Project Manager - Events & Entertainment

Alle Mediavacatures; Hilversum; Hybrid; EUR 52,000 - 75,000; Full time

Job summary

PixMob Europe (Utrecht) is seeking a Project Manager to handle end-to-end planning, execution, and closing of live-event lighting projects across Europe and beyond. You will serve as the primary client contact, managing schedules, budgets, logistics, and on-site crews to deliver immersive experiences.

Based in our Utrecht hub, you will coordinate across international teams and travel frequently for events, with a focus on safe, high-quality delivery and strong stakeholder management.

Qualifications

• 3+ years' experience in project management within live events, touring, AV production, or experiential marketing.
• Strong understanding of event logistics, venue operations, and technical production.
• Proven ability to manage multiple fast-moving projects under tight deadlines.
• Calm under pressure with strong problem-solving in high-stakes environments.
• Willingness to travel across Europe and work evenings/weekends during events.

Responsibilities

• Project Planning & Execution: Manage project lifecycles from initial client handoff to post-event debrief.
• Build and maintain detailed project timelines, budgets, and technical requirements.
• Coordinate gear prep, international shipping, and cross-border logistics across European borders.

Skills

Project management

Event logistics

Team leadership

Client liaison

Travel flexibility

Job description

Omschrijving bedrijf Fondée en 2006, PixMob est un leader de l'éclairage sans fil, créant des expériences inoubliables et allumant la joie collective lors d'événements en direct dans le monde entier. Les produits LED durables de PixMob génèrent des effets vibrants qui synchronisent un spectacle immersif basé sur la foule avec le son et les visuels de la performance ou de l'événement. L'entreprise est intégrée verticalement, concevant, fabriquant et déployant sa solution dans plus de 40 pays. PixMob a créé l'euphorie des fans lors de plus de 2 000 événements et a travailléavec des clients renommés dont le Super Bowl, Coldplay, les Jeux olympiques, les NBA / NHL All-stars, The Weeknd, Eurovision, Shawn Mendes, Bad Bunny, Ariana Grande et plus encore.Founded in 2006, PixMob is a leader in wireless lighting, creating unforgettable experiences and Igniting Collective Joy in live events worldwide. PixMob's sustainable LED devices generate vibrant effects that synchronize an immersive crowd-based show with the sound and visuals of the performance or event. The company is vertically integrated, designing, manufacturing, and deploying its solution in over 40 countries. PixMob has created fan euphoria at over 2,000 events and has worked with renowned clients including the Super Bowl, Coldplay, the Olympic Games, NBA / NHL All-stars, The Weeknd, Eurovision, Shawn Mendes, Bad Bunny, Ariana Grande, and more.

Omschrijving functie werkzaamheden

(Dutch version below)

About PixMob

PixMob creates magical experiences for live events around the world . You might have seen 60,000 fans light up at the Super Bowl, at a Coldplay concert, or in major stadiums across Europe. Our mission? To spark joy and unforgettable memories for every fan.We work with international artists, event organizers, sports teams, and brands to make every event extra special. At PixMob, innovation and design are in our DNA. We craft cutting-edge wireless tech, and we care deeply about the planet —we fight single-use plastics and use recycled or compostable materials wherever we can.

We’re looking for a Project Manager — PixMob Europe (Utrecht)

Role Summary

Based out of our European hub in Utrecht, the Project Manager handles the end-to-end planning, execution, and closing of live event lighting projects across Europe and beyond. You will serve as the primary point of contact for clients, managing schedules, budgets, logistics, and on‑site crews to deliver flawless immersive experiences.

Main Responsibilities

Project Planning & Execution

• Manage project lifecycles from initial client handoff to post-event debrief.
• Build and maintain detailed project timelines, budgets, and technical requirements.
• Coordinate gear prep, international shipping, and customs logistics across European borders.

Client & Stakeholder Management

• Act as the main liaison for tour managers, venue leads, and production directors.
• Proactively manage changes in scope, tight deadlines, and on‑site troubleshooting.

On‑Site Coordination & Team Leadership

• Brief and oversee on‑site technicians, operators, and local freelance crews.
• Ensure strict adherence to safety standards, quality control, and client expectations during load‑in, showtime, and load‑out.

What We’re Looking For

• 3+ years of experience in project management within live events, touring, AV production, or experiential marketing.
• Strong understanding of event logistics, venue operations, and technical production.
• Proven ability to manage multiple fast‑moving projects simultaneously under tight deadlines.
• Calm under pressure with excellent problem‑solving skills in high‑stakes environments.
• Willingness to travel frequently across Europe and work non‑standard hours (evenings/weekends) during event deliveries.

Languages & Inclusivity

You’ll need to be fluent in English and Dutch (written & spoken), as day‑to‑day work involves international clients, suppliers, and teams. Knowledge of French, or German is a strong plus!Inclusivity is at the heart of our culture . We welcome and value candidates of all backgrounds, identities, and experiences. Our job posting uses simplified grammar to make it easier to read across languages and is not intended to exclude or favor any gender.Join us to help build a diverse and inclusive workplace where everyone feels respected and empowered .

Thanks for your interest in PixMob and this role! Only selected candidates will be contacted.

Over PixMob

PixMob creëert magische ervaringen voor live-evenementen over de hele wereld . Je hebt misschien wel eens gezien hoe 60.000 fans oplichten tijdens de Super Bowl, bij een Coldplay‑concert of in grote stadions door heel Europa. Onze missie? Vreugde en onvergetelijke herinneringen creëren voor elke fan.We werken samen met internationale artiesten, evenementenorganisatoren, sportteams en merken om elk evenement extra speciaal te maken. Bij PixMob zitten innovatie en design in ons DNA. We ontwikkelen geavanceerde draadloze technologie en zetten ons in voor de planeet —we zetten ons in tegen wegwerpplastic en gebruiken waar mogelijk gerecyclede of composteerbare materialen.

Wij zijn op zoek naar een Project Manager — PixMob Europe (Utrecht)

Functieomschrijving

Vanuit onze Europese hub in Utrecht ben je als Project Manager verantwoordelijk voor de volledige planning, uitvoering en afronding van verlichtingsprojecten voor live-evenementen in Europa en daarbuiten. Je bent het primaire aanspreekpunt voor klanten en beheert planningen, budgetten, logistiek en teams op locatie om vlekkeloze, meeslepende ervaringen te leveren.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Projectplanning & uitvoering

• Beheren van het volledige projecttraject, van de eerste overdracht vanuit het klantteam tot de evaluatie na het evenement.
• Opstellen en onderhouden van gedetailleerde projectplanningen, budgetten en technische vereisten.
• Coördineren van de voorbereiding van apparatuur, internationale verzendingen en douanelogistiek over de Europese grenzen heen.

Klant- & stakeholdermanagement

• Optreden als het centrale aanspreekpunt voor tourmanagers, locatiemanagers en productieleiders.
• Proactief omgaan met wijzigingen in de projectomvang, strakke deadlines en problemen die zich op locatie voordoen.

Coördinatie op locatie & teamleiding

• Briefen van en toezicht houden op technici op locatie, operators en lokale freelance teams.
• Zorgen voor strikte naleving van veiligheidsnormen, kwaliteitscontrole en klantverwachtingen tijdens de opbouw, de show en de afbouw.

Waarnaar wij op zoek zijn

• 3+ jaar ervaring in projectmanagement binnen live-evenementen, tours, AV-productie of experiential marketing.
• Sterk inzicht in evenementenlogistiek, locatiebeheer en technische productie.
• Aantoonbaar vermogen om meerdere snel bewegende projecten tegelijkertijd te beheren onder strakke deadlines.
• Kalm blijven onder druk, met uitstekende probleemoplossende vaardigheden in situaties waarin snel moet worden gehandeld.
• Bereidheid om regelmatig door Europa te reizen en op onregelmatige tijden te werken (avonden/weekenden) tijdens evenementen.

Talen & inclusiviteit

Je moet vloeiend Engels en Nederlands spreken en schrijven, aangezien het dagelijkse werk internationale klanten, leveranciers en teams omvat. Kennis van het Frans of Duits is een sterke pré!Inclusiviteit vormt het hart van onze cultuur . We verwelkomen en waarderen kandidaten van alle achtergronden, identiteiten en ervaringen. Onze vacaturetekst maakt gebruik van vereenvoudigde taal om deze gemakkelijker leesbaar te maken in verschillende talen en is niet bedoeld om kandidaten uit te sluiten of voorrang te geven op basis van gender.Sluit je bij ons aan om samen te bouwen aan een diverse en inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich gerespecteerd voelt en de ruimte krijgt om zich te ontwikkelen .

Bedankt voor je interesse in PixMob en deze functie! Alleen geselecteerde kandidaten worden gecontacteerd.