van artsen.
• Je beheert dossiers en het (digitale) archief. Je zorgt voor de aanlevering van stukken en eventueel aanvullende informatie.
• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen binnen het werkveld van de directie en je communiceert helder en vlot over relevante zaken. Je onderhoudt content op intranet en zorgt voor actuele informatie.
• Je werkt nauw samen met je collega secretaresses. Je neemt elkaar waar bij afwezigheid.

Dit kom jij ons brengen

Wij zoeken een professionele collega met passie voor haar werk. Een collega die integer, nauwkeurig en gestructureerd is. We vinden het belangrijk dat je een teamspeler bent. Je hebt een dienstverlenende instelling. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig en proactief. Je bent in staat om de context te begrijpen en vlot te schakelen tussen diverse vragen en onderwerpen, met aandacht voor detail.

Daarnaast zien we graag het volgende terug:

• MBO+ werk- en denkniveau en organisatiesensitief.
• Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Goede beheersing van MS Office.

Ook onderschrijf je het belang van een gezonde leefstijl en het beleid van VNN van een volledig rookvrije organisatie.

Dit bieden wij jou

Wij bieden jou de mogelijkheid om een steentje bij te dragen aan de missie van VNN door organisatorische en administratieve ondersteuning te verlenen aan het directieteam. Je wordt onderdeel van een enthousiast team van secretaresses.

Daarnaast bieden wij jou:

• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een salaris volgens cao GGZ, functiegroep 40 (bruto per maand tussen € 2.888 - € 3.917 op basis van 36 uur).
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en vakantiegeld van 8,33%.
• Deelname aan het Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Een balansbudget van € 1000,- bruto per jaar op basis van een dienstverband van 36 uur.
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.
• Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast biedt VNN ook een ruim aanbod aan digitale leertrajecten op GGZ-thema’s en persoonlijke ontwikkeling via GGZ Ecademy.

Vragen over de vacature

Heb je voorafgaand aan je sollicitatie nog vragen over de inhoud van de functie of anderszins? Neem dan contact op met Ingrid Hage, secretaresse Raad van Bestuur, via telefoonnummer 06 47575912. Zij gaat graag met jou in gesprek. Dit kan ook onder het nuttigen van een kopje koffie of thee op onze locatie.

De sollicitatiegesprekken worden op woensdagmiddag 18 november 2026 gehouden

Onderdeel van de aanstellingsprocedure is het inwinnen van referenties en dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunt overleggen. De kosten voor het aanvragen van een VOG komen voor rekening van ons.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid wordt voorrang gegeven aan een interne kandidaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Over VNN

VNN is dè expert op het gebied van verslavingszorg in Drenthe, Friesland en Groningen. We zetten ons in om verslavingsproblemen te voorkomen. Ook bieden we mensen met verslaving en hun naastbetrokkenen perspectief op meer kwaliteit van leven. Een leven zonder of met minder verslavingsproblemen. We zetten ons in om overdracht van verslaving van generatie op generatie te doorbreken.

Ons aanbod varieert van preventie tot poliklinische zorg, van Begeleid en Beschermd Wonen tot forensische zorg en van specialistische klinische zorg tot reclassering. We doen wetenschappelijk onderzoek en geven training en nascholing aan professionals. Door de omvang van het werkgebied heeft VNN een grote betrokkenheid bij maatschappelijke ontwikkelingen in de noordelijke én landelijke regio. Kijk voor meer informatie op onze website.