Receptionist/ Office Assistant

Turner & Townsend; Amsterdam; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Marktconform salaris

25 vakantiedagen

Kantoren in Amsterdam en Eindhoven

Zakelijke OV-kaart

Fietslease-regeling

Laptop en mobiele telefoon

Hybride werkmogelijkheden

Doorgroeimogelijkheden

Maandelijkse teamevenementen

Ondersteuning voor persoonlijke groei

Job summary

Turner & Townsend zoekt een secretarieel medewerker om als gezicht van de organisatie een belangrijk ondersteuningsniveau te leveren. Je beheert telefoonverkeer, planning en kantooruitrusting, en werkt nauw samen met HR en Recruitment om onboarding en IT-regelingen soepel te laten verlopen.

Je verwerkt facturen, beheert leveranciers en houdt budgetten bij. Een MS Office-vaardigheid en Engels als communicatielijn zijn essentieel in een dynamische, internationale werkomgeving.

Qualifications

• Relevante werkervaring (of stage) in secretarieel/administratieve functies.
• Gedegen kennis van MS Office (Excel, Word, PowerPoint).
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte aanpak.

Responsibilities

• Ontvangen van klanten, telefoonverkeer, post en agendabeheer.
• Zorgen voor een nette kantooromgeving volgens de Clean Desk-principes.
• Ondersteunen Recruitment en HR bij onboarding en IT-regelingen.
• Verwerken van facturen, opzetten van leveranciers en budgetbewaking.
• Uitvoeren van ad-hoc administratieve taken zoals kopi��ren, inbinden en vertaalwerk.
• Zorgdragen voor een vlotte communicatie in het Engels met internationale klanten.

Skills

Engels

Communicatie

Organisatie

Stressbestendigheid

Education

MBO4 / HBO secretarieel/administratief

Tools

MS Office

Job description

Bij Turner & Townsend maken we het verschil. Dat betekent dat we betere resultaten leveren voor onze klanten, mensen helpen hun potentieel te realiseren en bijdragen aan een duurzame en welvarende samenleving.

Elke dag helpen wij grote internationale klanten bij het realiseren van ambitieuze en technisch complexe projecten. Wereldwijd werken meer dan 22.000 professionals vanuit meer dan 60 landen aan toonaangevende programma’s binnen vastgoed, infrastructuur en Energy & Natural Resources.

Sinds onze strategische samenwerking met CBRE – wereldwijd marktleider in vastgoedadvies – bieden wij klanten de meest complete dienstverlening op het gebied van programma-, project- en bouwkostenmanagement. Turner & Townsend en CBRE werken nauw samen om klanten wereldwijd de best mogelijke service te bieden.

Als secretarieel medewerker heb je een belangrijke rol binnen het bedrijf. Je bent het gezicht van de organisatie, onderdeel van het support team en zorgt ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt.
Je houdt je bezig met een divers takenpakket, waaronder:

• Je ontvangt onze klanten en bent verantwoordelijk voor o.a. ons telefoonverkeer, post, (vergader)ruimtes, agendabeheer, het bestellen van kantoorartikelen, het verzorgen van printers en IT.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor er ten alle tijden netjes uit ziet en neemt onze Clean Desk Policy in acht.
• Jij zal ook nauw samenwerken met onze Recruitment en HR afdeling en hen ondersteunen bij alle zaken die met onze nieuwe starters te maken hebben. Zoals het aanvragen van een laptop bij onze IT afdeling en het bestellen van een mobiele telefoon. Jij zorgt dat alles klaar staat op de eerste werkdag en zal een rondleiding geven op kantoor en helpen met het opstarten. Door jou zal iedereen een vliegende start maken.
• Verder zijn er een aantal financiële taken die jij op je zal nemen. Deze bestaan uit onder andere het verwerken van binnenkomende facturen, het opzetten van nieuwe leveranciers en de uitgaven bijhouden in een budget overzicht.
• Omdat je flexibel bent kun je af en toe ook met ad-hoc werkzaamheden te maken krijgen zoals het kopiëren/printen, inbinden, vertalen, formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties.
• Relevante werkervaring (of een stage), bijvoorbeeld als telefonist, receptionist en/of secretarieel medewerker.
• Gedegen kennis van de Engelse taal en bereidheid om veel in het Engels te communiceren.
• Een mbo4 of hbo afgeronde opleiding in secretariele/administratieve richting.
• Ervaring in bovenstaande werkzaamheden.
• Gedegen kennis van MS office, met name Excel, Word en PowerPoint is noodzakelijk.
• Als gezicht van de organisatie ben je behulpzaam en benaderbaar, communicatief sterk, heb je een hands-on mentaliteit en ben je stress-bestendig.
• Aangezien er ook een aantal administratieve en maandelijks terugkerende taken in jouw pakket vallen, is het belangrijk dat je gestructureerd je eigen werk kan indelen.
• Je woont in (de omgeving van) Amsterdam.

Aanvullende informatie

Bij Turner & Townsend willen we dat onze mensen het beste uit zichzelf halen, daarom vinden we het belangrijk om niet alleen een prettige, maar ook een gezonde, productieve en flexibele werkomgeving te bieden. Daarnaast bieden wij:

• Een marktconform salaris op basis van de functie en jouw ervaring;
• 25 vakantiedagen met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen;
• Kantoren in Amsterdam en Eindhoven, gunstig gelegen;
• Een zakelijke ov-chipkaart waarmee je voor werk gratis reist;
• Een aantrekkelijke fietslease-regeling;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Hybride werkmogelijkheden;
• Doorgroeimogelijkheden die zijn afgestemd op jouw ambitie;
• Maandelijkse teamevenementen waarbij je je collega’s op een informele manier beter leert kennen (barbecueën, graffitiworkshop, bonbons maken, padel/golf/hardlopen);
• Ruimte en ondersteuning voor jouw persoonlijke ontwikkeling;
• De mogelijkheid om lid te worden van een van onze sociale netwerken, zoals Corporate Responsibility, Equality, Diversity & Inclusion of onze Social Committee.

Onze mensen delen onze visie en missie. We bieden een geweldige plek om te werken, waar elke persoon de mogelijkheid en de stem heeft om verandering te bewerkstelligen.

We willen dat onze mensen zowel in hun werk als in hun priveleven succesvol zijn. Om dit te ondersteunen, bevorderen we een gezonde, productieve en flexibele werkomgeving die de balans tussen werk en privéleven respecteert. Ons internationale team biedt diversiteit en stimuleert ook activiteiten buiten het werk om.

Turner & Townsend is een werkgever die staat voor gelijke kansen. Wij vieren diversiteit en zetten ons in voor het creëren van een inclusieve omgeving voor alle medewerkers en stimuleren actief sollicitaties uit alle sectoren van de gemeenschap.

Meer informatie over ons kan je vinden op www.turnerandtownsend.com#LI-MM3