Projectadministrateur

Innovadis B.V.; Enschede; Hybrid; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Verantwoordelijk werk

Automatisering verbeteren

Flexibele uren

Deels thuiswerken

Informele cultuur

Dakterras Enschede

Korte lijnen

Kennissessies

Reiskostenvergoeding / fietsplan

AI-tools experimenteren

Vers fruit op het werk

Job summary

Innovadis B.V. zoekt een Projectadministrateur die toezicht houdt op financiën en administratie van klantprojecten. Je bewaakt budgetten, uren en contractafspraken en bereidt facturatie voor op basis van uren of afgesproken mijlpalen.

Je werkt nauw samen met projectmanagers en Finance en Sales om projecten tijdig en volgens afspraken te sturen en Innovadis grip te houden op voortgang en resultaat.

Qualifications

• Minimum MBO-4 of HBO werk- en denkniveau in een administratieve/financiële richting.
• Ervaring met projectadministratie, financiële administratie of bedrijfsadministratie.
• Affiniteit met projectbudgetten, urenregistratie en facturatie.
• Goede Excel-vaardigheden.
• Nauwkeurig, gestructureerd en deadlines kunnen halen.
• Goede communicatieve vaardigheden met verschillende disciplines.

Responsibilities

• Nieuwe projecten administratief inrichten met budgetten, tarieven, fasering en codes.
• Budgetten bewaken en vergelijken met realisatie.
• Dreigende budgetoverschrijdingen signaleren en bespreken met projectmanager.
• Facturatie voor bereiden op basis van uren, mijlpalen of vaste prijsafspraken.
• Meer- en minderwerk en wijzigingen verwerken in projectbudgetten.
• Urenregistratie controleren op volledigheid per project.
• Maandelijkse afsluiting van urenregistratie waarborgen.
• Openstaande facturen en betaaltermijnen opvolgen.
• Vragen van klanten over facturen beantwoorden.
• Projectfasen, mijlpalen en deadlines administratief bijhouden.
• Offertes, opdrachtbevestigingen, SLA’s en contracten beheren en verlopen/indexeren.
• Periodieke projectrapportages opstellen (uren, budgetten, WIP, marge).
• Ondersteunen bij maand- en jaarafsluiting.
• Processen slimmer/automatiseren verbeteren.

Skills

Projectadministratie

Excel

Nauwkeurig werken

Communicatie

Teamwork

Education

MBO-4 of HBO-niveau

Tools

Exact

TimeChimp

Job description

The job

Krijg jij energie van overzicht, kloppende cijfers en projecten die administratief goed op orde zijn? Als Projectadministrateur bij Innovadis zorg jij ervoor dat onze klantprojecten financieel en administratief goed worden gevolgd.

Je houdt zicht op budgetten, geschreven uren, facturatie, planning en contractafspraken. Daarmee geef je projectmanagers de informatie die zij nodig hebben om hun projecten goed te sturen en help je Innovadis grip te houden op voortgang en resultaat.

Je werkt daarbij nauw samen met projectmanagers, teamleads, Finance en Sales.

Dit wordt jouw rol

Binnen Innovadis werken verschillende teams dagelijks aan digitale projecten voor onze klanten. Om die projecten goed te kunnen sturen, is het belangrijk dat de administratie erachter klopt.

Daar zorg jij voor.

Vanaf de start van een project richt je de projectadministratie goed in. Vervolgens bewaak je gedurende het project de uren, budgetten, planning en financiële afspraken. Je ziet het wanneer cijfers niet aansluiten, een budget sneller wordt gebruikt dan verwacht of informatie ontbreekt en zorgt ervoor dat dit tijdig wordt opgepakt.

Je bent daarmee de verbindende schakel tussen de dagelijkse praktijk van onze projectteams en onze financiële administratie.

Wat ga je doen?

Je richt nieuwe projecten administratief in, waaronder budgetten, tarieven, fasering en projectcodes.

Je bewaakt budgetten en vergelijkt deze met de daadwerkelijke realisatie.

Je signaleert dreigende budgetoverschrijdingen en bespreekt deze met de projectmanager.

Je bereidt facturatie voor op basis van geschreven uren, mijlpalen of vaste prijsafspraken.

Je verwerkt meer- en minderwerk en wijzigingen in projectbudgetten.

Je controleert of uren volledig en op de juiste projecten zijn geregistreerd en volgt ontbrekende of onjuiste registraties op.

Je zorgt voor een tijdige maandelijkse afsluiting van de urenregistratie.

Je bewaakt openstaande facturen en betaaltermijnen en volgt deze waar nodig op.

Je beantwoordt samen met betrokken collega’s vragen van klanten over facturen.

Je houdt projectfasen, mijlpalen en deadlines administratief bij.

Je beheert offertes, opdrachtbevestigingen, SLA’s en andere contractafspraken en bewaakt looptijden, verlengingen en indexaties.

Je stelt periodieke projectrapportages op over onder andere uren, budgetten, onderhanden werk en marge.

Je ondersteunt bij de maand- en jaarafsluiting.

Je signaleert waar we processen slimmer, efficiënter of meer geautomatiseerd kunnen inrichten.

Wij zijn Innovadis

Bij Innovadis werken we aan digitale oplossingen die organisaties helpen vooruit te gaan. Dat doen we voor bedrijven én overheidsorganisaties, met multidisciplinaire teams waarin technologie, strategie en gebruikers centraal staan.

We houden van mensen die verantwoordelijkheid nemen, nieuwsgierig zijn en actief meedenken over hoe dingen beter kunnen. Ook binnen onze eigen organisatie blijven we onze processen continu verbeteren.

Wat verwachten wij van jou?

• Je hebt mbo-4- of hbo-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of financiële richting.

• Je hebt ervaring met projectadministratie, financiële administratie of bedrijfsadministratie.

• Je hebt affiniteit met projectbudgetten, urenregistratie en facturatie.

• Je kunt goed werken met Excel.

• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden.

• Je signaleert afwijkingen zelfstandig en onderneemt actie.

• Je communiceert gemakkelijk met collega’s uit verschillende disciplines en durft hen op een prettige maar duidelijke manier aan te spreken wanneer informatie ontbreekt.

• Je kunt goed omgaan met terugkerende deadlines, zoals een maandafsluiting.

• Je gaat zorgvuldig om met financiële en klantgegevens.

• Je vindt het interessant om met AI, automatisering en andere digitale hulpmiddelen je werk steeds slimmer te organiseren.

• Ervaring met systemen zoals Exact, TimeChimp of vergelijkbare project- en financiële administratiesystemen.

Wat kun je van ons verwachten?

• Veel ruimte om verantwoordelijkheid te nemen;

• De mogelijkheid om processen verder te verbeteren en automatiseren;

• Ruimte om jezelf inhoudelijk en persoonlijk te ontwikkelen;

• Flexibele werktijden;

• Mogelijkheden om deels vanuit huis te werken in overleg;

• Een informele werkomgeving met korte lijnen;

• Gezellige collega’s en regelmatig gezamenlijke activiteiten;

• En natuurlijk ons dakterras in Enschede;

• Korte lijnen en collega's die meewerken;

• Regelmatig kennissessies waarin collega’s van elkaar leren;

• Een vergoeding voor je reiskosten of een fietsplan waarmee je voordelig een goede fiets kiest;

• Tijd om te experimenteren met nieuwe technieken en AI-tools;

• Vers fruit op werk;