Programmasecretaris Projectenbureau

HBO; Wassenaar; On-site; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 9

Contractperspectief: jaarcontract met

IKB-optie

Ontwikkeling & groei

Flexibele werkstijl en reiskosten

Job summary

Gemeente Wassenaar zoekt een Programmasecretaris Projectenbureau (32 uur) die structuur brengt in ruimtelijke projecten en de voortgang bewaakt. Je ondersteunt het programmaregisseur en projectleiders bij een professionele uitvoering en werkt nauw samen met diverse disciplines.

Je signaleert knelpunten, bewaakt planning en draagt bij aan betere processen, met aandacht voor bestuurlijke context en informatievoorziening.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding in relevante richting.
• Ervaring met proces- en projectondersteuning.
• Kennis van projectmatig werken en planning & control.
• Affiniteit met ruimtelijke projecten en gemeentelijke context.

Responsibilities

• Je organiseert en bewaakt de overleg- en besluitvormingscyclus van ruimtelijke projecten.
• Je coördineert de planning en voortgang van rapportages, besluitvormingsstukken en andere belangrijke informatie.
• Je ziet toe dat afspraken, planningen en werkprocessen worden nageleefd.
• Je signaleert knelpunten, risico's en afhankelijkheden en brengt deze tijdig onder de aandacht.
• Je bewaakt de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van projectinformatie.

Skills

Procesorganisatie

Projectmanagement

Plannen en control

Communicatie

Stakeholdermanagement

Education

HBO-niveau

Bestuurskunde

Bedrijfskunde

Job description

Programmasecretaris Projectenbureau (32 uur)

Wil jij een sleutelrol spelen in de ruimtelijke ontwikkelingen binnen onze gemeente? Ben jij sterk in het organiseren van processen, creëren van overzicht en het verbinden van mensen en informatie? Dan zoeken wij jou!

Klaar voor een uitdagende en veelzijdige rol?

Als programmasecretaris ben jij een onmisbare schakel binnen het projectenbureau. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang binnen een dynamische projectenportefeuille en ondersteunt de programmaregisseur en projectleiders bij een professionele uitvoering van ruimtelijke projecten.

Je werkt nauw samen met collega’s uit verschillende vakdisciplines en houdt planning, besluitvorming en informatievoorziening op orde. Daarbij signaleer je knelpunten, denk je vooruit en neem je initiatief om processen slimmer en effectiever in te richten. Dankzij jouw inzet beschikken betrokkenen tijdig over de juiste informatie en blijven projecten op koers.

Wat ga je doen?

Je houdt overzicht, brengt structuur aan en zorgt ervoor dat ruimtelijke projecten soepel verlopen. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving van onze gemeente.

• Je organiseert en bewaakt de overleg- en besluitvormingscyclus van ruimtelijke projecten.
• Je coördineert de planning en voortgang van rapportages, besluitvormingsstukken en andere belangrijke informatie.
• Je ziet erop toe dat afspraken, planningen en werkprocessen worden nageleefd.
• Je signaleert knelpunten, risico's en afhankelijkheden en brengt deze tijdig onder de aandacht van de juiste personen.
• Je bewaakt de kwaliteit, volledigheid en tijdigheid van projectinformatie.

Je verbindt mensen, processen en informatie en zorgt dat projecten in beweging blijven. Je ziet waar het slimmer of beter kan en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren. Daarmee ben je niet de administratieve ondersteuner van het Projectenbureau, maar de regisseur van de processen die de projecten vooruithelpen.

Wat bieden wij?

Bij de gemeente Wassenaar krijg je meer dan alleen een leuke baan. We bieden een pakket aan arbeidsvoorwaarden dat past bij jouw ambitie, levensstijl en persoonlijke ontwikkeling:

• Een salaris dat meegroeft met jouw ervaring: De functie van Programmasecretaris Projectenbureau valt in schaal 9 (min. €3.625,00 – max. €5.178,00 bruto per maand op basis van 36 uur per week), inschaling vindt plaats op basis van (werk)ervaring. Peildatum salaris 1 januari 2027.
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract en bij goed functioneren bekijken we samen de mogelijkheden voor een vast dienstverband. Zo krijg je de kans om jezelf te laten zien en verder te groeien binnen de gemeente.
• Jij bepaalt: Met het Individueel Keuzebudget (IKB), dat maandelijks 17,05% van je bruto maandsalaris bedraagt, kies je zelf hoe je dit inzet: voor extra inkomen, extra verlof tot 187 uur per jaar, een nieuwe fiets, opleidingen, duurzaamheidsmaatregelen tot €1.700 per 5 jaar of een sportabonnement tot € 700 per jaar.
• Groei en ontwikkeling: Wij stimuleren de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en willen dit graag met elkaar bespreken.
• Werken op jouw manier: We zorgen graag goed voor onze medewerkers. Daarom bieden we voorzieningen die jouw werkdag aangenamer maken en bijdragen aan je welzijn. Of je nu hybride wilt werken (met een thuiswerk- en werkplekvergoeding) of duurzaam naar kantoor reist (met volledige OV‑vergoeding en fietsregeling), bij ons bepaal je zelf je werkstijl. Welk vervoersmiddel je ook kiest, je ontvangt altijd een reiskostenvergoeding volgens de maximale belastingvrije kilometervergoeding van op dit moment €0,25 per kilometer. Ook organiseren we regelmatig sociale activiteiten waarbij je je collega’s op een andere manier leert kennen. Hou je van sporten? Dan kun je rekenen op een bijdrage tot €300,00 per jaar. Daarnaast ondersteunen we je met een tegemoetkoming in je zorgverzekering en bouwen we samen aan je toekomst via pensioenopbouw bij ABP, waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt. Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Wat breng je mee?

Voor de succesvolle uitvoering van de functie van Programmasecretaris Projectenbureau, vragen wij het volgende:

• Een afgeronde opleiding op hbo-niveau, bij voorkeur in de richting van bestuurskunde, bedrijfskunde, projectmanagement of een vergelijkbare studie;
• Ervaring met proces- en projectondersteuning, programmamanagement of het organiseren van complexe werkprocessen;
• Kennis van projectmatig werken, planning- en controlprocessen en informatie- en procesmanagement;
• Affiniteit met ruimtelijke projecten en bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke of politiek-bestuurlijke omgeving;

Daarnaast ben je iemand die overzicht creëert in een omgeving waar veel tegelijkertijd gebeurt. Je denkt vooruit, ziet wat nodig is en neemt initiatief. Met jouw organisatietalent houd je grip op processen, deadlines en afhankelijkheden, terwijl je tegelijkertijd oog houdt voor de bestuurlijke en organisatorische context. Je communiceert gemakkelijk met collega's, durft afspraken bespreekbaar te maken en weet anderen op een prettige manier mee te nemen in veranderingen en verbeteringen. Analytisch als je bent, herken je knelpunten en risico's vroegtijdig en vertaal je deze naar concrete acties. En natuurlijk helpen een gezonde dosis humor en zelfkennis om ook op drukke dagen het plezier in het werk te behouden.

Omtrent Gedrag (VOG)

Een VOG-aanvraag maakt standaard onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure. De aanvraag hiervan wordt verzorgd door HR na het arbeidsvoorwaardengesprek en ondertekening van het indiensttredingsdocument.

Welkom in Wassenaar

Je komt te werken in een kleine, bijzondere gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 28.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ongeveer 300 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk, omgevingsgericht en samen zijn leidend in onze werkcultuur. Lees hier meer over onze gemeente of de andere eenheden.

Geïnteresseerd?

Burgemeester Leendert de Lange legt in dit filmpje uit waarom Wassenaar zo’n boeiende gemeente is en hier vind je verschillende interviews met collega’s waarin zij meer vertellen over hun werk.

Word jij onze Programmasecretaris Projectenbureau, maar heb je nog wat vragen? Jan Schellevis, kwartiermaker projectenbureau, bereikbaar op 088-6549100, Lisa, onze recruiter, bereikbaar op 06-46128196.

Reageren kan t/m zondag 15 november. De vacature kan eerder sluiten bij het vinden van een geschikte kandidaat.

De gesprekken vinden plaats op maandag 16 november 2026 en dinsdag 17 november 2026

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd