Projectsecretaresse

Gemeente Nijmegen; Nijmegen; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Job summary

Gemeente Nijmegen zoekt een gedreven projectsecretaresse om de secretariaatsondersteuning te verzorgen voor de Winkelsteeg/Kanaalzone. Je werkt nauw samen met projectteams en zorgt voor een soepele planning, verslaglegging en opvolging van besluiten.

Je werkt hybride en hebt minimaal een mbo-diploma of gelijkwaardige ervaring. Ervaring met Microsoft 365, Outlook en Teams is gewenst; kennis van iBabs en Corsa is een pré.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Een relevante opleiding óf aantoonbaar aantal jaren ervaring als (project)secretaresse.
• Ervaring met Microsoft 365 (Office), Outlook en Teams.
• Kennis van iBabs en Corsa is een pré.

Responsibilities

• Agendabeheer: maken en bewaken van afspraken, inclusief uitnodigingen versturen.
• Notuleren, uitwerken en opvolging geven aan diverse overleggen (intern en extern).
• Organiseren van bijeenkomsten, mogelijk bewonersavonden.
• Ondersteuning van projectontwikkelaars Winkelsteeg/Kanaalzone en coördinatie met wethouders.

Skills

Organisatievermogen

Nauwkeurigheid

Plannen en prioriteiten stellen

Samenwerken

Notuleren

Education

MBO werk- en denkniveau

Relevante opleiding of ervaring als (project)secretaresse

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

iBabs

Corsa

Job description

Nijmegen is de tiende stad van Nederland, één van de aantrekkelijkste steden van het land en continu in ontwikkeling. De afdeling Stadsontwikkeling werkt aan de ontwikkeling van de stad op de lange termijn en aan de uitvoering van strategische projecten. We adviseren het stadsbestuur over onder andere stedelijke ontwikkeling, duurzaamheid, (circulaire) economie, citymarketing, openbare ruimte, wonen, mobiliteit en cultuurhistorie. Ook zijn we opdrachtgever voor verschillende projecten in de openbare ruimte. Dit doen we samen met de stad: met inwoners, burgerinitiatieven, bedrijven en instellingen.

Dat vraagt om goede samenwerking, overzicht en een strakke organisatie. Als projectsecretaresse speel jij daarin een belangrijke rol. Je ondersteunt onze projectteams en zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen. Zo draag je achter de schermen bij aan de ontwikkeling van Nijmegen.

Als projectsecretaresse pak je taken zelfstandig op en zorg je ook voor een nauwe samenwerking met je directe collega’s én andere teamleden. Je bent in deze gedeelde rol verantwoordelijk voor de uitvoering van ondersteunende werkzaamheden voor de projectontwikkelaars Winkelsteeg/Kanaalzone op zowel secretarieel als organisatorisch vlak.

Binnen deze functie zorg je voor:

• Agendabeheer: het maken en bewaken van afspraken, inclusief het plannen, voorbereiden en versturen van uitnodigingen voor terugkerende overleggen en bijeenkomsten;
• Het voorbereiden, notuleren, uitwerken en opvolging geven aan diverse overleggen zowel intern als extern. Een portefeuilleoverleg (PO) met een wethouder kan hier mogelijk ook onder vallen;
• Het organiseren van bijeenkomsten waaronder mogelijk ook bewonersavonden.

Wie zijn wij?

Je komt te werken binnen bureau Staf bestaande uit ongeveer 30 medewerkers en zal deel uitmaken van een team van 21 managementassistentes en projectsecretaresses. Binnen dit betrokken en collegiale team waarin organisatiesensitiviteit en integriteit belangrijke waardes zijn, val je onder de groep projectsecretaresses met als specifiek project de Winkelsteeg /Kanaalzone. Samen met twee collega’s verzorg je de ondersteuning van dit grote project (kijk voor meer informatie over het project op de website: https://winkelsteeg.nijmegen.nl ).

Wat bieden wij jou?

Werken bij de gemeente Nijmegen doe je vanuit je hart en daar belonen wij je graag voor. Benieuwd wat je ervoor terug krijgt? Lees dan verder!

• Een mooi salaris in schaal 7. Afhankelijk van jouw ervaring ontvang je een salaris tussen de € 2.875,- en € 4.065,- bruto per maand bij een volledige werkweek van 36 uur.
• Daarnaast ontvang je een vrij besteedbaar budget: het Individueel Keuze Budget (IKB). Dit bedraagt 17,05% van je salaris. Je kunt dit budget inzetten op een manier die past bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen. Denk aan maandelijks meer bestedingsruimte, extra verlof, het aflossen van een studieschuld of het investeren in je persoonlijke ontwikkeling en scholing.
• Een tijdelijk contract met uitzicht op vast, voor 32 tot 36 uur per week.
• Een hybride manier van werken. Jij past jouw werkplek en tijden aan zodat het past bij jouw functie en persoonlijke situatie.
• Een mooi opleidingsaanbod. We bieden je de ruimte om je te kunnen blijven ontwikkelen en het beste uit jezelf te halen. Zowel fysiek als digitaal. De keuze is aan jou!

Lees hier meer over op onze pagina arbeidsvoorwaarden (https://vacatures.nijmegen.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden/).

Wie zoeken wij?

We zoeken een collega die goed kan organiseren en nauwkeurig werkt. Je houdt overzicht wanneer er meerdere werkzaamheden en vragen tegelijk spelen. Je bepaalt wat prioriteit heeft, onderscheidt hoofd- en bijzaken en past je planning aan als de situatie daarom vraagt.

Je werkt zelfstandig en zoekt actief de samenwerking met collega's en projectteams. Je ziet welke werkzaamheden nodig zijn, neemt hierin initiatief en komt in actie. Veranderen prioriteiten of omstandigheden? Dan schakel je mee en zorg je dat belangrijke werkzaamheden doorgaan.

Samen met het team werk je aan de realisatie van de ambities voor Nijmegen.

Daarnaast zien we graag terug op jouw cv:

• Minimaal mbo werk- en denkniveau;
• Een relevante opleiding óf aantoonbaar een aantal jaren ervaring als (project)secretaresse;
• Ervaring met Microsoft 365 (Office), Outlook en Teams;
• Kennis van iBabs en Corsa zijn een pré.

Waar kom je te werken?

Werken bij de gemeente Nijmegen doe je vanuit je hart. Omdat je graag meedeint met het ritme van de stad. Als onderdeel van een bruisend geheel. Als je struint door het Kronenburgpark of uitkijkt over de Waal. Verbonden met- en verantwoordelijk voor een oude stad die niet stil kan blijven staan. Een stad met een prachtige historie en een nog mooiere toekomst. Want hier blijven mensen zichzelf keer op keer uitvinden. Hier is ruimte om te experimenteren en van elkaar te leren. Je krijgt het vertrouwen om je werk op jouw manier te doen. Zodat de oudste stad van Nederland voorop blijft lopen. Zonder daarbij iemand achter te laten. Want Nijmegen is van ons. Voor iedereen met hart voor de stad. En oog voor de toekomst.

Heb je toch nog vragen? Manager Gerald Hebels vertelt je graag meer! Je kunt hem bereiken via: [e-mail] (mailto:[e-mail]) of 06 25 74 33 12.

Bij ons willen we dat jij jezelf kan zijn. We vinden het belangrijk om verschillende leeftijden, kwaliteiten en achtergronden in onze teams te hebben. Met verschillende perspectieven kunnen we ons werk beter doen. Herken jij eigenschappen en vaardigheden die genoemd zijn in de vacature? Voel je dan welkom om te solliciteren.