Projectmedewerker Backoffice en Procescoördinatie

ROC van Amsterdam - Flevoland; Amsterdam; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 8 (cao mbo)

ABP pensioenregeling en eindejaarsuitk

Reiskostenvergoeding en fietsplan

Ziektekostenverzekering

Ruime vakantieregeling

Vergoeding voor thuiswerken

Job summary

ROC van Amsterdam - Flevoland zoekt een projectmedewerker Backoffice en Procescoördinatie die drie projecten ondersteunt en zorgt voor duidelijke processen, een betrouwbare administratie en goede dienstverlening.

Je bewaakt planningen, bereidt bijeenkomsten voor en legt besluiten vast. Je werkt samen met onderwijs, gemeenten en werkgevers en bent vaak het eerste aanspreekpunt, op locatie bij MBO College Zuidoost. Structureel thuiswerken is niet mogelijk.

Qualifications

• Ervaring met projectondersteuning, procescoördinatie of projectadministratie.
• Ervaring met het organiseren en bewaken van administratieve processen.
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van overleggen en het volgen van acties.
• Goede werkvaardigheid met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.
• Ervaring met een CRM-systeem, of het vermogen om HubSpot snel te leren.

Responsibilities

• Je bewaakt planningen, deadlines, besluiten en actiepunten.
• Je bereidt overleggen, stuurgroepen, trainingen en evenementen voor.
• Je maakt heldere verslagen en zorgt dat afspraken worden uitgevoerd.
• Je handelt vragen van deelnemers, werkgevers en partners zorgvuldig af.

Skills

Projectondersteuning

Procescoördinatie

Administratieve processen

Microsoft 365

Outlook

Teams

Word

Excel

HubSpot CRM

Tools

HubSpot

Microsoft 365

Outlook

Teams

Excel

Word

Job description

Dit en meer ga je doen

Als projectmedewerker Backoffice en Procescoördinatie ondersteun je drie projecten binnen het MBO. Je werkt voor Expertisepunt MBO Praktijkleren, Huis van Talent en LLO Collectief. Vanuit MBO College Zuidoost zorg je voor duidelijke processen, een betrouwbare administratie en goede dienstverlening. De verdeling is helder: 0,5 fte voor Praktijkleren, 0,3 fte voor Huis van Talent en 0,2 fte voor LLO Collectief.

Je bewaakt planningen, deadlines, besluiten en actiepunten. Ook bereid je overleggen, stuurgroepen, trainingen en evenementen voor. Je maakt heldere verslagen en zorgt dat afspraken worden uitgevoerd. Vragen van deelnemers, werkgevers en partners handel je zorgvuldig af. Daarbij werk je samen met onderwijs, gemeenten, werkgevers en het Werkcentrum Groot-Amsterdam. Je bent regelmatig het eerste aanspreekpunt. Een gastvrije en duidelijke ontvangst hoort daarom bij het werk.

Voor Expertisepunt MBO Praktijkleren beheer je deelnemerdossiers, subsidieaanvragen en gegevens in HubSpot. Je volgt de instroom, voortgang en afronding van leertrajecten. Ook organiseer je uitreikingen van praktijkverklaringen, certificaten en diploma’s. Binnen LLO Collectief ondersteun je projectoverleggen, rapportages, werksessies en bijeenkomsten. Voor Huis van Talent coördineer je activiteiten en contacten met studenten, werkgevers en partners. Zie je een knelpunt of ontbreekt een werkwijze? Dan verzamel je informatie, stel je een praktische oplossing voor en help je deze vastleggen.

Dit verwachten we van jou

In deze rol helpt het als je meerdere werkstromen kunt overzien. Je controleert gegevens, volgt openstaande acties en stelt duidelijke prioriteiten. Ontbreekt er informatie, dan zoek je zelfstandig uit wat nodig is. Je bespreekt knelpunten op tijd en vertaalt deze naar werkbare oplossingen. Omdat je een zichtbaar aanspreekpunt bent, werk je op locatie bij MBO College Zuidoost. Structureel thuiswerken is binnen deze functie niet mogelijk.

Daarnaast vragen wij:

• Ervaring met projectondersteuning, procescoördinatie of projectadministratie.
• Ervaring met het organiseren en bewaken van administratieve processen.
• Ervaring met het voorbereiden en notuleren van overleggen en het volgen van acties.
• Goede werkvaardigheid met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel.
• Ervaring met een CRM-systeem, of het vermogen om HubSpot snel te leren.

Meer dan alleen goede voorwaarden

De werkwereld om je heen verandert continu. Daarom zetten wij vol in op je ontwikkeling. Trainingen, opleidingen, workshops… wat jij nodig hebt, maken wij mogelijk. Daarnaast kun je rekenen op doorgroeikansen en prima arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris in schaal 8 (cao mbo) van maximaal€ 4.403,- brutoper maand bij een fulltime dienstverband
• Pensioenregeling via ABP, 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,33%
• Reiskostenvergoeding en demogelijkheid om gebruik te maken van bijvoorbeeld een fietsplan
• Werkgeversbijdrage in de (aanvullende) ziektekostenverzekering
• Ruime vakantieregeling
• Middelen om jouw werk goed te doen (afhankelijk van jouw functie bijvoorbeeld een kwalitatieve laptop, BYOD-telefoonregeling en een vergoeding voor thuiswerken).
• Toegang totonze digitale leeromgeving RocWISE om je verder te ontwikkelen.

Hier ga je werken

MBO College Zuidoost is het ondernemende college. Een school voor iedereen; van entree tot niveau 4, met oog voor het individu. Opleidend voor de arbeidsmarkt of doorstroom naar het hbo. Er is een sterke verbondenheid met stadsdeel Zuidoost, de bewoners en de bedrijven. Deze variëren van een lokale ondernemer tot toonaangevende multinationals. Het aanbod van beroepsopleidingen is breed. Van economische, commerciële, dienstverlenende en ICT-opleidingen tot opleidingen voor uniform-beroepen. Onze studenten komen uit alle windstreken en het college ligt midden in een druk zakencentrum. De focus ligt op ondernemendheid: het ontwikkelen van ondernemende, persoonlijke vaardigheden zit in het onderwijscurriculum verweven. Er is ruimte voor nieuwe verhalen, kansen bieden, inclusief leren denken en vooral ook doen.

Op MBO College Zuidoost werken ca. 400 medewerkers, die zich samen inzetten voor ruim 3500 studenten. Zowel het onderwijzende als het ondersteunende personeel levert een bijdrage aan het onderwijs: iedereen wordt aangespoord om kansen te zien en te benutten voor goed onderwijs. Zoveel mensen, zoveel verschillen, zoveel talenten. Dit vanuit de overtuiging dat een grote verscheidenheid bijdraagt aan creatievere oplossingen, ideeën en inzichten. We denken en handelen daarbij inclusief: ons vraagstuk is het goed inzetten van ieders uniekheid, van de student als ook van de medewerker.

De school is zes dagen per week open. Op zaterdag openen het Weekend College en StudieMAX in ons gebouw hun deuren voor extra onderwijsondersteuning aan jongeren uit het basis-, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs.

Over het ROC van Amsterdam - Flevoland

Het ROC van Amsterdam - Flevoland verzorgt middelbaar beroepsonderwijs op vier niveaus binnen veertien onderwijsdomeinen. Het ROC van Amsterdam biedt ruim 300 verschillende opleidingen aan en het ROC van Flevoland zo’n 130 opleidingen. Het middelbaar beroepsonderwijs wordt op de verschillende mbo-colleges gegeven. Het ROC van Amsterdam - Flevoland heeft bij elkaar twaalf mbo-colleges in Amsterdam, Amstelveen, Hoofddorp, Hilversum, Almere en Lelystad. Het roc biedt onderwijs aan 36.000 mbo-studenten, 3.300 leerlingen in het voortgezet onderwijs en 6.500 deelnemers aan overige educatie (waaronder inburgering en volwassenen). Bij het roc werken in totaal ca. 4.000 medewerkers.

Het ROC van Amsterdam – Flevoland is een onderwijsorganisatie waar ruim 180 nationaliteiten iedere dag welkom zijn en samen leren, ook van elkaars verschillende achtergronden. Voor iedereen geldt hetzelfde respect en elke collega draagt bij aan de ontwikkeling van leerlingen en studenten voor de inclusieve Nederlandse samenleving.

Om goed onderwijs te geven is het onderwijs op de mbo-colleges kleinschalig georganiseerd; een student heeft voornamelijk te maken met de afdeling waar zijn of haar opleiding onderdeel van is. Het ROC van Amsterdam – Flevoland kenmerkt zich door kwalitatief hoogwaardig onderwijs met veel aandacht voor de student. We streven elke dag naar het allerbeste onderwijs. Iedereen is welkom en draagt bij aan de ontwikkeling van studenten. We leren van elkaars achtergronden, gaan mee met de ontwikkelingen in de maatschappij en vernieuwen waar nodig. Dit doen we in een sfeer van vertrouwen en op elkaar kunnen bouwen. Van prettig en respectvol met elkaar samenwerken. Kijken waar het beter kan en dat vervolgens ook doen. Want ook dat hoort bij een organisatie die overal de beroepspraktijk ademt.