Project Ondersteuner HiX

ChipSoft België; Amsterdam; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Maandsalaris dat past bij ervaring

13e maand (indien ChipSoft winst)

8,25% vakantiegeld in mei

25 vakantiedagen

Premievrij pensioen vanaf 18 jaar

Flexibel werken: kantoor en af en toe

ChipSoft Academy en opleidingsbudget €

Gezellige werksfeer

Gloednieuwe fitnessruimte

Lunch en ontbijt verzorgd door ChipCaf

Job summary

ChipSoft zoekt een enthousiaste projectondersteuner voor ons Innovatiehub-team, gevestigd op de 24e verdieping in Amsterdam. Je bent hét gezicht voor klanten en ondersteunt HiX-experts met planning, oproepen en evenementlogistiek.

Je werkt onder leiding van de directeur Customer Relations in een hecht team. Er wordt veel afwisseling geboden, met flexibiliteit voor avonddiensten en een focus op hospitality tijdens bijeenkomsten.

Qualifications

• Kandidate beschikt over een mbo-opleiding en communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft Excel en Outlook is een pré.
• Klantgerichte en administratieve vaardigheden zijn vereist.

Responsibilities

• Functie als aanspreekpunt voor klanten via telefoon, e-mail en kantoor.
• Ondersteunt HiX-experts met planning en agenda-beheer.
• Assisteert bij bijeenkomsten van het Innovatieplatform en coördineert logistiek en administratie.
• Zorgt voor gastvrij ontvangst en hospitality tijdens evenementen.
• Beheert agenda en bereidt voorbereidingen voor teamleden voor.

Skills

Communicatief

Schriftelijk vaardig

Administratief sterk

Plannen en organiseren

Klantgericht

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Excel

Outlook

Job description

Ben jij een enthousiaste en betrokken projectondersteuner met sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden? Vind jij het fijn om je collega's te ontzorgen? Dan zoeken wij jou! Deze functie biedt een mooi ontwikkelperspectief: we stimuleren en faciliteren de doorgroei naar de rol van HiX Expert voor collega's die zich hierin verder willen ontwikkelen.

Jouw baan

Het Innovatieplatform organiseert bijeenkomsten met verschillende thema’s voor zorgmedewerkers die onze software ‘HiX' gebruiken. Jouw rol is het bieden van ondersteuning voor het team en deze bijeenkomsten. Hierbij zorg je dat alles goed geregeld is: van aanmelding tot ontvangst, logistiek en administratie. Dat betekent dat jij:

• Een belangrijk aanspreekpunt voor klanten bent, zowel telefonisch, per mail als op kantoor
• HiX-experts dagelijks administratief ondersteunt, plannen van afspraken in- en extern en toezicht houden op goed agendabeheer
• Ondersteunt bij bijeenkomsten van het Innovatieplatform: Gebruikersgroepen, Round-Tables, Tips en Tricks-sessies en HiX-netwerken
• Flexibel bent omdat geen dag hetzelfde is.
• De Food & Beverage Manager ondersteunt (horeca en hospitality), voor en tijdens bijeenkomsten.

Kortom, als project ondersteuner ben jij hét gezicht van de Innovatiehub. Samen met de andere project ondersteuner werk je nauw samen in een gezellig team op de 24e verdieping.

Onder leiding van de directeur Customer Relations werk je samen in een groeiend maar hecht team van project ondersteuners en HiX-experts, op de recent in gebruik genomen InnovatieHub, 24e verdieping met prachtig uitzicht over Amsterdam.

Jouw werkdag

Elke dag is anders! Samen met de coördinator Innovatieplatform en de andere project ondersteuners bespreek je de dagelijkse planning. Gedurende de dag stromen er per mail meerdere vragen binnen van klanten over de verschillende bijeenkomsten. Deze beantwoord jij nauwkeurig en klantgericht.

In de middag lopen de eerste klanten binnen op InnovatieHub. Met een glimlach begeleid jij hen naar de Innovatiehub op de 24e verdieping en voorzie jij hen van een gastvrij ontvangst en informeer je het team. Terwijl zij een bijeenkomst bijwonen, ondersteun je F&B-manager dat alles tot in de puntjes is geregeld voor de lunch of het diner dat later plaatsvindt.

Na de bijeenkomst zijn een aantal belangrijke zaken naar voren gekomen die jij verder vandaag gaat oppakken. Denk hierbij aan het verzorgen van kleine attenties. Omdat jij verantwoordelijk ondersteuning biedt op agendabeheer, zorg je dat er tijd gemaakt wordt voor afspraken en reserveren van de benodigde voorbereiding van de teamleden. Hiermee neem jij je verantwoordelijkheid en kunnen je collega’s zoveel mogelijk ontzorgd worden en verloopt alles volgens de planning.

Vanavond ondersteun je de F&B-manager met het uitserveren van het diner en zorg je er na afloop voor dat alle klanten tevreden weer naar huis gaan.

Wij zijn op zoek naar iemand die:

• Minimaal een mbo-opleiding heeft gedaan. Het is een pré als dit een opleiding in de richting van Office Management, Secretariële Dienstverlening of Managementondersteuning is.
• Een administratieve duizendpoot is
• Vanuit planningsperspectief sterk is
• Proactief is en een hands-on mentaliteit heeft
• Communicatief -en schrijfvaardig sterk en klantgericht is
• Ervaring heeft met Microsoft Excel en Outlook
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk
• In principe werk je van 9.00 tot 17.00 uur, maar je bent flexibel met betrekking tot avondbijeenkomsten (volgens rooster, met uitzondering van de reguliere schoolvakanties)

Werken bij ChipSoft betekent meer dan alleen een baan, je krijgt er namelijk een hele ervaring bij!

Van een goed salaris tot gezellige borrels en van volop ontwikkelmogelijkheden tot dagelijks genieten in ons eigen ChipCafé. Wij zorgen ervoor dat jij je werk met plezier en energie kunt doen.

Wat je van ons krijgt (naast een warm welkom en een goede bak koffie):

• Een salaris waar je blij van wordt
• Een 13e maand* (zo voelt de decembermaand nóg feestelijker)
• 8,25% vakantiegeld in mei (zodat je die vakantie of dat nieuwe tuinsetje alvast kunt plannen)
• 25 vakantiedagen om de batterij weer helemaal op te laden
• Een premievrij pensioen bij ChipSoft vanaf je 18e, voor een zorgeloze toekomst
• Flexibel werken: samen op kantoor voor de gezelligheid en afstemming, soms thuis voor de focus (in overleg met je teamleider)
• Veel vrijheid om je werk op jouw manier te doen
• Alle ruimte om te groeien: via onze ChipSoft Academy en met een persoonlijk opleidingsbudget twv € 1.000, wat jaarlijks beschikbaar wordt gesteld voor jouw persoonlijke ontwikkeling
• Een relaxte en informele werksfeer, met genoeg gezelligheid buiten werktijd (van vrijdagmiddagborrels, teamuitjes, diverse sporttoernooien etc.)
• Onbeperkt sporten in onze gloednieuwe gym: zelfstandig of onder begeleiding van een personal trainer
• Dagelijks genieten van ontbijt, lunch, snacks en avondeten, vers bereid door de chefs van ons eigen ChipCafé (bye bye boterham met pindakaas en kliekjes uit de koelkast)

* De 13e maand wordt uitgekeerd als ChipSoft winst maakt en je in december bij ons in dienst bent. De uitkering is pro rato en niet contractueel vastgelegd.