Project Assistant

Iv; Arnhem; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

31 vakantiedagen

Gratificatie 7%

Winstuitkering

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Iv zoekt een project assistent voor 32 uur per week met focus op directieondersteuning. Je beheert agenda en mailboxen, plant afspraken en bewaakt acties, en ondersteunt MT bij coördinatie van agenda’s. Je regelt bijeenkomsten en evenementen en schakelt tussen Iv-locaties zoals Arnhem waar nodig.

Je standplaats is Haarlem en je werkt zelfstandig met betrouwbare communicatie naar directie en collega’s. Een praktische aanpak en discreete omgang met vertrouwelijke informatie passen bij deze rol.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer, bij voorkeur voor directie of management.
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Standplaats Haarlem en bereidheid tot samenwerken op Iv-locaties, waaronder Arnhem.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directie en MT met agenda- en mailboxbeheer.
• Plannen van afspraken en bewaken van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten, events en reizen.
• Samenwerken met verschillende Iv-locaties en facilitaire taken op kantoor.

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Evenementen organisatie

Communicatie

Discretie

Projectondersteuning

Job description

Houd overzicht als alles beweegt

Geen dag van de directie verloopt precies volgens planning. Als project assistent kijk jij vooruit, houd je overzicht en zorg je dat afspraken, acties en bijeenkomsten goed geregeld zijn.

Een afspraak die verschuift, een volle mailbox of een bijeenkomst die eraan komt: jij schakelt snel. Het grootste deel van je week ondersteun je de directie. Je beheert agenda’s en mailboxen, plant afspraken en bewaakt acties. Ook help je het MT waar nodig met het organiseren en afstemmen van agenda’s. Daarbij kijk je verder dan wat er vandaag op de planning staat. Je stelt prioriteiten, signaleert wat aandacht vraagt en zorgt dat de juiste mensen op tijd zijn aangehaakt.

Ook bijeenkomsten, events en reizen komen bij jou samen. Denk aan heisessies, kwartaalbijeenkomsten en de kerstbijeenkomst, maar ook aan reizen naar projecten of afspraken van de directie en het MT. Je regelt de planning, uitnodigingen en praktische zaken en houdt contact met alle betrokkenen. Zo weet iedereen waar en wanneer hij of zij wordt verwacht en loopt de organisatie soepel.

Afwisseling zit volop in deze functie. Een deel van je week ondersteun je verschillende projecten en pak je facilitaire werkzaamheden op kantoor op. Binnen projecten houd je informatie en acties bij, help je met planningen en zorg je dat projectteams georganiseerd verder kunnen. Daarnaast spring je bij bij praktische vragen op kantoor. Zo beweeg je makkelijk tussen directie, MT, projecten en de dagelijkse organisatie.

Haarlem is je vaste standplaats, maar soms vraagt een goede samenwerking om aanwezigheid op een andere Iv-locatie. Werkt een directeur bijvoorbeeld vanuit Arnhem, dan ben je bereid daar regelmatig bij aan te sluiten. Zeker in de eerste periode zoeken we die samenwerking bewust op. Zo leer je snel hoe de directie werkt, wat er nodig is en wanneer jij al kunt handelen voordat de vraag wordt gesteld.

Je werkt met collega’s die houden van korte lijnen en een praktische aanpak. Geen ingewikkelde werkwijze als het ook eenvoudig kan. Je krijgt het vertrouwen om zelf zaken te organiseren en verbeteringen aan te dragen. Zie je dat iets handiger kan? Dan bespreek je dit met de juiste collega en pak je het samen op. Zo krijg je de ruimte om je functie steeds slimmer en beter in te richten.

Wat verwachten we van jou?

• Je bent 32 uur per week beschikbaar.
• Je hebt ervaring met agenda- en mailboxbeheer, bij voorkeur voor directie of management.
• Je hebt ervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Je standplaats is Haarlem en je bent flexibel om wanneer nodig op andere Iv-locaties te werken, waaronder Arnhem.
• Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en werkt zelfstandig.
• Je communiceert makkelijk met directie, management en collega’s.
• Je werkt zorgvuldig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je vindt het leuk om naast directieondersteuning ook projecten en facilitaire werkzaamheden op te pakken.

Wat hebben we jou te bieden?

Een uitdagende en gevarieerde baan bij het meest diverse ingenieursbureau van Nederland! Zo kun je rekenen op:

• De gaafste projecten in alle sectoren: je werkt aan hoogwaardige oplossingen waar de maatschappij écht iets aan heeft. Van ’s werelds grootste offshore windplatformen, bruggen en sluizen tot fabrieken, waterzuiveringsinstallaties en onderzeeboten.
• Een professionele én gezellige werkomgeving: bij Iv vind je een laagdrempelige werksfeer waarin hard werken hand in hand gaat met plezier. Zo bezoeken we tweejaarlijks het EK- of WK-voetbal, vieren we nieuwjaar groots in de Efteling, organiseren we gezellige zomerbarbecues en nog veel meer!
• Flexibele arbeidsvoorwaarden: kies voor meer salaris, extra vakantiedagen of beide!
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: 31 vakantiedagen, jaarlijkse gratificatie (7%), winstuitkering, flexibele pensioenregeling en reiskosten- en thuiswerkvergoeding.
• Ruime ontwikkelmogelijkheden: we bieden talloze mogelijkheden tot het volgen van opleidingen, cursussen en trainingen om nóg beter te worden in je vak.

Kortom: bij Iv werk je samen met 1400 andere specialisten aan de grootste uitdagingen van deze tijd én beleef je veel plezier. Dat noemen wij: engineering that excites.