Secretaresse

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN); Groningen; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

8,33% eindejaarsuitkering

8,33% vakantietoeslag

Balansbudget €1000 bruto/jaar

Fietsregeling

Bedrijfsfitnessregeling

Woon-werkverkeer vergoeding

Job summary

Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) in Groningen zoekt een ervaren secretaresse die administratieve processen overzichtelijk beheert voor het management en behandelaren. Je werkt in een multidisciplinair team en verzorgt agendabeheer, notuleren en EPD- en USER-gerelateerde taken.

Daarnaast voer je receptiewerkzaamheden uit en werk je zelfstandig onder tijdsdruk. Ervaring met USER/EPD is een pre; training kan snel helpen bij inzet en integratie.

Qualifications

• Minimaal mbo-3 secretariële/administratieve opleiding.
• Meerdere jaren secretariële ervaring.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede computervaardigheden in Office (Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ervaring met USER en EPD is een pre, training kan helpen bij kennismaking.

Responsibilities

• Verzorgen secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van manager en behandelaren (agendabeheer, correspondentie en verslagen).
• Administratieve taken in het elektronisch patiëntendossier (EPD).
• Registreren van cliëntgegevens in USER en signaleren van eventuele ontbrekende gegevens; in samenwerking met zorgadministrateur handelen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en afleiden werkzaamheden uit vergaderingen.
• Indien nodig receptiewerkzaamheden zoals telefoon beantwoorden, postverwerking en bezoekers te woord staan.

Skills

Secretariële vaardigheden

Klantgerichtheid

Proactieve werkhouding

Teamspeler

Education

MBO-3 secretaresse/administratieve opleiding

Tools

Excel

PowerPoint

Outlook

USER/EPD

Job description

Ben jij een ervaren en ondernemende secretaresse en ben jij een kei in het overzicht houden op administratieve processen? Lees dan snel verder!

Waar ga je aan de slag?

Binnen de Polikliniek in Groningen worden mensen met problemen op het gebied van alcohol, drugs, gokken en andere verslavingsproblematiek behandeld. Het behandelteam waarvoor je gaat werken heeft een multidisciplinaire samenstelling en bestaat uit verpleegkundigen, systeemtherapeuten, ambulant hulpverleners, GZ-psychologen, psychotherapeuten, klinisch psychologen, een verslavingsarts en een psychiater.

Je werkt in een dynamische omgeving waar samenwerking, betrokkenheid en flexibiliteit centraal staan.

• Je verricht secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van de manager en de behandelaren, waaronder agendabeheer en het uitwerken van correspondentie en verslagen.
• Je verricht administratieve werkzaamheden in het elektronisch patiëntendossier (EPD).
• Je registreert cliëntgegevens in het zorgregistratiesysteem USER. Je signaleert wanneer gegevens niet goed, niet tijdig of niet volledig worden aangeleverd. Waar nodig onderneem je hierin acties in samenwerking met de zorgadministrateur.
• Je doet de voorbereiding en notulering van vergaderingen en verricht de daaruit voorvloeiende werkzaamheden.
• Indien nodig zal je ook receptiewerkzaamheden verrichten, zoals het beantwoorden van de telefoon, postverwerking en het te woord staan van bezoekers.

Wat vragen wij van je?

• Je hebt een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-3 niveau.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een secretariële functie.
• Je hebt goede kennis van de Nederlandse taal en je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Je beschikt over goede computervaardigheden en je bent vooral erg handig in het werken met de Officeprogramma’s Excel, PowerPoint en Outlook.
• Werkervaring met USER en EPD is een pre. Bij geen ervaring met deze programma’s ben je in staat om na een training hierin snel en goed kunnen werken.
• Je bent resultaatgericht, hebt een proactieve en flexibele werkhouding en je bent klantgericht en communicatief vaardig.
• Je kunt zelfstandig en zorgvuldig werken en systematisch de verschillende werkzaamheden uitvoeren, ook onder tijdsdruk en binnen een werkomgeving waarbij regelmatig verstoringen optreden.
• Je bent integer en een echte teamspeler; verbindend, toegankelijk en open in je communicatie.

Daarnaast onderschrijf je het belang van een gezonde leefstijl en draagt dit zelf ook uit en je onderschrijft het beleid van VNN van een volledig rookvrije organisatie.

Wat bieden wij je?

• Veel mogelijkheden op het gebied van leren en ontwikkelen. Voorbeelden hiervan zijn trainingen op het gebied van Oplossingsgericht Werken en Persoonlijk Leiderschap. Daarnaast hebben wij een ruim aanbod aan digitale leertrajecten via GGZ Ecademy.
• Arbeidsvoorwaarden conform CAO GGZ en een salaris conform functiegroep 35.
• Een dienstverband voor de duur van één jaar met de intentie om het dienstverband bij wederzijdse tevredenheid om te zetten in een vast dienstverband.
• Een goede pensioenvoorziening bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
• Een eindejaarsuitkering van 8,33% en een vakantietoeslag van 8,33%.
• Een balansbudget van € 1000,- bruto per jaar op basis van een dienstverband van 36 uur.
• Een aantrekkelijk pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een fietsregeling, bedrijfsfitnessregeling en volledige vergoeding woon-werkverkeer bij gebruik van openbaar vervoer.

Vragen over de vacature?

Voor meer informatie kun je bellen met Judith van Geene, manager Poliklinieken Groningen a.i., telefoonnummer 06 10349343.

De sollicitatiegesprekken worden op dinsdag 20 oktober in de middag gehouden.

Onderdeel van de aanstellingsprocedure is het inwinnen van referenties en dat je een Verklaring Omtrent het Gedrag kunt overleggen.

Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid wordt voorrang gegeven aan een interne kandidaat.

VNN is dè expert op het gebied van verslavingszorg in Drenthe, Friesland en Groningen. We zetten ons in om verslavingsproblemen te voorkomen. Ook bieden we mensen met verslaving en hun naastbetrokkenen perspectief op meer kwaliteit van leven. Een leven zonder of met minder verslavingsproblemen. We zetten ons in om overdracht van verslaving van generatie op generatie te doorbreken.

Ons aanbod varieert van preventie tot poliklinische zorg, van Begeleid en Beschermd Wonen tot forensische zorg en van specialistische klinische zorg tot reclassering. We doen wetenschappelijk onderzoek en geven training en nascholing aan professionals. Door de omvang van het werkgebied heeft VNN een grote betrokkenheid bij maatschappelijke ontwikkelingen in de noordelijke én landelijke regio. Kijk voor meer informatie op onze website.