Programmaondersteunervoor Programmateam Opvang Vluchtelingen

Hilversum; Hilversum; Hybrid; EUR 40,000 - 57,000; Part time

Benefits offered by this job

ABP pensioen

IKB 17,05%

OV vergoeding

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Hilversum zoekt een programmaondersteuner voor het Programmateam Opvang Vluchtelingen. Je ondersteunt de programmamanager, beheert agenda’s en documentstromen en levert bijdragen aan voortgangsrapportages en overleggen.

Je werkt zelfstandig maar kunt ook tijdig hulp inschakelen. Ervaring in projectondersteuning en kennis van MS Office/SharePoint zijn vereist of als pré.”

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de ondersteuning op project- of managementniveau.
• Kennis van MS Office en SharePoint; werken vanuit een zaaksysteem of iBabs is een pré.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van het programmateam voor overleggen en afspraken met gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
• Notulen maken en actielijsten opstellen van deze overleggen.
• Bewaken van mijlpalen en deadlines en proactief afspraken afstemmen.
• Onderhouden van de programmaplanning en de omgeving in Teams en iBabs.
• Voorbereiden en uitwerken van voortgangsrapportages en documenten, in afstemming met de programmamanager.
• Ondersteunen bij planning, inkoop en het regelen van vergaderlocaties en catering.

Skills

Plannen & organiseren

Notuleren

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

SharePoint

iBabs

Teams

Job description

Binnen het programma Opvang Vluchtelingen zorg jij dat planningen, deadlines en afspraken op koers blijven. Je werkt organisatie breed in een betrokken programmateam dat zich inzet voor de opvang van Oekraïense ontheemden en de asielopgave. Met jouw gestructureerde en nauwkeurige werkwijze ben je een stevige steun voor het team én een vraagbaak voor collega’s. Heb jij affiniteit met projectbeheersing en -structuur? Dan maken we graag kennis met jou!

Wat houdt je functie in?

Binnen het programmateam Opvang Vluchtelingen ondersteun je de programmamanager en de andere programmateamleden bij de organisatie van de verschillende programmaonderdelen. Daarbij houd je je bezig met programmabeheersing, zoals planning, het opstellen van documenten en documentmanagement. Ook lever je een bijdrage aan onder meer voortgangsrapportages, de voorbereiding, planning en uitwerking van overleggen, voortgangsbewaking en het verbinden van verschillende programmaonderdelen. Samen met de programmamanager en de overige programmateammedewerkers vorm je een belangrijk onderdeel van het programmateam Opvang Vluchtelingen.

Dit zijn jouw kerntaken als programmaondersteuner

• Het beheren van de agenda van het programmateam voor in- en externe overleggen valt onder jouw verantwoordelijkheid. Daarbij gaat het ook om het plannen van complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties;
• Van deze overleggen maak je notulen en/of stel je verslagen en actielijsten op;
• Ook bewaak je mijlpalen en deadlines binnen het project en zorg je ervoor dat gemaakte afspraken worden nagekomen. Daarbij handel je proactief en neem je waar nodig initiatief;
• Daarnaast ondersteun je bij het onderhouden van de programma-omgeving in Teams en de programmaplanning in Teams;
• Op het gebied van programmabeheersing bied je ondersteuning en bereid je, in afstemming met de programmamanager, voortgangsrapportages voor;
• Ook ondersteun je proactief bij de planning, plaatsing en verwerking van stukken in iBabs;
• Daarbij zorg je ervoor dat agenda’s en stukken tijdig in iBabs en/of Teams, afhankelijk van het overleg, beschikbaar zijn voor deelnemers;
• Verder ondersteun je de communicatie rond het programma, beheer je de twee mailboxen van het programma en verzorg je mailings aan bewoners. Ook organiseer je bijeenkomsten met externen en bewoners;
• Daarnaast ondersteun je bij inkoopopdrachten;
• Tot slot regel je vergaderlocaties en eventueel de catering, en zorg je er bijvoorbeeld voor dat externen worden aangemeld via Topdesk.

Wat breng je mee?

• hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de ondersteuning op project- of managementniveau;
• Kennis van MS Office enSharePoint. Het werken vanuit een zaaksysteem ofiBabsis een pré.

Je werkt zelfstandig, maar weet ook op tijd hulp in te schakelen wanneer dat nodig is. Met jouw nauwkeurige en gestructureerde manier van werken houd je overzicht en pak je nieuwe taken snel op. B binnen de organisatie weet je je weg goed te vinden, bent communicatief sterk en legt makkelijk contact om zaken af te stemmen of te regelen. Daarnaast heb je oog voor detail, signaleer je waar ondersteuning nodig is en neem je initiatief. K ennis, informatie en doelen kun je helder overbrengen, zowel mondeling als schriftelijk. Binnen een team voel je je verantwoordelijk, werk je prettig samen en ben je collegiaal, positief en betrokken.

Hoe ziet je nieuwe team eruit?

Je werkt vanuit hetProgrammateam Opvang Vluchtelingen en wordtopinterne detacheringsbasisvooreen jaaraangesteld inhet team beleid Werk, Re-integratie en Inkomen/Vluchtelingen binnen deafdelingSociaal Domein. In hetprogrammateam wordt gewerkt aan projectenen beleid voor de opvang van Oekraïense ontheemden en asielopvang. Dit doen we metonder meer een programmamanager,beleidsadviseurs,projectleiders, omgevingsmanager, jurist, financieel adviseur, facilitair coördinator, inkoopadviseur.Hetprogrammateam wordtfunctioneel/inhoudelijkaangestuurd door eenprogrammamanageren valt onder verantwoordelijkheid van een concernmanager als ambtelijk opdrachtgever.

Wat kun je van ons verwachten?

• Werkweek: 28 – 32 uur .
• Contract: Het betreft een contract voor een jaar met mogelijkheid tot een tijdelijke verlenging.
• Salaris: Schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3. 568 - €5. 096 bruto p/m bij 36 uur .
• Voorzieningen: Uitstekende pensioenopbouw bij ABP (werkgever betaalt 70% premie) en een extra vangnet bij overlijden/arbeidsongeschiktheid.
• Extra's: Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Vergoeding OV: Rondom onze locaties geldt betaald parkeren. Wij zetten ons actief in voor duurzame mobiliteit en vergoeden daarom het openbaar vervoer (2e klas) volledig.
• Ontwikkeling: Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie, met toegang tot trainingen vanaf dag één.
• Werk-privébalans: Hybride werken is mogelijk; Maar we verwachten je minimaal de helft van je tijd op locatie voor verbinding met collega's.

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

De sluitingsdatum van deze vacature is donderdag 12 november 2026. De eerste ronde gesprekken vinden plaats op dinsdagmiddag 17 november. De tweede ronde gesprekken vinden plaats op maandagochtend 23 november.

Heb je nog inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Viva Wessels , programmamanager opvang vluchtelingen , op 035-6292121 . Heb je nog vragen over de sollicitatieprocedure? Neem dan nu contact op met onze recruiter Marc Lesschen op 06-41174827 of [e-mail]

Een VOG maakt onderdeel uit van de procedure.

Met deze vacature werven we een nieuwe ‘vaste’ collega. Onze inhuuropdrachten worden gepubliceerd op www.flextender.nl . Acquisitie is dus niet nodig. Dank je wel.

Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan contact op met onze recruiters.