Projectondersteuner

Gemeente Voorschoten; Voorschoten; On-site; EUR 46,000 - 55,000; Full time

Job summary

Gemeente Voorschoten is op zoek naar een enthousiaste Projectondersteuner voor 36 uur per week, met hybride werktijden in Voorschoten. Je werkt aan de administratieve en organisatorische ondersteuning van diverse projecten, en zorgt voor structuur en duidelijke communicatie binnen teams en met externe partners.

Je hebt een mbo-diploma en ervaring in projectondersteuning is een pré. Je organisatievermogen, flexibiliteit en servicegerichte houding helpen je om samen met collega’s effectief te

Qualifications

• Je hebt MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen projectondersteuning.
• Je kunt goed samenwerken en communiceert makkelijk met diverse belanghebbenden.
• Je bent iemand die het leuk vindt om te organiseren en structuur aan te brengen.
• Je hebt een positieve en creatieve houding.
• Je bent energiek en beschikt over humor en relativeringsvermogen.

Responsibilities

• Agendabeheer van projectvergaderingen en het organiseren van in- en externe afspraken.
• Documentenbeheer en zorgen voor een efficiënte informatievoorziening binnen de projectteams.
• Het onderhouden van in- en externe contacten en het verzorgen van project gerelateerde correspondentie.
• Het organiseren van (project-)stukken in systemen zoals Ibabs.
• Het verrichten van diverse representatieve werkzaamheden, zoals het ontvangen en begeleiden van gasten voor project gerelateerde bijeenkomsten.

Skills

MBO niveau

Ervaring in projectondersteuning

Organisatie en structuur

Positieve houding

Humor en relativeringsvermogen

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Bij de gemeente Voorschoten zijn we volop bezig met de ontwikkeling en verdere professionalisering van onze organisatie. We werken toe naar een klantgerichte organisatiestructuur die klaar is voor de toekomst. Het doel? Samen met plezier en betrokkenheid werken aan een gemeente waarin vertrouwen en verantwoordelijkheid centraal staan. We bouwen aan een organisatie die niet alleen de inwoners centraal stelt, maar ook jou de ruimte biedt om bij te dragen aan innovatieve en duurzame oplossingen.

Projectondersteuner (36 uur per week).

Ben jij een enthousiaste, gedreven en servicegerichte medewerker die graag projectteams ondersteunt? Ben jij een flexibel organisatietalent en breng jij rust, structuur en overzicht in complexe projecten? Kijk jij met een frisse blik proactief vooruit? Ben jij een teamplayer, maar zeker ook zelfstandig? Heb jij er plezier in om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Werken in Voorschoten, de Parel aan de Vliet

Onze groene gemeente, gelegen in de Leidse regio, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze ruim 26.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en onze medewerkers die zich dagelijks inzetten voor het welzijn van onze inwoners en ondernemers.

Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

We werken vanuit vier kernwaarden: Vertrouwen, Verantwoordelijkheid, Betrokkenheid en Plezier. Deze waarden helpen ons om goed samen te werken, zowel binnen de organisatie als met inwoners, ondernemers en andere partners. Vertrouwen vormt de basis van onze samenwerking. Verantwoordelijkheid betekent dat we de impact van ons werk serieus nemen. Betrokkenheid zorgt ervoor dat we actief bijdragen aan teamdoelen, en plezier stimuleert een positieve werkomgeving.

Jouw uitdaging

Als medewerker Projectondersteuning werk je samen met je collega’s aan de administratieve en organisatorische ondersteuning van diverse projecten binnen de organisatie. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer van projectvergaderingen en het organiseren van in- en externe afspraken.
• Documentenbeheer en het zorgdragen voor een efficiënte informatievoorziening binnen de projectteams.
• Het onderhouden van in- en externe contacten en het verzorgen van project gerelateerde correspondentie.
• Het organiseren van (project-)stukken in systemen zoals Ibabs.
• Het verrichten van diverse representatieve werkzaamheden, zoals het ontvangen en begeleiden van gasten voor project gerelateerde bijeenkomsten.

Wat zoeken wij in jou?

• Je hebt MBO werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen projectondersteuning. Je kunt goed samenwerken en je communiceert makkelijk met verschillende belanghebbenden op verschillende niveaus.
• Je bent iemand die het leuk vindt om te organiseren en die structuur kan aanbrengen in complexe taken.
• Je hebt een positieve en creatieve houding.
• Je bent energiek en beschikt over humor en relativeringsvermogen.

Wat bieden wij jou?

Wij bieden je meer dan alleen een baan. Bij ons werk je in een dynamische omgeving waar ruimte is voor groei, ontwikkeling en een goede werk-privébalans. Sluit je aan bij ons team en bouw mee aan onze gemeente!

• Een dynamische werkplek in een gemeente die zelfstandig vooruit wil, met ruimte voor eigen initiatief.
• Een informele werksfeer met sterke collegialiteit, teamgevoel en maatschappelijke betrokkenheid.
• Een betekenisvolle functie in een compacte, zelfstandige gemeente met een breed takenpakket en korte lijnen naar een toegankelijk bestuur.
• Flexibele werktijden en hybride werkmogelijkheden die aansluiten bij jouw werk-privébalans.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, waaronder een mooie leergang samen met collega’s.
• 28 vakantiedagen (bij fulltime dienstverband).
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%, waarmee je zelf extra’s kunt kiezen.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een laptop, mobiele telefoon, een vitaliteitsbijdrage.
• Een goed pensioen bij ABP, waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt.
• Deze functie is gewaardeerd in schaal 8, tot maximaal € 4.556,00 bruto op basis van een 36 urige werkweek.
• Een inspirerende werkomgeving, centraal gelegen met gratis parkeergelegenheid, een groen park voor ontspannende wandelingen en een bedrijfsrestaurant voor een heerlijke lunch. Boodschappen na werktijd? De supermarkt is om de hoek.

Gedetailleerdere informatie over onze arbeidsvoorwaarden tref je hier.

Kijk voor meer informatie over onze organisatie op deze pagina.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

De gemeente Voorschoten organiseert recruitment op haar eigen wijze. Acquisitie door leveranciers wordt daarbij niet op prijs gesteld.

De afdeling Bestuur is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan het gemeentebestuur in de vorm van beleidsproducten, projecten, advisering en ondersteuning. De afdeling is onderverdeeld in het team Beleid, het team Projecten en het team Ondersteuning.

Team Beleid werkt aan opgaven in zowel het sociaal als het fysiek domein. De beleidsadviseurs ontwikkelen beleid, begeleiden de uitvoering daarvan en evalueren of het gemeentelijk beleid de gewenste resultaten oplevert. Zij voeren regie op complexe bestuurlijke vraagstukken en werken nauw samen met externe partners in verschillende beleidsnetwerken. Met een integrale aanpak verbinden zij ruimtelijke, sociale en economische thema’s om tot effectieve oplossingen te komen. Het onderdeel gebiedsregie ondersteunt bij vraagstukken met maatschappelijke impact, waarbij intensieve samenwerking met inwoners en stakeholders centraal staat.

Bij het team Projecten werken projectleiders en beheerders aan de verschillende projecten in voornamelijk de fysieke leefomgeving. De projectleiders en beheerders werken samen aan de verschillende projecten, bijvoorbeeld bij woningbouwprojecten, groot onderhoudsprojecten en projecten die uitvoering geven aan het sportaccommodatiebeleid. De beheerders zijn momenteel vanwege de invoering van projectmatig werken bij wijze van pilot vanuit team Openbare Ruimte bij team Projecten geplaatst; rond de zomer zal deze pilot in samenspraak met de beheerders en de teamleiders Openbare Ruimte en Projecten worden geëvalueerd.

Bij het team Ondersteuning zorgen ze voor de ondersteuning van het Bestuur, waarbij je kunt denken aan communicatie, kabinetszaken, agendakamer, managementondersteuning en bestuurssecretariaat.

Gezamenlijk dragen wij bij aan de ondersteuning van bestuurlijke processen en de realisatie van de beleidsdoelen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders in de gemeente Voorschoten.