Project Assistant

damen; Gorinchem; On-site; EUR 41,000 - 55,000; Full time

Job summary

Damen Sustainable Solutions zoekt een Project Assistant in Gorinchem voor administratieve en operationele ondersteuning aan het project- en serviceteam. Je zorgt voor structuur, planning en financiële/logistieke administratie zodat engineers en projectmanagers zich op techniek kunnen richten.

Je speelt een sleutelrol in coördinatie, offertes en servicevoorbereiding, met groei richting projectbeheersing. Een fulltime dienstverband is gewenst, met bespreekbare 32 uur per week.

Qualifications

• MBO+ niveau, bij voorkeur administratieve of bedrijfskundige achtergrond.
• Ervaring in een administratieve functie of sales/service support is een pré.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen meerdere taken te coördineren.

Responsibilities

• Verwerken en administratief opvolgen van servicewerkorders en documentatie in SharePoint/ERP-systemen.
• Ondersteunen van planning en voorbereiding van servicewerkzaamheden met benodigde materialen en gereedschappen.
• Coördineren van reis- en verblijfarrangementen en afstemmen met interne teams over uitvoering.
• Ondersteunen van facturatie en offertes / service- voorstellen naar klanten.
• Rapportages en overzichten maken, agendabeheer en notulen nemen bij vergaderingen.

Skills

Organizational skills

Communicatieve vaardigheden

Multitasking

Education

MBO+ werk- en denkniveau richting administratie/bedrijfskunde

Tools

SAP

MS Office

Job description

We offer you an Ocean of Possibilities . Join our family.

Damen Shipyards streeft naar impact op de lange termijn. Dit beperkt zich niet tot de grenzen van onze organisatie. We richten ons op het welzijn van onze medewerkers, het maritieme ecosysteem en de wereld om ons heen. Daarom nemen we verantwoordelijkheid voor het ontwikkelen en leveren van oplossingen die duurzame waarde creëren.

Producten die door Damen worden ontworpen en gebouwd, zijn beschikbaar in uitvoeringen met een lage uitstoot. De impact van onze producten op het milieu en op de gemeenschappen waarin we actief zijn, verbetert ieder jaar.

Om onze ambitie te realiseren en de emissievoetafdruk van Damen-producten verder te verkleinen, zijn verschillende technologieën nodig, afhankelijk van het type schip, de operationele inzet en het niveau van autonomie.

Over ons

DAMEN Sustainable Solutions is een relatief nieuw bedrijf binnen de DAMEN Group. Het bedrijf ontwerpt en produceert de emissiereductiesystemen van DAMEN. Met deze systemen worden de NOx- en fijnstofemissies van scheepsverbrandingsmotoren aanzienlijk verminderd.

Sinds 2016 ontwerpt, produceert, test en levert DAMEN deze systemen. Nu is het tijd om de activiteiten verder uit te breiden binnen de markten voor nieuwbouw, service, reparatie en retrofit en met deze organisatie de volgende stap te zetten.

De rol

Als Project Assistant binnen Damen Sustainable Solutions bied je essentiële administratieve en organisatorische ondersteuning aan het project- en serviceteam. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen door structuur aan te brengen, planningsactiviteiten te ondersteunen en de financiële en logistieke administratie te verzorgen.

Je speelt een belangrijke rol in het effectief functioneren van het team door administratieve processen te coördineren, zoals facturatie, reisarrangementen, servicevoorbereiding en salesondersteuning. Hierdoor kunnen engineers, projectmanagers en sales engineers zich concentreren op de technische uitvoering en oplevering.

Deze functie biedt daarnaast een duidelijk ontwikkelpad richting een positie als Project Coordinator , waarbij je geleidelijk meer verantwoordelijkheid krijgt op het gebied van planning, monitoring en projectbeheersing.

Jouw werkzaamheden:

Als Project Assistant zul je je week gaan invullen met de volgende taken en werkzaamheden:

• Verwerken en administratief opvolgen van servicewerkorders, inclusief het zorgvuldig beheren van project- en servicedocumentatie in SharePoint en ERP-systemen.
• Ondersteunen van de voorbereiding en planning van servicewerkzaamheden, waarbij je zorgt dat benodigde materialen, gereedschappen en reserveonderdelen tijdig beschikbaar zijn.
• Coördineren van praktische en logistieke zaken rondom serviceactiviteiten, waaronder reis- en verblijfsarrangementen voor Service Engineers en interne afstemming over de uitvoering.
• Ondersteunen van het facturatieproces, waaronder het voorbereiden van facturen en bewaken van de facturatiestatus van uitgevoerde werkzaamheden.
• Ondersteunen van Sales Engineers bij het opstellen, vormgeven en versturen van offertes en service- en onderhoudsvoorstellen naar klanten.
• Afstemmen met klanten en interne teams over planning, beschikbare capaciteit en de uitvoering van serviceactiviteiten, zodat sales, service en klantplanning goed op elkaar aansluit.
• Verzorgen van algemene project- en teamondersteuning, waaronder rapportages en overzichten, agendabeheer, vergaderingen, notulen en het bewaken van actiepunten.

Wij zoeken:

Als Project Assistant herken je jezelf in hetzelfde profiel:

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, bedrijfskundige of vergelijkbare richting.
• Ervaring in een administratieve functie, service support of sales support is een pré.
• Je bent enthousiast, open, communicatief sterk en stressbestendig aangezien het werk binnen een scale-up zoals Damen Sustainable Solutions erg dynamisch kan zijn.
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en kunt goed meerdere werkzaamheden tegelijkertijd coördineren en behoudt daarbij het overzicht en kwaliteit.
• Je bent gemotiveerd om je vaardigheden verder te ontwikkelen en kennis op te doen van nieuwe technologieën.
• Je hebt een goede beheersing van MS Office; ervaring met SAP omwre andere ERP-systemen is een pré.
• Je beheerst zowel de Nederlandse en de Engelse taal goed, mondeling en schriftelijk.
• Deze fulltime (32u/wk is bespreekbaar) functie heeft als standplaats Gorinchem.

Wat bieden we jou?

Bij Damen investeren we vandaag in de toekomst van morgen en dat doen we met elkaar. Daarom investeren we continu in jouw ontwikkeling op zowel professioneel als persoonlijk gebied zodat we met elkaar blijven leren. Damen biedt (bij een fulltime dienstverband):

Voor deze functie ligt het salaris tussen de €3700 bruto en €4900 bruto per maand (op basis van fulltime dienstverband), exclusief vakantiegeld. De exacte inschaling bepalen we op basis van jouw kennis en ervaring. Deze functi